Le courrier électronique en tant que records

Le courrier électronique est devenu un outil de travail important à l'ONU. La plupart des courriels que vous créez et que vous recevez constituent des records dans la mesure où ils témoignent des activités de l'Organisation et renseignent sur celles-ci. Comme vous le faites avec d'autres types d'informations, vous devez par conséquent gérer les messages qui entrent dans la catégorie des records, en tenant compte des exigences de l'Organisation en ce qui concerne ses activités et sa responsabilité dans la gestion des records.

Il vous appartient de conserver, d'ordonner et de gérer les courriels qui sont des records, afin de pouvoir facilement y accéder, les récupérer et les préserver aussi longtemps qu'ils sont utiles. Cette responsabilité s'applique également aux messages électroniques des fonctionnaires qui ont quitté l'Organisation.

La Section des archives et des records a élaboré un Guide pour la gestion du courrier électronique Logo PDF en anglais. Voici quelques-uns des questions principales auquel le guide répond:

 

Quels messages électroniques constituent des records ?

Les courriels considérés comme records sont tous les messages créés, envoyés et reçus dans le cadre d’un système de messagerie électronique qui sont indispensable pour que l’Organisation puisse contrôler, appuyer ou donner des preuves de l’accomplissement des programmes, de la mise en œuvre d’opérations, de ses prises de décisions ou pour rendre compte de ses activités.

Exemples de courriels considérés comme des records:

  • Les messages qui reflètent la situation ou l’activité de l’Organisation.
  • Les messages qui marquent le début, autorisent ou mettent un terme à une transaction d’affaires.
  • Les copies qui contiennent plus ou moins d’information que le message original.
  • Les agendas ou les minutes des réunions.
  • Les notes de briefing, les rapports finaux et les recommandations.

Courriels records transitoires:

Ce sont des records qui sont utiles durant une période de temps limitée pour permettre l’achèvement d’actions de routine ou la préparation d’un record postérieur. Voici quelques exemples :

  • Les messages qui sont des copies d’informations utilisées uniquement pour faciliter les références.
  • Les messages informels ou les brouillons qui ne constituent pas des preuves pour le développement du document final.
  • Les compte-rendus divers de réunions des employés, de leurs vacances, etc.
  • Les messages reçus qui font partie d’une liste de distribution ou envoyés par des listservs.
  • Les messages reçus et envoyés par le système officiel de messagerie destinés à un usage personnel.

Brouillons

Les brouillons créés par le système de messagerie sont des preuves de l’évolution d’un document au cours du processus d’approbation. Ils sont considérés comme des records officiels et doivent être conservés et gérés. Certains brouillons ne sont pas des records. Voir ci-dessous Les courriels qui ne sont pas des records.

Conseils pour la création et l'envoi de messages électroniques

La bonne attitude à adopter pour la création de courriels commence au moment de leur création et de leur envoi. Les recommandations à suivre sont les suivantes :

  • Les destinataires du messages doivent uniquement être ceux qui doivent agir ou prendre des décisions relatives au contenu du message
  • Utilisez la fonction « répondre à tous » avec parcimonie
  • Le champ Cc sert uniquement pour informer
  • Un message pour un sujet
  • Incluez le contenu du courriel dans le message et non en pièce jointe
  • Adoptez un langage clair et concis dans le champ « Objet »
  • Catégorisez vos courriels à l’aide de préfixes dans le champ « Objet » afin de permettre à vos lecteurs de déterminer s’ils souhaitent effacer le courriel, l’ouvrir immédiatement ou l’ouvrir plus tard. Voici quelques exemples :
  1. SOCIAL : soirée entre collègues mercredi prochain
  2. INFO : grève des trains
  3. POUR LES RESPONSABLES : nouvelle formation d’experts
  4. URGENT !: exercice d’évacuation incendie à midi

Responsabilité relative à la conservation des courriels records

L’émetteur (originator) est responsable de la conservation et de la gestion du courriel lors que ce courriel est créé de façon interne.

Le récepteur (recipient) est responsable de la conservation et de la gestion du courriel lorsaue le courriel est reçu d’une source externe et que l’information qu’il contient n’existe nulle part ailleurs dans l’Organisation et fait partie d’un record d’activités officielles.

Trois règles importantes à se rappeler lorsque vous êtes l'auteur d'un courriel:

  1. Si vous avez créé un message e-mail pour répondre à un ou plusieurs bénéficiaires, vous devez vous assurer que le texte original et toutes les réponses qui constituent le record courriel complet sont conservés.
  2. Si il y a un échange de courriels en cours, vous devez déterminer à quel stade de la discussion vous allez réaliser une copie du courriel pour le conserver comme un record officiel. Cette décision doit être fondée sur l'importance des nouvelles informations contenues dans une réponse par courriel à un message précédent.
  3. Si vous ajoutez des informations à un courriel que vous recevez, il est considéré comme un nouvel original et vous devez garder et de le gérer.

La capture et le classement de courriels dans un système d'archivage

Le système d'archivage de vos courriers électroniques records doit être en mesure d'identifier, d'extraire, de partager et conserver les records aussi longtemps qu'ils sont nécessaires. L'identification signifie relier le record à l'activité dont il résulte et aux records connexes.

Le système de gestion électronique des dossiers [ERMS] doit fournir les fonctionnalités requises. Le système de gestion électronique des documents [EDMS] ne fonctionne pas à moins que les courriels records ne soient reliés à un système de classification des dossiers.

Les principes à suivre si vous conservez vos courriels records au format électronique sont les suivants:

  1. Vous devez être capable de reproduire et de les afficher dans leur format électronique d'origine, que ce soit le message au format de Lotus Notes avec ses données de transmission et de réception, ou une pièce jointe comme un document Word ou Excel.
  2. Vous devez les classer puis les stocker en fonction de votre structure de classification des fichiers afin de maintenir un lien entre les messages, les pièces jointes, et les autres dossiers connexes. La méthode préférée pour ce faire est d'utiliser un système de gestion électronique des documents.
  3. Vous n'avez pas besoin de garder des courriels records sous plusieurs formats. Si vous avez classé vos courriels records dans un système de gestion électronique de records, vous pouvez supprimer la copie dans Lotus Notes. Si vous avez imprimé et classé vos courriels records, vous pouvez également supprimer la copie dans Lotus Notes.
  4. Il est déconseillé de classer et de stocker les courriels dans votre ordinateur personnel et dans les disques durs. Cela limite l'accessibilité aux documents et crée un problème majeur quand un membre du personnel quitte l'organisation, quand a lieu un déménagement de bureau ou lorsque la mission se clôt et le personnel part.
  5. Si aucune option n'est disponible pour conserver et classer les courriels records dans des formats électroniques dans un système approprié de gestion des records électroniques, vous pouvez imprimer les courriels records pour le classement au sein de l’espace dédié à cet effet dans le bureau ou dans une zone de dépôt des records papier.
  6. La perte des données de transmission et de réception (métadonnées) est une préoccupation pour la valeur probante des copies imprimées des messages électroniques. Si ce n'est pas sûr, vous devriez consulter le personnel des technologies de l'information pour s'assurer que toutes les métadonnées sont imprimées avec les messages.

Les courriels records des membres du personnel sur le départ

Avant de quitter le département ou d’être transférés vers une autre entité de l'Organisation, vous devez effectuer un nettoyage de tous vos messages dans Lotus Notes.
Vous devez conserver et classer tous les messages que vous déterminez comme étant les records de votre département, dans une zone pertinente pour pemettre de futures opérations. Vous pouvez accomplir ceci en utilisant un ou plusieurs des options suivantes:

  • attribuer la responsabilité de votre compte courriel à une autre personne responsable (dans les situations d'un départ temporaire comme le congé de maternité, détachement, etc… et en tenant compte que cette personne ne supprimera pas vos courriels records).
  • imprimer et classer vos courriels records pour les placer ensuite dans un dépôt de stockage des records papiers.

Vous pouvez supprimer tous les messages que vous considérez comme des documents éphémères ainsi que d’autres types d'informations qui ne sont pas liées aux activités de l'Organisation. Si vous êtes transféré au sein de l'Organisation ou que vous partez pour une période temporaire et que vous conservez votre compte courriel actuel des Nations Unies, vous pouvez garder certains de ces messages électroniques.

Avant de procéder au nettoyage de vos courriels, vous devez consulter la Section des archives et de gestion des records (ARMS) pour déterminer et décider de la méthode de classement de vos courriels records. Votre bureau ou unité de travail est chargé de veiller à ce que vos courriels records demeurent dans une zone accessible à l'Organisation. Vous êtes responsable de veiller à ce que ces courriels records soient identifiés et classés de façon à ce qu'ils puissent être recherchés, récupérés et conservés aussi longtemps que nécessaire.

Les courriels qui ne sont PAS des records

Les brouillons

Les brouillons que vous créez, envoyez ou recevez dans un système de courrier électronique constituent des documents éphémères et ne doivent pas être retenus:

  • Lorsqu’ils sont des copies utilisées pour obtenir des informations ou à des fins de référence seulement.
  • Lorsque toute information supplémentaire a été intégrée dans les versions ultérieures.
  • Lorsqu’ils sont des ébauches ou des brouillons de travail qui ne sont pas nécessaires pour documenter les étapes de l'évolution d'un document.

Autres courriels qui ne sont pas des records

  • Les courriels envoyés en interne par le biais de la radiodiffusion ou d'autres listes de distribution de l'Organisation, pour les besoins administratifs ou organisationnels.
  • Les courriels qui contiennent des informations provenant de sources externes à l'Organisation, distribués uniquement pour obtenir des informations ou à des fins de référence, et ne sont pas considérés comme des records d'affaires officielles.
  • Des copies de messages électroniques envoyés en interne entre les groupes de travail et unités, uniquement à titre de référence ou d'information.