سواء كانت السجلات في عهدة المكتب المُنشئ لها و/أو في عهدة نظام إدارة السجلات والأرشيف (ARMS)، فإن الغالبية العظمى منها تُتلف في نهاية المطاف. فبعض السجلات تُتلف بعد مرور عامين، بينما تُحتفظ بسجلات أخرى —مثل سجلات شؤون الموظفين أو السجلات الطبية— لفترة أطول بكثير نظراً لما تنطوي عليه من قيمة تاريخية أو معلوماتية؛ حيث يقوم نظام ARMS بوصف هذه السجلات وفهرستها، وتُستخدم المعلومات المستخلصة من ذلك لاحقاً لتوفير أدلة إرشادية للباحثين في المستقبل.
ويتحتم التصرف في جميع سجلات الأمم المتحدة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وفقاً لجداول الاستبقاء المعتمدة. وفي حين أنه لا ينبغي إتلاف السجلات ما دامت الحاجة إليها قائمة، فمن المهم أيضاً عدم الاحتفاظ بها لفترة تتجاوز الضرورة، وذلك لغرض الحد من تكاليف التخزين وتعزيز كفاءة استرجاع المعلومات. وفي حال اتُخذ قرار بالاحتفاظ بسجلات معينة لفترة تتجاوز الحد الأدنى لفترة الاستبقاء المقررة، فينبغي توثيق الأسباب الكامنة وراء هذا القرار، وذلك تيسيراً لعملية التصرف في تلك السجلات في وقت لاحق.
التخلص من الأوراق في مكاتب الأمم المتحدة
يجب التخلص من السجلات التي تقل فترة استبقائها عن عامين في الموقع ذاته (in-situ). وفي حال كان لدى المكتب جدول استبقاء معتمد، وكانت فترة استبقاء السجلات قد انقضت، فينبغي على الموظفين المكلفين بالتخلص من تلك السجلات القيام بما يلي:
- تقديم وثائق أساسية بشأن السجلات المراد إتلافها. ويكفي تقديم وصف عام لسلسلة السجلات المراد إتلافها، مع تحديد النطاق الزمني لها (على سبيل المثال: ملفات ترتيبات السفر، 2012-2014)، وذلك لتوثيق عملية إتلاف السجلات تحقيقاً لمبدأي الشفافية والمساءلة. ويجب حفظ سجلات إتلاف الوثائق جنباً إلى جنب مع ملفات إدارة السجلات الأخرى، مثل قائمة السجلات التي نُقلت إلى "خدمات إدارة السجلات" (ARMS) لأغراض التخزين، وما إلى ذلك.
- الحصول على إذن بالتخلص من السجلات من المديرين المعنيين؛ ولا يُشترط الحصول على أي إذن من "خدمات إدارة السجلات" (ARMS) لهذا الغرض.
- طلب توفير حاويات آمنة للتخلص من السجلات، وذلك من خلال تقديم طلب عمل عبر نظام iNeed. وبناءً على طبيعة الإدارة ونوعية السجلات، قد يتم أيضاً تمزيق السجلات الحساسة "في الموقع ذاته".
ينبغي دائماً التخلص من السجلات مع مراعاة تطبيق المستوى الأمني ذاته الذي كان معمولاً به طوال فترة استبقاء تلك السجلات. ويُرجى ملاحظة ضرورة إيلاء عناية فائقة للسجلات التي تتضمن معلومات شخصية حساسة. لمزيد من المعلومات، يُرجى الرجوع إلى الوثيقة ST/SGB/2007/6.
تُشجَّع مكاتب الأمم المتحدة على إجراء عملية تنظيف سنوية لسجلاتها، ويُفضَّل أن يتم ذلك في شهر يناير من كل عام، نظراً لأن السنة التقويمية تُعد المعيار الأكثر شيوعاً لتحديد توقيت الاحتفاظ بالسجلات.
التصرف في الأوراق المحفوظة في الأرشيف
فيما يتعلق بالسجلات التي نُقلت إلى مستودعات نظام إدارة السجلات والأرشيف (ARMS)، يُشترط الحصول على مستويين من التفويض لإتلاف تلك السجلات:
- سيقوم نظام ARMS باتباع جدول الاستبقاء المعتمد، وإرسال قائمة بالسجلات التي حان موعد التصرف فيها إلى مسؤول رفيع المستوى في المكتب الذي يمتلك تلك السجلات، وذلك للحصول على موافقته.
- وبمجرد استلام الموافقة من المكتب الأصلي المعني، سيقوم وكيل الأمين العام لإدارة الدعم التشغيلي، أو من يفوضه من سلطات، بمنح التفويض النهائي لإتلاف السجلات. ويؤكد نظام ARMS أنه لا يتم التصرف في أي سجلات دون الحصول على موافقة المكتب المعني بها.
التخلص من السجلات الإلكترونية
لا يجوز حذف السجلات الإلكترونية أو إتلافها إلا وفقاً لـ جداول الاستبقاء المعتمدة. وإذا لم يكن لدى مكتبكم جدول استبقاء خاص به، فيُرجى الاتصال بنا للحصول على التوجيه اللازم.
نظم المؤسسة:
- في نظم إدارة المحتوى، مثل نظام SharePoint، يتم إسناد جميع السجلات إلى جداول الاستبقاء بمجرد إنشائها. وعندما تصبح السجلات مؤهلة للإتلاف، يقوم مسؤولو النظام بتنفيذ عملية الإتلاف؛ ولا تُسند هذه المهمة إلى المستخدمين الأفراد.
- ومع ذلك، ينبغي على المستخدمين التخلص بانتظام من المسودات، ونسخ الاستخدام الميسر (النسخ الاحتياطية)، وغيرها من المواد التي لا تُعد سجلات رسمية، وذلك ضمن مواقعهم الخاصة على نظام SharePoint. ويمكن الاستعانة بـ جدول استبقاء السجلات المشتركة بين جميع مكاتب الأمم المتحدة (RCUN) للتخلص من نسخ الاستخدام الميسر.
الأجهزة المستقلة:
- للحذف الدائم للسجلات الإلكترونية المخزنة على وسائط خارجية —مثل وحدات التخزين المحمولة (Key drives)، أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية، وما إلى ذلك— لا يكفي مجرد حذف السجلات بالطريقة المعتادة، إذ يمكن استعادة البيانات بسهولة. لذا، من الضروري للغاية استخدام تقنيات التطهير (Sanitization) المناسبة لضمان إزالة المحتوى الحساس من الجهاز بشكل تام وسليم. يُرجى الرجوع إلى دليل OICT للتخلص من المعدات.