Que les documents soient sous la garde du bureau d'origine et/ou sous celle d'ARMS, la plupart d'entre eux finissent par être détruits. Certains documents sont détruits au bout de deux ans, tandis que d'autres — tels que les dossiers du personnel ou les dossiers médicaux — sont conservés pendant une période beaucoup plus longue en raison de leur valeur historique ou informative. ARMS décrit et catalogue ces documents ; les informations ainsi recueillies servent ensuite à élaborer des guides à l'intention des futurs chercheurs.
Tous les documents de l'Organisation des Nations Unies, qu'ils soient sur support papier ou électronique, doivent être éliminés conformément aux calendriers de conservation approuvés. Si les documents ne doivent pas être détruits tant qu'ils présentent encore une utilité, il est tout aussi important de ne pas les conserver au-delà du strict nécessaire, afin de minimiser les coûts de stockage et d'améliorer l'efficacité de leur récupération. Si la décision est prise de conserver des documents au-delà de la période de conservation minimale, les motifs de cette décision doivent être consignés par écrit afin de faciliter l'élimination ultérieure desdits documents.
Élimination des documents papier dans les bureaux des Nations Unies
Les documents dont la durée de conservation est inférieure à deux ans doivent être éliminés sur place. Si un bureau dispose d'un calendrier de conservation approuvé et que la période de conservation des documents a expiré, le personnel désigné pour procéder à leur élimination doit :
- Fournir une documentation sommaire sur les documents à détruire. Une description générale de la série de documents à détruire, accompagnée de la période couverte (par ex. : dossiers d'organisation de voyages, 2012-2014), suffit pour justifier la destruction des documents à des fins de transparence et de responsabilisation. Les registres de destruction de documents doivent être classés avec les autres dossiers relatifs à la gestion des documents, tels que la liste des documents transférés à l'ARMS pour archivage, etc.
- Obtenir l'autorisation d'élimination auprès des responsables hiérarchiques. Aucune autorisation de l'ARMS n'est requise.
- Demander des bacs sécurisés pour l'élimination des documents en soumettant une demande de travaux dans iNeed. Selon le Département et la nature des documents, les documents sensibles peuvent également être détruits par déchiquetage « sur place ».
Les documents doivent toujours être éliminés avec le même niveau de sécurité que celui appliqué durant leur période de conservation. Veuillez noter qu'une attention particulière doit être accordée aux documents contenant des informations personnelles sensibles. Veuillez vous reporter au document ST/SGB/2007/6 pour plus d'informations.
Les bureaux des Nations Unies sont encouragés à procéder à un nettoyage annuel de leurs dossiers, de préférence en janvier de chaque année, l'année civile constituant le déclencheur de conservation le plus fréquent.
Élimination des documents aux Archives
Pour les documents qui ont été transférés vers les dépôts d'ARMS, deux niveaux d'autorisation sont requis pour leur destruction.
- ARMS se conformera au calendrier de conservation approuvé et transmettra, pour approbation, une liste des documents arrivés à échéance pour élimination à un haut responsable du bureau propriétaire desdits documents.
- Une fois l'approbation reçue du bureau d'origine, le Secrétaire général adjoint du Département de l'appui opérationnel, ou son représentant dûment habilité, donnera l'autorisation finale pour la destruction. ARMS ne procède à l'élimination d'aucun document sans le consentement du bureau concerné.
Élimination des documents électroniques
Les documents électroniques ne peuvent être supprimés ou détruits que conformément aux calendriers de conservation approuvés. Si votre bureau ne dispose pas de calendrier de conservation, veuillez nous contacter pour obtenir des conseils.
Systèmes d'entreprise :
- Dans les systèmes de gestion de contenu tels que SharePoint, tous les documents sont associés à des calendriers de conservation dès leur création. Lorsque les documents sont éligibles à la destruction, ce sont les administrateurs du système qui procèdent à leur destruction ; cette tâche n'est pas effectuée par les utilisateurs individuels.
- Les utilisateurs doivent toutefois éliminer régulièrement les brouillons, les copies de commodité et autres éléments ne constituant pas des documents officiels sur leur site SharePoint respectif. Le calendrier de conservation des documents communs à tous les bureaux de l'ONU (RCUN) peut être utilisé pour l'élimination des copies de commodité.
Dispositifs autonomes :
- Pour supprimer définitivement des documents électroniques stockés sur des supports externes — tels que des clés USB, des disques durs externes, etc. — il ne suffit pas de simplement supprimer les fichiers, car les données peuvent être facilement récupérées. Il est particulièrement important d'utiliser les techniques d'assainissement appropriées pour garantir que tout contenu sensible soit correctement effacé du dispositif. Veuillez vous référer au guide de l'OICT relatif à la mise au rebut des équipements.