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Plans de classement
Plans de classement
L’élaboration d’un plan de classement consiste à identifier la ou les catégories d’un service et les records qu’il génère puis de les rassembler, si cela est pertinent, en des dossiers pour faciliter la description, le contrôle, l’association et déterminer leur statut d’accessibilité et de consultation. Les records sont regroupés ensemble selon les critères suivants:
- Conserver des documents d’un même thème ensemble
- Faciliter la recherche d’information
- Fournir un contexte à des documents individuels ou records
- Identifier l’auteur ou la responsabilité de gestion pour un groupe de records.
Au plus haut niveau du classement, on trouve les fonctions principales du bureau ou de l’organisation. Ensuite, ce sont les activités menées dans le contexte de ces fonctions principales et finalement au troisième niveau, on trouve les transactions ou types de records (séries de records) qui sont émises dans le cadre des activités. Voici quelques exemples:
