Politiques de conservation

Politiques et tableaux de conservation

Plusieurs bureaux des Nations Unies utilisent des tableaux et des calendriers de conservation. Afin de faciliter votre recherche, ils ont été regroupés dans l'un des quatre groupes de documents en anglais ci-dessous:

• Guide pour la mise en application des tableaux de conservation

• RCUN - Records communs à la plupart des bureaux des Nations Unies    

• Tableaux de conservation des opérations de maintien de la paix

• Tableaux de conservation en vigueur dans les bureaux des Nations Unies

Développer des tableaux de conservation

Les tableaux de conservation des records sont développés à la suite d'un projet d'analyse fonctionnelle. Ce projet est mené de façon conjointe entre ARMS et le département ou bureau responsable des records.

Les étapes du processus sont les suivantes:

1. Analyse des fonctions, activités et transactions qui sont documentées par des records d'une unité d'affaires.

2. Evaluation de la valeur d'un record en prenant en compte l'importance de la fonction à laquelle il est lié.

3. Recherche des exigences administratives, fiscales, légales, d'affaires ou historiques pour établir la période de rétention minimum des records.

4. Création du tableaux de conservation.

5. Avec l'agrément des bureaux émetteurs des records, ARMS approuve formellement le tableau de conservation.

Le calendrier établit les différentes classes et séries de records créés par l'unité d'affaire et indique la conservation ou les actions de traitement applicables aux classes ou séries de records. Les tableaux de conservation sont souvent développés conjointement avec les plans de classement afin de s'assurer que la capture et la création des records sont liés à leur conservation et à leur traitement.