La Section des archives et des records offre aux bureaux de l'ONU son assistance et ses conseils et Section facilite les transferts de records vers un dépôt secondaire. La Section évalue, en consultation avec les bureaux auteurs, les records qui ne sont pas décrits dans des tableaux de conservation afin de déterminer s'ils doivent être détruits, conservés durant une longue période ou conservés indéfiniment à titre d'archives.

Pour de plus amples détails de ces services voir : Transfert de records à la Section des archives et des records
La Section des archives et des records offre son assistance pour les transferts de records intermédiaires, typiquement de plus de trois ans d'age, vers son dépôt secondaire de Queens. Une fois transférés, ces records peuvent être mis à la disposition des fonctionnaires autorisés du Secrétariat par le moyen d'une demande de service interne.

La Section décrit et catalogue les records transférés qui sont considérés comme ayant de l'importance en tant qu'archives. Ces informations servent ensuite à renseigner les chercheurs.

Le processus de transfert des records consiste en une série d'étapes, comme suit :

Etape 1 : Procurer des boîtes de transfert standard le formulaire RMS 50 Request for Boxes
Etape 2 : télécharger le formulaire de transfert
Etape 3 : Préparer les records pour le transfert
Etape 4 : Identifier la ou les série(s) dont les records font partie
Etape 5 : Charger les boîtes
Etape 6 : Etiqueter les boîtes
Etape 7 : Remplir le formulaire RMS 36A Records Transfer - List of files
Etape 8 : Remplir le formulaire RMS 34 Request for Transfer of Records
Etape 9 : Envoyer les formulaires à la Section des archives et des records pour autorisation de transfert.
Etape 10 : Transférer les boîtes à la Section des archives et des records

Pour des informations plus détaillées sur les transferts de records vers la Section des archives et des records et sur les formulaires à utiliser, cliquez ici pour le How Do I Transfer Records Guideline. Le Recordkeeping Toolkit for Peacekeeping Missions contient lui aussi des instructions détaillées.

Elimination de records
La Section des archives et des records offre aux différents bureaux de l'ONU un service de destruction de records sûr et responsable.

La plupart des records, qu'ils soient conservés par le bureau auteur ou par la Section des archives et des records, ou encore par les deux, sont détruits à terme. Certains sont détruits au bout de deux à cinq ans; d'autres, tels que les records relatifs au personnel ou les records faisant partie de dossiers médicaux, sont conservés beaucoup plus longtemps. Un petit nombre de records sont conservés indéfiniment en raison de leur valeur patrimoniale ou de l'intérêt informationnel qu'ils présentent.

Les périodes de conservation des records sont approuvées au moyen de tableaux de conservation, ou sur la base d'un accord entre la Section des archives et des records et le bureau auteur. Ce type d'accord est normalement conclu au moment du transfert des records à la Section des archives et des records. Les bureaux peuvent demander le réexamen d'un accord conclu en soumettant une demande d' d'autorisation de traitement final de records [formulaire Records Disposition Authorization RMS.49(3-99)].

Pour plus de détails, veuillez consulter le guide établi par la Section des archives et des records sur les principes de destruction des records. Ce guide pratique comporte une liste d'éléments à vérifier pour s'assurer que la destruction se déroule de façon responsable.

Pour toute demande de conseils ou d'assistance en ce qui concerne la destruction de records, vous pouvez contacter la Section des archives et des records par téléphone au (212) 963-8688 ou au 963-8689, ou par courrier électronique : arms@un.org