Transfert et destruction des records

Les records des Nations Unies doivent être traités une fois que leur période de conservation est arrivée à son terme. Le traitement des records a pour conséquence soit leur élimination ou leur transfert dans les locaux de ARMS. Les activités de traitement suivent les normes approuvées des tableaux de conservation.

Ces processus sont destinés au personnel de l’ONU localisé au Siège. Le personnel des opérations de maintien de la paix ou des missions politiques du Département des Affaires Politiques doivent consulter la boîte à outils pour la gestion des records des opérations du maintien de la paix, section 16 et contacter ARMS avant d’envoyer leurs records au Siège.

Comment préparer les records pour le transfert

 

Révisez les tableaux de conservation

Les tableaux de conservation doivent être révisés avant le transfert car certains records peuvent ne pas faire l’objet d’un versement vers ARMS. Si votre bureau n’a pas de tableau de conservation ou que vous avez des doutes, contactez ARMS.

Les records vitaux ou ceux qui ont été émis et font partie des fonctions principales de votre bureau doivent séparés des records qui ont une utilité quotidienne pour les activités du bureau ou sont utilisés comme référence. Ces derniers sont en général de nature administrative, ils font l’objet du tableau de conservation RCUN. Dans la plupart des cas, ils ne devraient pas être transférés vers ARMS.

 

Organisez vos records

La première étape consiste à répartir les records en séries. Les séries sont des groupes de records correspondant à un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. Les séries de records doivent être listés dans votre tableau de conservation. Quelques exemples de séries de records: dossiers de statuts officiels, dossiers de contrats, dossiers médicaux du personnel, rapports d’inspections de la sécurité aérienne, etc.

Le processus de transfert

Une fois que vous avez identifié et regroupé les records en séries pour les transférer, vous devrez remplir le formulaire électronique. Vous accéderez au formulaire en ligne de transfert de ARMS sur le site Intranet iSeek. Vous y trouverez également les instructions complètes sur la façon de remplir le formulaire en ligne.

 

Utilisez le formulaire en ligne

 

  • Etape 1 – Remplir les informations de contact dans le formulaire.
  • Etape 3 – Soumettre en ligne, pour approbation, le formulaire au Coordinateur de gestion des records dans votre département.
  • Etape 4 - Le Coordinateur de gestion des records vous soumet en ligne son approbation du transfert et envoie sa demande à ARMS.
  • Etape 5 - ARMS étudie la requête et organise la livraison de boîtes à votre bureau.
  • Etape 6 – Remplissez les boîtes suivant les instructions ci-dessous, remplissez le formulaire en ligne pour lister chaque boîte et soumettez le formulaire à ARMS.
  • Etape 7 – ARMS approuve la liste des boîtes et/ou liste des dossiers et organise la levée des boîtes et leur envoi au centre de records.
  • Etape 8 – Le rapport de contrôle d’acquisition, qui inclut toutes les informations sur les séries, boîtes et dossiers ainsi que le numéro d’acquisition, doit vous parvenir par courriel. Le numéro d’acquisition doit être conservé pour faciliter de futures récupérations de records.

 

Comment remplir les boîtes de records pour le transfert ?

  • Contenu des boîtes. Les dossiers qui appartiennent à des séries identiques et ont la même période de conservation doivent être emballés ensemble.
  • Les items qui ne sont pas des records, les formulaires non remplis et les documents personnels, les publications utilisées à des fins d’information doivent être éliminés avant de commencer à emballer les records.
  • Les fournitures d’archivage. Les dossiers actifs doivent être classés dans des dossiers en papier kraft ou en carton comprimé. Si ce n’est pas le cas, le classeur à anneaux doit être retiré et les records doivent être placés dans des dossiers en papier kraft étiquetés avant d’être emballés. Toutes les fournitures de classement (classeurs, intercalaires, parapheurs, trombones, pochettes plastique, etc.) doivent être retirées.
  • Séquence de classement. Les dossiers doivent être mis en ordre selon le plan de classement ou selon la liste des dossiers.
  • Limite des boîtes. Pour éviter le remplissage excessif des boîtes, n’y placez pas plus d’un pied de longueur (30 cm) de records.
  • Numérotation des boîtes. Le personnel des bureaux doit écrire ses acronymes et le numéro des deux côtés des boîtes. La numérotation des boîtes doit inclure le numéro de la boîte et le total des boîtes. Par exemple : 1/12, 2/12, 3/12, 4/12, etc.
  • Etiquette des boîtes. Lorsque la requête de transfert aura été révisée par ARMS, ARMS fournira et apposera des étiquettes avec des codes barres sur les boîtes de records afin de pouvoir les suivre et faciliter leur gestion.
Elimination des records

 

Qu’ils soient conservés par ARMS ou par le bureau producteur, la plupart des records sont destinés à être détruits. Certains records sont détruits après deux à cinq ans, alors que d’autres, comme les dossiers du personnel ou les dossiers médicaux sont conservés sur une plus longue période. Un petit volume de records est gardé de façon permanente en qualité d’archives à cause de leur valeur informationnelle ou historique. ARMS décrit et catalogue ces records et l’information est ensuite utilisée à des fins de recherche.


  Rappel

  Toutes les destructions de records doivent être:

  • autorisées,
  • pertinentes,
  • sécurisées/confidentielles,
  • opportunes
  • et documentées.

Bien que certains records ne doivent pas être éliminés lorsqu’ils sont encore utiles, il est important de ne pas garder des records plus longtemps que nécessaire, afin de minimiser les coûts de stockage et faciliter la récupération. Si la décision a été prise de conserver des records plus longtemps que la période de conservation minimum, cette décision devra être documentée pour faciliter l’élimination à une date postérieure.

La destruction de tous les records doit être attestée pour que votre service soit à même d’établir avec certitude si le records a été détruit ou non. La preuve de la destruction peut être demandée dans le cadre de processus d’enquêtes ou pour répondre à des requêtes de récupération. Avant de procéder à une destruction de tous les records qui ont atteint la limite de la période de conservation, il est indispensable d’obtenir l’approbation de la Direction.

La destruction de records dans les bureaux de l’ONU

Si un service possède un tableau de conservation approuvé, les records peuvent être détruits in situ. Afin de détruire ces records, ces bureaux du Siège n’ont pas besoin de contacter ARMS et peuvent donc demander un panier de recyclage et pour les records confidentiels, un container à fermeture sécurisée. Les paniers et containers sécurisés peuvent être obtenus en envoyant un ordre de travail (MP2) auprès du Service de la gestion des installations (FMS). Selon le département, les records confidentiels peuvent aussi être déchiquetés sur place.

Les records doivent toujours être détruits avec le même niveau de sécurité qui a été maintenu lors de leur vie utile. Il faut faire preuve de vigilance concernant les records contenant des informations personnelles confidentielles.

 

Elimination effectuée par ARMS

 

Pour les records qui ont été transférés à ARMS, il existe deux niveaux d’autorisation qui sont requis pour la destruction des records. ARMS suivra le tableau de conservation approuvé et enverra une liste des records destinés à être détruits au Directeur du service qui a la responsabilité de ces records. Un fois l’approbation reçue par le bureau émetteur, le Chef de ARMS donnera son accord final pour la destruction. ARMS n’élimine pas de records sans le consentement des services.

Une fois la destruction terminée, ARMS enverra un certificat de destruction au service. Le certificat de destruction doit être placé dans un dossier avec d’autres documents relatifs à l’élimination, comme par exemple, les dossiers d’approbation internes, et le numéro du tableau de conservation utilisé pour autoriser la destruction. Une preuve de la méthode de destruction doit également être placée dans ce dossier si cette information ne figure pas déjà sur le certificat de destruction. Vous pouvez également souhaiter garder un registre de la destruction qui rassemble les dossiers personnels qui doivent être éliminés et les consentements signés pour la destruction. Le registre, avec le certificat de destruction, servira de preuve que les records ont bien été éliminés.