المسرد

المصطلحالبيانمصدر
الاطلاعالحق في البحث عن المعلومات أو استخدامها أو استردادها، أو فرصة أو وسيلة البحث عنها.ISO 15489-1:2016
النسخة المسموح بالاطلاع عليهانسخة أو صورة من السجلات أو مواد المحفوظات تُستخدم خصيصاً لتبادل المعلومات و/أو لحماية النسخ الأصلية من التلف أو السرقة.
سياسة الاطلاع على السجلاتبيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف النهج الذي يتعين على المستودع اتباعه لتوفير إمكانية الاطلاع على الأشياء المحفوظة في المستودع.ISO 16363:2012
الإلحاقعملية نقل العهدة المادية للمواد الوثائقية إلى مؤسسة المحفوظات.
المساءلةالمبدأ القائل بأن الأفراد والمنظمة والمجتمع مسؤولون عن أفعالهم وقد يطلب منهم شرحها للآخرين.ARMA International
السجلات النشطةالسجلات المستخدمة بشكل متكرر، بغض النظر عن تاريخ إنشائها، والمطلوبة للأعمال الحالية المتعلقة بإدارة أو وظيفة المنظمة. وعادة ما يحتفظ بهذه السجلات في مكاتب وخواديم أو أنظمة أساسية، في متناول اليد. وتُعرف أيضاً بالسجلات الحالية.
النشاطالمهمة الرئيسية التي يقوم بها كيان أعمال كجزء من وظيفة (انظر: وظيفة).ISO 15489-1:2016
السجلات الإداريةالسجلات التي تسهل عمليات المنظمة وإدارتها، ولكنها لا ترتبط مباشرة بالبرامج التي تساعد الوكالة على تحقيق مهمتها. وهي شائعة في معظم المنظمات. ومن الأمثلة على ذلك المراسلات الاعتيادية أو المراسلات بين المكاتب؛ والسجلات المتعلقة بالموارد البشرية والمعدات واللوازم والمرافق؛ والمواد المرجعية والتقارير الاعتيادية ومهام العمل ودفاتر المواعيد وسجلات الهاتف.SAA Glossary
التجميعالسجلات المتراكمة أو المجمعة التي يتم تنظيمها في مجموعات أو سلاسل.
نظام المحفوظاتمجموعة منظمة من الأجهزة والبرامج والسياسات والإجراءات والأشخاص، تحافظ على السجلات وتخزنها وتديرها وتجعلها متاحة بمرور الوقت.ISO 23081-2:2009
الصفةسمة شيء أو كيانISO/IEC 11179-3:2003
صحة السجلالسجل الذي يمكن إثبات ما يزعمه، وأن يكون قد أنشأه أو أرسله الشخص الذي يزعم أنه هو من أنشأه أو أرسله، وأنه أُنشئ أو أُرسل في الوقت المزعوم.ISO 13008:2012
نظام تصنيف الأعمالأداة لربط السجلات بسياق إنشائها.ISO 15489-1:2016
التصنيفتعريف منهجي و/أو ترتيب لأنشطة الأعمال و/أو السجلات في فئات وفقاً لأعراف وأساليب وقواعد إجرائية منظمة تنظيماً منطقياً.ISO 15489-1:2016
المحتوىمعلومات موضوع وثيقة ما.ISO 13008:2012
التحويلعملية تغيير السجلات من شكل إلى آخر.ISO 15489-1:2016
(سجل) عملية تغيير السجلات من شكل إلى آخر مع الحفاظ على خصائص السجلات.ISO 13008:2012
تطهير البياناتعملية مراجعة البيانات وتصحيحها لضمان أن تكون البيانات في شكل موحد (ملاحظة: يمكن إجراء التصحيح لعدم اكتمال البيانات، والتنسيق غير الصحيح، والتقادم، والازدواجية، وما إلى ذلك. ويتم ذلك في كثير من الأحيان قبل دمج مجموعات البيانات أو تحويل البيانات من نظام/قاعدة بيانات إلى آخر/أخرى.ISO 13008:2012
الإتلافعملية إزالة أو حذف سجل، على نحو يجعل من المستحيل إعادة إنشائه.ISO 15489-1:2016
التخلصمجموعة من العمليات المرتبطة بتنفيذ قرارات الإبقاء على بالسجلات أو إتلافها أو نقلها، والموثقة في سلطات التخلص من السجلات أو غيرها من الصكوك.ISO 15489-1:2016
سلطة التخلص من السجلاتصك يحدد إجراءات التخلص المسموح بها لسجلات محددة.ISO 15489-1:2016
التوثيقمجموعة الوثائق التي تصف العمليات والتعليمات والقرارات والإجراءات وقواعد العمل المتعلقة بوظيفة أو عملية أو معاملة معينة.ISO/TR 26122:2008
المضاهاةاستخدام نظام معالجة البيانات لتقليد نظام آخر لمعالجة البيانات، بحيث يقبل النظام المقلِّد نفس البيانات، وينفذ نفس البرامج، ويحقق نفس النتائج التي يحققها النظام المقلَّد.ISO 13008:2012
التشفير(ذو وجهين) تحويل البيانات بواسطة خوارزمية مشفِّرة لإنتاج نص مشفر، أي لإخفاء محتوى المعلومات من البيانات.ISO 13008:2012
الدليلتوثيق معاملة ما.ISO 30300:2011
شكل الملفترميز نوع ملف يمكن تقديمه أو تفسيره بطريقة متسقة ومتوقعة وذات مغزى من خلال تدخل برنامج أو جهاز معين صمِّم للتعامل مع هذا الشكل.ISO 13008:2012
الوظيفةمجموعة من الأنشطة التي تضطلع بالمسؤوليات الرئيسية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية لأي كيان أعمال.ISO 15489-1:2016
التحليل الوظيفيتجميع جميع العمليات المضطلع بها لتحقيق هدف استراتيجي محدد للمنظمة، وهو ما يكشف العلاقات الرابطة بين الوظائف والعمليات والمعاملات التي لها آثار على إدارة السجلات.ISO/TR 26122:2008
الاكتمالصفة اكتمال الشيء وعدم تبدّله.ISO 13008:2012
البيانات الوصفية(سجلات) بيانات تصف سياق السجلات ومحتواها وهيكلها وإدارتها بمرور الزمن.ISO 15489-1:2016
البيانات الوصفية للسجلاتمعلومات منظمة أو شبه منظمة، وهو ما يمكّن من إنشاء السجلات وإدارتها واستخدامها بمرور الوقت وداخل المجالات وفي ما بينها.ISO 23081-2:2009
الترحيلعملية نقل السجلات من نسق معدات حاسوبية أو نسق برمجيات إلى آخر دون تغيير الشكل.ISO 30300:2011
الممارسةالأعمال المنجزة لتنفيذ الإجراءات. وتقاس الممارسات بالسجلات أو غيرها من الأدلة التي تسجل الأعمال المنجزة.ISO 16363:2012
الحفظالعمليات والعمليات التي تنطوي عليها ضمان البقاء التقني والفكري للسجلات الأصيلة بمرور الزمن.ISO 13008:2012
خطة تنفيذ الحفظبيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف الخدمات التي سيقدمها المستودع للحفاظ على الأشياء الملحقة بالمستودع وفقاً لسياسة الحفظ.ISO 16363:2012
بيانات الحفظ الوصفيةالبيانات الوصفية التي تدعم صلاحية الكائنات الرقمية وقابليتها للتجسيد وقابليتها للفهم وأصالتها وهويتها في سياق الحفظ.ISO 13008:2012
PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008
سياسة الحفظبيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف النهج الذي يتعين على المستودع اتباعه للحفاظ على الأشياء الملحقة بالمستودع. وسياسة الحفظ متسقة مع الخطة الاستراتيجية للحفظ.ISO 16363:2012
الخطة الاستراتيجية للحفظبيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، ينص على الأهداف والغايات لتحقيق الجزء من مهمة المستودع المتعلق بالحفظ. وقد تشمل الخطط الاستراتيجية للحفظ خططاً طويلة الأجل وقصيرة الأجل.ISO 16363:2012
الإجراءبيان مكتوب يحدد الإجراءات المطلوبة لإكمال خدمة أو لتحقيق حالة أو شرط معين. وتحدد الإجراءات كيفية الوفاء بمختلف جوانب خطط تنفيذ الحفظ ذات الصلة.ISO 16363:2012
السجل (سجلات)المعلومات المنشأة، والمتلقاة والمحفوظة بمثابة دليل والمعلومات الواردة من منظمة أو شخص، تبعاً لالتزامات قانونية أو في معاملات تجارية.ISO 15489-1:2016
إدارة السجلاتالمعلومات المنشأة، والمتلقاة والمحفوظة بمثابة دليل والمعلومات الواردة من منظمة أو شخص، تبعاً لالتزامات قانونية أو في معاملات تجارية.ISO 15489-1:2016
نظام السجلاتنظام المعلومات الذي يستوعب السجلات ويديرها ويوفر سبل الاطلاع عليها بمرور الوقت. (ملاحظة: يمكن أن يتألف نظام السجلات من عناصر تقنية مثل البرامجيات، التي يمكن تصميمها خصيصاً لإدارة السجلات أو لأغراض تجارية أخرى، وعناصر غير تقنية تشمل السياسة العامة والإجراءات والأشخاص والعناصر الفاعلة الأخرى، والمسؤوليات المسندة.ISO 15489-1:2016
الموثوقيةقياس اكتمال ودقة تمثيل المعاملات والأنشطة، أو الحقائق التي تشهد عليها.ISO 13008:2012
النسخ المتماثلالترحيل الرقمي حيث لا يوجد أي تغيير في معلومات التعبئة والتغليف ومعلومات المحتوى ومعلومات وصف الحفظ. (ملاحظة: وحدات البِت المستخدمة لتمثيل كائنات المعلومات هذه محفوظة عند النقل إلى نفس الوسيط مثيل أو الوسيط الجديد).ISO 13008:2012
النظامخطة منطقية تبين العلاقات القائمة بين عناصر البيانات الوصفية، عادة من خلال وضع قواعد لاستخدام وإدارة البيانات الوصفية على وجه التحديد في ما يتعلق بالدلالات وبناء الجملة واختيارية (مستوى الإلزام) القيم.ISO 15489-1:2016
المعاملةأصغر وحدة في طريقة عمل تتكون من تبادل بين اثنين أو أكثر من المشاركين أو الأنظمة.ISO/TR 26122:2008
قابلية الاستخدام(سجلات) خاصية القدرة على تحديد مكانها واستردادها وتقديمها وتفسيرها.ISO 13008:2012
التصديقالتأكيد، من خلال تقديم أدلة موضوعية، بأن متطلبات الاستخدام أو التطبيق المراد على وجه محدَّد قد استوفيت.ISO 13008:2012