أكثر الطرق فعالية وأكثرها خضوعاً للمساءلة لإدارة سجلات أعمال الأمم المتحدة - سواء كانت ورقية أو رقمية - هي ضمان اتباع الجداول الزمنية للإبقاء على السجلات في الأمم المتحدة. وإذا لم يكن لدى مكتبك جدول استبقاء أو كنت غير متأكد من كيفية استخدامها، يرجى الاتصال بنا.
ولا تحدد جداول الإبقاء على السجلات المدة التي ينبغي الاحتفاظ بها استناداً إلى قيمتها التاريخية أو القانونية أو المالية أو الإعلامية فحسب، بل تحدد أيضاً صاحب السجلات المسؤول عن إدارة النسخة الرسمية. وقد تتضمن جداول الاستبقاء أيضاً تعليمات للتصرف في الوثائق وغيرها من المواد غير الرسمية. لذا يرجى استخدام المبدأ التوجيهي لتنفيذ الجدول الزمني للإبقاء على السجلات إلىPDF جانب الجداول المبينة أدناه.
موظف وهو يبحث في قاعدة البيانات في قسم إدارة المحفوظات والسجلات بالأمم المتحدة. ويكفل القسم أن تُتاح للأمم المتحدة والجمهور إمكانية الاطلاع على السجلات التي توثّق تاريخ الأمم المتحدة.
| الوظيفة ومكتب الأمم المتحدة | Retention | |
| جداول السجلات العامة | ||
| السجلات المشتركة بين جميع مكاتب الأمم المتحدة | RCUN | |
| تكنولوجيا المعلومات والاتصالات | ICT | |
| الميزانية والمالية | ||
| شعبة الحسابات | ACCT | |
| اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية | ACABQ | |
| مكتب المراقب المالي | CONT | |
| شعبة تمويل عمليات حفظ السلام | FIN | |
| شعبة تخطيط البرامج والميزانية | PPBD | |
| الخزانة | TREA | |
| إدارة المؤتمرات | ||
| وحدة الترجمة التعاقدية | CTU | |
| نزع السلاح | ||
| مكتب شؤون نزع السلاح | ODA | |
| الشؤون الاقتصادية والاجتماعية | ||
| إدارة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية | DESA | |
| الموارد البشرية | ||
| مكتب إدارة الموارد البشرية | OHRM | |
| الشؤون القانونية وإقامة العدل | ||
| مكتب إقامة العدل | OAJ | |
| مكتب الشؤون القانونية | OLA | |
| أمين مظالم الأمم المتحدة وخدمات الوساطة | UNOMS | |
| الإدارة والتنسيق | ||
| المكتب التنفيذي للأمين العام | EOSG | |
| صندوق الأمم المتحدة للشراكة الدولية | UNFIP | |
| الرقابة | ||
| مجلس مراجعي حسابات الأمم المتحدة | UNBA | |
| شعبة المراجعة الداخلية للحسابات التابعة لمكتب خدمات الرقابة الداخلية | IAD | |
| شعبة التحقيقات التابعة لمكتب خدمات الرقابة الداخلية | ID | |
| حفظ السلام | ||
| إدارتا حفظ السلام والدعم الميداني | PHRS | |
| البعثات الميدانية | PKO | |
| الشؤون السياسية | ||
| إدارة الشؤون السياسية | DPA | |
| إدارة المشتريات والعقود | ||
| شعبة المشتريات | PROC | |
| لجنة العقود في المقر ومجلس حصر الممتلكات في المقر | HCCPSB | |
| الإعلام والاتصال | ||
| شعبة التواصل الاستراتيجي | SCOM | |
| السلامة والأمن | ||
| إدارة السلامة والأمن | DSS | |
| الدعم والخدمات | ||
| Archives and Management Section قسم إدارة المحفوظات والسجلات | ARMS | |
| إدارة المرافق | FMS | |
| إدارة المرآب | GAR | |
| السفر والنقل والبريد والحقيبة الدبلوماسية | CAS | |