التخلص من السجلات
سواء كانت السجلات في عهدة المكتب الأصلي و/أو في عهدة قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فإن معظم السجلات تُتلف في نهاية الأمر. وتُتلف بعض السجلات بعد عامين، في حين يتم الاحتفاظ بسجلات أخرى، مثل سجلات الموظفين أو السجلات الطبية لفترة أطول بكثير بسبب قيمتها التاريخية أو الإعلامية. ويحدد القسم أوصاف هذه السجلات ويقوم بفهرستها، ثم تُستخدم المعلومات لتوفير أدلة للباحثين في المستقبل.
ويجب التخلص من جميع سجلات الأمم المتحدة، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وفقاً للجداول الزمنية المعتمدة للإبقاء على السجلات. وفي حين أنه لا ينبغي إتلاف السجلات عندما لا تزال ثمة حاجة إليها، فمن المهم أيضاً عدم الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول مما يلزم، وذلك لتقليل تكاليف التخزين إلى أدنى حد وتعزيز كفاءة الاسترداد. وإذا اتُّخذ قرار يقضي بالاحتفاظ بسجلات لفترة تفوق الحد الأدنى لفترة الاستبقاء، ينبغي توثيق سجل يوضِّح أسباب القرار للمساعدة على التخلص منها في وقت لاحق.
التخلص من الورق في مكاتب الأمم المتحدة
يجب التخلص من السجلات التي تقل فترة الإبقاء عليها عن سنتين، في عين المكان. وإذا كان لدى المكتب جدول استبقاء معتمد وانتهت فترة الإبقاء على السجلات، فينبغي للموظف المكلف بالتخلص من السجلات القيام بما يلي:
- توفير الوثائق الأساسية للسجلات المراد إتلافها. وإعداد بيان يصف بدقة سلسلة السجلات المراد إتلافها مع تحديد الفترة الزمنية لذلك (مثل ملفات ترتيبات السفر، 2012-2014) كافٍ لتوثيق عملية إتلاف السجلات لأغراض الشفافية والمساءلة. ويجب حفظ دفاتر إتلاف السجلات مع ملفات إدارة السجلات الأخرى، مثل قائمة السجلات التي نُقلت إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات لتخزينها، وما إلى ذلك.
- الحصول على إذن للتخلص من المديرين. ولا يلزم الحصول على أي إذن من قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
- طلب صناديق مأمونة للتخلص من السجلات بواسطة ملء طلب عمل في بوابة iNeed. وبحسب ما تراه الإدارة وحسب طبيعة السجلات، يمكن أيضا تمزيق السجلات الحساسة ”في عين المكان“.
ويجب التخلص من السجلات دائماً بنفس مستوى الأمان الذي تم تطبيقه خلال فترة عمرها. يرجى الملاحظة أنه ينبغي إيلاء مزيد من العناية للسجلات التي تحتوي على معلومات شخصية حساسة. يرجى الرجوع إلى النشرة ST/SGB/2007/6 لمزيد من المعلومات.
وتشجَّع مكاتب الأمم المتحدة على إجراء عملية تنظيف سنوية لسجلاتها، ويفضّل أن يكون ذلك في شهر كانون الثاني/يناير من كل عام، لأن السنة التقويمية هي أكثر المحفزات تواتراً للإبقاء على السجلات.
التخلص من الورق في المحفوظات
في ما يخص السجلات التي نُقلت إلى مستودعات قسم إدارة المحفوظات والسجلات، يلزم الحصول على مستويين من الإذن لإتلاف تلك السجلات.
- وستتبع قسم إدارة المحفوظات والسجلات الجدول الزمني المعتمد للإبقاء على السجلات وترسل قائمة بالسجلات المعتزم التخلص منها إلى مسؤول كبير من المكتب الذي يملك السجلات، للموافقة عليها.
- وبمجرد الحصول على الموافقة من المكتب الأصلي، يمنح وكيل الأمين العام لإدارة الدعم التشغيلي أو الموظف الذي فوضت له سلطتُه الإذن النهائي لإتلاف السجلات. ولا يجوز لقسم إدارة المحفوظات والسجلات التخلص من السجلات دون موافقة المكتب المعني.
التخلص من السجلات الإلكترونية
لا يجوز حذف السجلات الإلكترونية أو إتلافها إلا وفقاً للجدول الزمني المعتمد للإبقاء على السجلات. وإذا لم يكن لدى مكتبك جدول استبقاء، يرجى الاتصال بنا للحصول على إرشادات.
الأنظمة المؤسسة:
- في نظام لإدارة المحتوى مثل منصة SharePoint، تُدرج كافة السجلات في جداول الاستبقاء لحظة إنشائها. وعندما تكون السجلات مستحقة للإتلاف، يقوم مديرو النظام بإتلاف السجلات؛ ولا يتولى تنفيذ هذه المهمة المستخدِمون الأفراد.
- ومع ذلك، يجب على المستخدمين التخلص بانتظام من المسودات والنسخ الاحتياطية وغيرها من السجلات غير الموجودة في منصة SharePoint الخاصة بهم. ويمكن استخدام الجدول الزمني للإبقاء على السجلات المشترك بين جميع مكاتب الأمم المتحدة للتخلص من النسخ الاحتياطية.
الأجهزة المستقلة:
- لحذف السجلات الإلكترونية المخزّنة في الوسائط الخارجية بشكل دائم مثل محركات الأقراص الرئيسية أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية وما إلى ذلك. ولا يكفي حذف السجلات لأنه يمكن استرداد البيانات بسهولة. ومن المهم بشكل خاص استخدام تقنيات المحو المناسبة لضمان إزالة المحتوى الحساس بشكل مناسب من الجهاز. يرجى الرجوع إلى دليل التخلص من المعدات المعتمد في مكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.