المحفوظات هي بمثابة الذاكرة المؤسسية. فهي تقدِّم الدليل على الماضي وتعزِّز المساءلة والشفافية في الإجراءات السابقة. ويمكن أن يكون سجل المحفوظات في أي شكل من الأشكال، بما في ذلك الوثائق الورقية أو الصور الفوتوغرافية أو الخرائط أو الأفلام أو التسجيلات الصوتية أو السجلات الإلكترونية أو الفن الوثائقي أو الرسومات المعمارية. وتتمثل ولاية قسم محفوظات الأمم المتحدة في جمع وحفظ سجلات الأمانة العامة للأمم المتحدة وعملياتها الميدانية. وفي ما عدا هذا النطاق، هناك العديد من المحفوظات في جميع أنحاء العالم التي تحتوي على محفوظات مكمِّلة للمحفوظات الموجودة لدى الأمم المتحدة.