La Section des archives et des records dispose d'un centre de stockage sûr pour les records intermédiaires ou inactifs, c'est-à-dire les records qui ne sont plus consultés ou utilisés quotidiennement dans les bureaux de l'ONU, mais qui doivent être conservés.

Les bureaux de l'ONU peuvent récupérer les records qu'ils ont transférés au Centre des archives et des records par le moyen des services de recherche et de récupération de la Section. Les bureaux de l'ONU peuvent autoriser des personnes externes (telles que des consultants) à accéder aux records dont ils sont les auteurs.

Pour les besoins de la récupération, les records d'archives ne sont pas gérés comme les records intermédiaires. Ce sont des records dont le bureau auteur n'a plus besoin et qu'il a été prévu de conserver à titre d'archives compte tenu de leur valeur durable pour les Nations Unies et le monde dans son ensemble. Pour toute demande de consultation, faites une recherche dans la base de données des Archives ou envoyez un courrier électronique à l'adresse arms@un.org.

Pour de plus amples détails de ces services disponibles voir :

Stockage des records
La Section des archives et des records dispose de deux centres de dépôt : un centre de recherche et de consultation sur le lieu du Siège de l'ONU pour ce qui concerne records d'archives; et un centre de stockage des records (ou Centre de records) à Queens, New York City.

Le ARMS Records Centre (Centre de Records de la Section des archives et des records)
Le Centre des archives et des records de la Section des archives et des records prend en charge les besoins de dépôt de records des bureaux de l'ONU qui se trouvent au Siège (New York) et sur les autres sites, et des missions de maintien de la paix. Il est moderne et sûr, et répond de façon centralisée et économique aux besoins particuliers de dépôt de records et de récupération et de traitement final de ceux-ci.

Le bâtiment qui abrite le Centre des archives et des records a été construit avec du béton et de l'acier principalement. Tous les records y sont classés sur des étagères métalliques. Les locaux sont équipés d'un système de surveillance électronique intégrale, d'un système d'extinction automatique d'incendie et de détection des fuites de gaz, et d'une ligne téléphonique terrestre reliée à la caserne de pompiers du quartier. Ils sont en outre climatisés.

Pour savoir comment vous rendre aux différents emplacements de la Section, cliquez ici.


Récupération de records
La Section des archives et des records offre un service de récupération de records et dispose dans son centre de recherche de records accessibles en consultation.

Certains records intermédiaires que la Section conserve sont accessibles au personnel autorisé des bureaux de l'ONU. Il s'agit des records qui ont moins de 20 ans et de ceux qui sont désignés comme records intermédiaires à titre permanent. Pour en récupérer, adressez au Centre des archives et des records le formulaire RMS.51(8.00) dûment rempli.

Les bureaux de l'ONU peuvent autoriser des personnes externes (telles que des consultants) à accéder aux records dont ils sont les auteurs. Pour cela, ils doivent adresser au Centre des archives et des records le formulaire P86 (8.00) dûment rempli.

Engagement sur les normes de service
Normalement, dans les 48 heures qui suivent une demande de récupération, vous recevrez un petit nombre de dossiers par l'intermédiaire du service du courrier interne (ou par courrier électronique dans le cas de records ayant été numérisés). Si vous avez besoin d'un plus grand nombre de records, le délai de récupération est plus long et il peut vous être demandé de consulter les records sur place dans le bâtiment de Queens. Dans tous les cas, un membre de la Section vous contactera pour prendre les dispositions utiles. De votre côté, n'hésitez pas à vous adresser à la Section si vous avez un doute.

Veuillez noter que les fichiers récupérés doivent être renvoyés dans les 30 jours suivant leur réception.