La Section des archives et des records est à la disposition des différentes entités de l'ONU pour tous leurs besoins de gestion des archives et des records.
Elle offre conseils et aide dans les domaines suivants principalement :- Élaboration (et amélioration) de programmes de gestion de records, de plans de records et de systèmes de classification
- Gestion des records électroniques
- Sélection de systèmes de gestion de records et de logiciels de gestion de records
- Gestion des messages électroniques en tant que records
- Utilisation de tableaux de conservation courants
- Établissement de tableaux de conservation
- Conseils sur le stockage des records et leur traitement final , y compris leur transfert ou élimination
- Conseils sur le choix des records à conserver en tant qu' archives
- Activités de recensement et d'inventaires des records
- Projet de numérisation des records
- Gestion des records vitaux en vue d'assurer la continuité des activités de l'Organisation et la maîtrise de sinistres
La Section des archives et des records propose aux départements et aux bureaux de
l'ONU qui se trouvent à New York des visites sur place et des réunions sur les questions ayant trait aux
records. Les bureaux et les organismes de l'ONU qui se trouvent ailleurs doivent s'adresser à la Section
afin d'examiner les dispositions envisageables.
Adressez-vous à la Section des archives
et des records si vous souhaitez bénéficier des services consultatifs ou si vous avez besoin de
renseignements concernant la gestion des archives et des records.
Utiliser un tableau de conservation
courant
Un tableau de conservation est un outil de gestion de records
indispensable et une composante essentielle de tout programme
de gestion de records. Les tableaux
de conservation s'emploient pour déterminer la durée
de conservation des records. Ils indiquent la durée appropriée
pour chaque classe de records. En d'autres termes, ces tableaux
signalent la durée minimale de conservation à respecter
avant de pouvoir détruire tel ou tel record. Ils signalent
également les records à conserver en tant qu'archives. En
outre, ils autorisent une conservation et un traitement
final légaux et justifiables
des records.
Tout tableau de conservation doit être approuvé par la Section des archives et des records.
Il existe deux principaux types de tableaux de conservation :
- Les tableaux particuliers permettent de conserver ou d'éliminer les records propres à un département particulier ou à une fonction de gestion spécifique. Ils s'emploient, par exemple, pour les records du Bureau des affaires juridiques ou pour ceux de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies.
- Les tableaux généraux permettent de conserver ou d'éliminer les records communs à plusieurs bureaux de l'ONU, tels que les records administratifs généraux relatifs aux finances, à l'emploi du temps, à la présence ou aux fournitures.
L'établissement d'un tableau de conservation résulte d'un projet d'évaluation de records qu'on appelle parfois une " condamnation ". La Section des archives et des records a préparé des aides sur Comment " condamner " les records .
Cliquez ici pour consulter des tableaux de conservation approuvés pour l'ONU.
Etablir un tableau de conservation
L'établissement des tableaux de conservation de records
est le fruit d'une collaboration entre la Section des archives
et des records et le département ou le bureau de l'ONU responsable
des records. Il résulte d'un projet
d'analyse de fonction d'activité.
Les étapes du processus sont les suivantes :
- analyser les fonctions, activités et les transactions que décrivent les records d'une unité
- déterminer la valeur des records selon l'importance de leur fonction dans les activités de l'Organisation
- vérifier les exigences commerciales, administratives, fiscales, juridiques et historiques pour déterminer la durée de conservation des records.
- établir le tableau de conservation.
- en accord avec le bureau auteur des records, la Section des archives et des records approuve officiellement le tableau de conservation
Le tableau de conservation décrit les diverses classes ou séries de records créées par l'unité et détermine une opération de traitement final ou de conservation pour chaque classe ou série de records. Voici quelques exemples d'opérations de conservation et de traitement final :
- Conserver pendant deux ans, puis détruire au bureau
- Conserver pendant 20 ans; transférer aux Archives trois ans après la date de création
- Conserver indéfiniment; transférer aux Archives trois ans après la date de création.
Les tableaux de conservation sont souvent établis en même temps que les systèmes de classement de records correspondants pour s'assurer que les opérations d'enregistrement et de création des records sont liées aux opérations de conservation et de traitement final.
Cliquez ici pour consulter des tableaux de conservation approuvés pour l'ONU.