ARMS forme plus de 120 fonctionnaires de l'ONU à Nairobi (Kenya)

Nairobi, 20 février 2012 – Plus de 120 fonctionnaires provenant de 180 entités des Nations Unies localisées en Afrique de l'Est, ont assisté ce mois-ci à un atelier spécial animé par la Section des archives et des records (ARMS) destiné à s'assurer que les records et les archives sont correctement pris en charge et en conformité avec les règles établies par le Siège de l'ONU.

L'atelier a eu lieu entre le 6 et le 14 février 2012 et a été présenté par la Chef de ARMS, Bridget Sisk. Il s'est tenu sur invitation du Groupe de travail sur la gestion des archives et des records de l'équipe de gestion des services communs de l'ONU au Kenya.

Mme Sisk a mené une présentation auprès des hauts fonctionnaires détaillant leurs responsabilités dans la gestion des records dans leurs bureaux, comme établi dans la ST/SGB/2007/5, sur la conservation et la gestion des records des archives des Nations Unies. Elle a mis l'accent sur les bénéfices d'une bonne gestion des records. La chef de ARMSa insisté sur la valeur des archives des Nations Unies pour les recherches de la société civile.

Elle a encouragé le personnel à identifier, préserver et faire en sorte que ces records soient accessibles. Les participants incluaient le personnel en charge de la Gestion de l'information, du Courrier, valise diplomatique et registre, le contrôle des documents, la gestion des programmes et des bureaux, les services de conférence, le service des achats, la logistique, les ressources humaines, OIOS et l'Audit, légal et finance. Les participants provenaient de FAO, OIM, OCHA, OIOS, PNUD, DSS, UNDT, UNEP, UNESCO, UNFPA, UN-Habitat, UNHCR, UNICEF, UNODC, UNON, UNV, WHO, and WMO.

She encouraged staff to identify, preserve and make such records accessible. Participants included staff in Information Management, Mail, Pouch & Registry, Documents Control, Programme and Office Management, Information Systems, Conference Services, Procurement, Logistics, Human Resources, OIOS and Audit, Legal and Finance. The participants were drawn from FAO, IOM, OCHA, OIOS, UNDP, UNDSS, UNDT, UNEP, UNESCO, UNFPA, UN-Habitat, UNHCR, UNICEF, ONUDC, UNON, UNV, OMS, and WMO.

 

ARMS insiste sur la nécessité de gérer les records dans le cadre d'un programme de gestion des records et de l'information qui est créé comme étant un support pour cette activité effectuée par tous les membres du personnel. Les bureaux de Nairobi ont un problème d'espace et des discussions ont été entreprises sur la façon de les gérer. L'une des sessions a été dédiée à la numérisation des records officiels et les participants ont pu découvrir la boîte à outils de ARMS sur la numérisation, qui inclut une méthodologie d'évaluation de la valeur complète des records et fournit des spécifications techniques pour l'imagerie numérique, Les participants ont également pu étudier l'ensemble des ressources pour gérer les records disponibles sur le site de ARMS. Pour la plupart des participants, il s'agissait de la première formation en gestion de records au cours de leur carrière à l'ONU. Etant donné la réception positive et les besoins clairement développés, il est à espérer qu'un programme de formation continue soit mis en place. Le chef de ARMS a dit que les lieux d'affectation en dehors de New York fournissent de nombreuses opportunités pour elle d'apprendre etde considérer de nouveaux challenges dans la gestion de l'information. L'un des faits notables de ce voyage est que Mme Sisk a pu travailler dans le nouveau bâtiment sans effet sur les émissions de dioxyde de carbone à Gigiri, qui accueille les locaux de UNEP et de UN-Habitat et qui n'utilise pas de climatiseur ou d'autres instruments de contrôle de l'environnement gourmands en énergie. La meilleure pratique pour stocker des archives est dans un environnement à température contrôlée et stable, et ainsi des stratégies pour abriter les archives des deux agences doivent être mises en place.

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