La boîte à outils présente un guide complet aux politiques, procédures et conditions nécessaires pour le records management dans les opérations maintien de la paix. Elle comporte tous les aspects du records management à partir de la création des records jusqu'à leur transfert à la Section des archives et des records de l'OMU ou à leur destruction.

Elle comprend une série de guides, de formulaires associés, de documents de référence, de liens utiles et un glossaire de la terminologie du records management.

  1. Les sections de la boîte à outils
  2. Formulaires
  3. Documents de référence
  4. Liens de la boîte à outils
  5. Glossaire de la terminologie du records management
  6. FAQs

Une version interactive de la boîte à outils est en cours de réalisation.

Les sections de la boîte à outils

  1. Introduction et mode d'emploi de la boîte à outils pour le records management
  2. Rôles et responsabilités pour le records management à l'ONU
  3. Soutien apporté par la Section des archives et des records à la gestion des records de l'ONU
  4. Records management à l'ONU
  5. Création et l'enregistrement de records
  6. Gestion d'informations confidentielles
  7. Plans de classement pour les opérations maintien de la paix
  8. Tableau de conservation pour les opérations maintien de la paix (PORS)
  9. Gestion du courrier électronique
  10. Gestion de records sur supports spéciaux
  11. Bureaux d'ordre
  12. Etablissement d'un dépôt des archives intermédiaires pour une opération maintien de la paix
  13. Gestion de records dans le dépôt des archives intermédiaires d'une opération maintien de la paix
  14. Prévention des catastrophes dans le dépôt des archives intermédiaires d'une opération maintien de la paix
  15. Gestion de risques et la protection de records vitaux
  16. Comment transférer des records à la Section des archives et des records de l'ONU
  17. Accès à et utilisation de records et d'archives
  18. Comment détruire des records
  19. Comment contrôler des systèmes de records management

Formulaires

  1. Demande de boîtes pour archives
  2. Demande de transfert des records au centre archives et des records
  3. Liste de records à transférer
  4. Demande de récupération de records
  5. Délégation de pouvoir
  6. Tableau d'inventaire de records management (Microsoft Word)
  7. Instructions relatives au tableau d'inventaire de records management
  8. Tableau d'inventaire de records management (Microsoft Excel)


Documents de références

  1. Critères fonctionnels pour les systèmes de gestion de records
  2. Guide au délégation de pouvoir
  3. Guide à la création et à la gestion des metadonnées
  4. Guide à la numérisation des images et gestion des records
  5. Guide à la gestion du courrier électronique en tant que records
  6. Guide à la gestion d'informations confidentielles
  7. Guide à l'identification et à la gestion de records personnels
  8. Guide au contrôle de versions de documents
  9. Guide à la prévention et au traitement d'une infestation d'insectes
  10. Outil d'évaluation d'une programme de records management
  11. Guide à la destruction de records
  12. Norme pour les metadonnées
  13. Manuel de la conception et de la réalisation de systèmes de records management
  14. ST/SGB/2004/15 - L'utilisation des technologies de l'information et des communications et de données
  15. ST/SGB/242 - La gestion des records et des archives de l'ONU
  16. ST/SGB/2007/5 - Gestion de dossiers et des archives de l'Organisation des Nations Unies


Liens de la boîte à outils

  1. Tableau de conservation pour les opérations maintien de la paix (PORS)
  2. Procédure opérationnelle permanente de l'accès et du déclassement des records du DOMP
  3. Politiques de records management du DOMP
  4. Procédure opérationnelle permanente de la gestion de records médicaux pour une opération maintien de la paix
  5. Politique du services TICs du DOMP sur la sauvegarde des ordinateurs individuels
  6. Avis de vacance de poste échantillon pour un Chef des archives P3, du groupe de l'enregistrement, du courrier et de la valise diplomatique ou Spécialiste de la gestion de l'information
  7. Avis de vacance de poste échantillon pour un superviseur FS5 du courrier, de la valise diplomatique, de la reproduction et de l'archivage
  8. Avis de vacance de poste échantillon pour un commis au courrier FS4
  9. Politique de records management échantillon pour une opération maintien de la paix
  10. Plan de projet échantillon pour le développement d'une programme de records management pour une opération maintien de la paix
  11. Spécifications échantillon pour l'achat des conteneurs destinés à l'entreposage de records inactifs et d'archives
  12. Budget échantillon de matériel pour établir une programme de records management (y compris pour les records électroniques)
  13. Plan d'urgence échantillon