Le courrier électronique est devenue un outil de travail important à l'ONU. Un grand nombre des messages électroniques que vous créez et que vous recevez constituent des records dans la mesure où ils témoignent des activités de l'Organisation et renseignent sur celles-ci. Comme vous le faites avec d'autres types d'informations, vous devez par conséquent gérer les messages qui entrent dans la catégorie des records, en tenant compte des exigences de l'Organisation en ce qui concerne ses activités et sa responsabilité dans la gestion des records.

Il vous appartient de conserver, d'ordonner et de gérer les messages électroniques qui sont des records, afin de pouvoir facilement y accéder, les récupérer et les préserver aussi longtemps qu'ils sont utiles. Cette responsabilité s'applique également aux messages électroniques des fonctionnaires qui ont quitté l'Organisation.

La Section des archives et des records a élaboré des guides pour la gestion du courrier électronique. Voici les aspects principaux qu'il faut connaître pour la gestion du courrier électronique en tant que records

Quels messages électroniques constituent des records?

Définition :
Les records de type message électronique sont tous les messages créés, envoyés ou reçus à l'aide d'un système de messagerie électronique dont l'Organisation a besoin pour contrôler, appuyer ou documenter l'exécution de programmes, mener des opérations, prendre des décisions ou rendre compte d'activités.

Exemples de records sous forme de message électronique :
  • messages reflétant la position ou les activités de l'Organisation;
  • messages visant à lancer, à autoriser ou à achever une opération;
  • messages reçus de sources externes et faisant partie d'un record officiel;
  • copies comportant plus ou moins d'informations que le record original;
  • ordres du jour et comptes rendus de réunions;
  • notes d'information; rapports finals et recommandations.
Messages électroniques qui sont des records provisoires
Les records provisoires de type message électronique sont les messages qui sont nécessaires durant une période limitée uniquement, afin de mener à bien une opération de routine ou d'établir un record ultérieur. Ces messages peuvent entrer dans les catégories suivantes :
  • duplicata d'informations employés uniquement pour référence ;
  • messages officieux ou brouillons de projets qu'il n'est pas nécessaire de conserver comme preuves dans l'établissement d'un record;
  • notes diverses relatives à des réunions de service, à des congés, etc.;
  • messages reçus suite à l'inscription à une liste de diffusion, ou reçus en provenance d'un système de diffusion de type listserv ;
  • messages résultant de l'usage personnel du système de messagerie électronique officiel.
Les brouillons
Les brouillons que vous établissez dans un système de messagerie électronique et qui reflètent l'évolution d'un record au fil du processus de son approbation (comme des avant-projets) sont considérés comme des records officiels et doivent par conséquent être conservés et gérés. Certains brouillons ne constituent pas des records - voir Quels messages électroniques ne constituent pas des records?


Conseils pour la création et l'envoi de messages électroniques
Pour bien gérer les messages électroniques, il convient en premier lieu de les créer et de les adresser convenablement. Voici quelques consignes à observer :
  • Les destinataires principaux d'un message doivent être uniquement les personnes qui doivent accomplir une tâche ou prendre une décision en fonction du contenu du message
  • La fonction " Répondre à tous " (répondre à tous les correspondants désignés dans le message d'origine) doit être utilisée avec modération
  • La fonction de copie conforme (" cc ") doit être utilisée pour informer uniquement
  • Aborder une seule question dans un message, et non plusieurs
  • Saisissez l'essentiel de la communication dans le texte du message plutôt que dans une pièce jointe
  • Dans la ligne " Objet " indiquez un sujet clair et explicite pour le message
  • Saisissez en tête de l'objet du message une mention qui aidera l'utilisateur à décider s'il doit supprimer le message, l'ouvrir immédiatement ou le classer en vue de le consulter ultérieurement. Par exemple :
    1. LOISIRS : sortie mercredi soir prochain
    2. POUR INFO : dernières nouvelles sur la grève des cheminots
    3. POUR TOUS LES CHEFS DE SERVICE : stage de formation en évaluation
    4. URGENT : exercice de sécurité à midi.
Responsabilité relative à la conservation des records de type message électronique.
C'est à l'auteur qu'il incombe de conserver et gérer un message électronique :
  • lorsque le message est créé dans votre Organisation
C'est au destinataire qu'il incombe de conserver et gérer un message électronique :
  • lorsque le message électronique est reçu d'une source externe et que l'information correspondante n'existe pas ailleurs dans l'Organisation et fait partie d'un record officiel de l'activité de l'Organisation,
Trois règles importantes dont il faut se souvenir si vous êtes l'auteur d'un message électronique :
  1. Si vous avez créé un message électronique pour lequel vous attendez une réponse de la part d'un ou de plusieurs correspondants, vous devez veiller à conserver le texte original et toutes les réponses qui forment ensemble du record électronique.
  2. Dans le cas d'une discussion prolongée qui a lieu sous la forme d'un échange de messages électroniques, il vous appartient de déterminer à quel moment de la discussion il convient d'enregistrer une copie du texte à titre de record officiel. Pour cela, vous devez apprécier l'importance des nouvelles informations figurant dans une réponse apportée à un message antérieur
  3. Si vous ajoutez une information à un message que vous recevez, vous créez un nouvel original que vous devez conserver et gérer.

Enregistrement et maintien des records dans un système de gestion de records
Le système de gestion de records pour vos records de type message électronique doit vous permettre d'identifier, de récupérer, de partager, et de conserver les records aussi longtemps que vous en avez besoin. " Identifier " signifie ici rapporter le record à l'activité dont il résulte dans l'organisation et aux autres records connexes.

Un système de gestion électronique des records (ERMS en anglais) fournit cette fonctionnalité; un système de gestion électronique des documents (EDMS en anglais) ne la fournit pas à moins que les messages électroniques soient mis en relation avec à un système de classement de fichiers.

Les principes à suivre si vous conservez vos records de type message électronique sous forme électronique
  1. Vous devez pouvoir les reproduire et les visualiser dans leur format électronique d'origine, qu'il s'agisse d'un message Lotus Notes avec les données de transmission et de réception correspondantes, ou d'une pièce jointe telle qu'un document Word ou Excel;
  2. Vous devez les classer en respectant votre système de classement de fichiers, de façon à maintenir un lien entre les messages et leurs pièces jointes ainsi que tout autre record connexe. Pour cela, la méthode préconisée est d'utiliser un système de gestion électronique des records.
  3. Il n'est pas nécessaire de conserver un record de type message électronique sous plusieurs formats. Si vous avez classé votre record dans un système électronique de gestion de records, vous pouvez le supprimer dans Lotus Notes. Si vous avez imprimé votre record et que vous l'avez classé sous forme imprimée vous pouvez également le supprimer dans Lotus Notes.
  4. Il est déconseillé de conserver les messages électroniques dans des répertoires et des fichiers privés où qu'ils se trouvent physiquement. En effet, l'accès aux records s'en trouve restreint. En outre, cela cause des difficultés majeures lorsqu'un fonctionnaire quitte l'Organisation, ou lorsqu'un bureau ou une mission ferme et que son personnel s'en va.
  5. En l'absence de possibilités assurer la conservation et le classement des records de type message électronique dans un système de gestion électronique de records approprié, vous pouvez imprimer ces records en vue d'en demander le classement dans le service des records concerné ou dans tout autre lieu approprié pour le classement de vos records imprimés.
  6. La perte des données de transmission et de réception (métadonnées) étant préjudiciable à la valeur des copies imprimées de messages électroniques en tant que preuves, interrogez un membre de votre service informatique pour vous assurer que ces données seront intégralement imprimées avec les messages.

Classement de vos messages électroniques avant de quitter l'Organisation
Avant de quitter un Service ou de changer d'unité au sein d'un Service, veillez à faire le tri parmi vos messages électroniques qui se trouvent dans Lotus Notes.

Vous devez conserver et classer dans l'unité organisationnelle appropriée tous les messages qui constituent selon vous des records du Service. Vous pouvez effectuer le classement en appliquant une ou plusieurs des méthodes suivantes :

  • en confiant la responsabilité de votre boîte aux lettres électronique à une autre personne (dans le cas d'une absence temporaire en raison d'un congé de maternité ou d'un détachement par exemple, étant entendu que cette personne ne supprimera pas vos messages); ou bien
  • en imprimant vos messages, puis en les faisant classer dans le service des records concerné ou dans tout autre lieu approprié pour les records imprimés.

Vous pouvez supprimer tous les documents de type message électronique que vous jugez constituer des records provisoires, de même que d'autres types d'informations qui ne se rapportent pas aux activités de l'Organisation. Si vous changez de poste au sein de l'Organisation ou si vous vous absentez temporairement et que vous conservez votre adresse électronique actuelle, vous pouvez toutefois choisir de garder certains de ces messages.

Avant de faire le tri parmi vos messages électroniques, vous devez consulter la Section des archives et des records afin de convenir d'une méthode de classement pour les messages à conserver. Le service ou l'unité dont vous dépendez doit s'assurer que vos messages demeurent au sein de l'unité organisationnelle appropriée. Vous devez personnellement vous assurer que ces messages ont été identifiés et classés de sorte qu'il soit possible de les rechercher, de les récupérer et de les conserver aussi longtemps qu'il le faudra.

Quels messages électroniques ne constituent PAS des records?

Les brouillons
Les brouillons que vous créez, envoyez ou recevez à l'aide d'un système de messagerie électronique constituent des records provisoires, que vous n'avez toutefois pas besoin de conserver dans les cas suivants :

  • lorsqu'il s'agit de copies utilisées pour information ou référence uniquement;
  • lorsque toutes informations complémentaires ont été incorporées dans des versions ultérieures;
  • lorsqu'il s'agit d'ébauches ou de documents de travail qui ne sont pas nécessaires pour documenter les étapes de l'évolution d'un document

D'autres types de message électronique ne constituant pas des records

  • Les messages électroniques transmis en interne par l'intermédiaire du système de diffusion ou de toute autre liste de diffusion, pour des raisons administratives ou pratiques.
  • Les messages électroniques qui comprennent des informations provenant de sources externes à l'Organisation, diffusées pour information ou référence uniquement, et qui ne sont pas nécessaires à titre de records officiels des activités de l'Organisation.
  • Les messages électroniques transmis en interne entre des groupes de travail ou des unités, pour référence ou information uniquement.