La Sección de Gestión de Archivos y Documentos (ARMS) custodia los documentos inactivos de las oficinas de las Naciones Unidas con sede en la Sede de la Organización, de los paneles especiales creados por la Secretaría o por el Consejo de Seguridad, así como los documentos de las Operaciones de Mantenimiento de la Paz (OMP) y de las Misiones Políticas Especiales.
Los siguientes procedimientos están dirigidos al personal de las Naciones Unidas destinado tanto en la Sede como sobre el terreno. Los paneles especiales y los órganos creados por la Secretaría de las Naciones Unidas o por el Consejo de Seguridad deben ponerse en contacto con la ARMS antes de planificar la forma en que se organizarán, archivarán y/o eliminarán los documentos al finalizar su mandato. La ARMS prestará servicios de asesoramiento en materia de gestión documental, tanto para documentos en formato impreso como electrónico. Dichas oficinas deben contactar siempre a la ARMS antes de transferir documentos, independientemente de que estos se encuentren en formato impreso o electrónico. Por favor, consulte la *Directriz: Transferencia de documentos y archivos a la Sección de Gestión de Archivos y Documentos (ARMS)* durante las etapas de planificación de su transferencia de documentos.
Identifique sus registros
Es una buena idea revisar los registros y la información que tiene en su oficina antes de iniciar el proceso de transferencia de registros. Algunos de los documentos que tiene bajo su custodia pueden no ser registros, como copias de referencia, borradores o copias duplicadas, documentos de la ONU, publicaciones de la ONU, etc. Estos no deben ser transferidos a ARMS. Para las Oficinas que cierran sus operaciones, como los organismos ad-hoc de la ONU, Operaciones de Paz, es una buena práctica hacer un inventario de sus registros impresos y digitales, especialmente si no se encuentran en sistemas de información administrados centralmente. Si necesita transferir registros digitales a ARMS, comuníquese con nuestra oficina: arms@un.org antes de completar el formulario de solicitud de transferencia.
Organise your records
The first step is to organise the records into records series covering a specific date range. Series are groups of records arranged in accordance with a filing system or maintained as a unit because they result from the same accumulation or filing process, or as a result of the same activity. Records series are listed in your retention schedules. Examples of records series include: Official Status Files; contract files; staff medical files; audit files, etc.
Once you have identified and grouped the record series to be transferred, you may proceed to the ARMS Records Transfer Form in Unite Self Service.
See also: Annex 1 "Instructions for completing Records Transfer Form (RTF)" of Transfer of Records and Archives to ARMS guideline
Paso 1: Complete la información de contacto del usuario en el formulario electrónico.
Paso 2: Seleccione la opción "sustantiva" o "administrativa"; esto le dirigirá a su calendario de retención departamental o al calendario de retención del RCUN, según corresponda.
Paso 3: Identifique las series documentales que sean aptas para su transferencia.
Paso 4: Envíe el formulario electrónico en línea a su Coordinador de Documentos departamental para su aprobación.
Paso 5: El Coordinador de Documentos aprueba la transferencia de documentos en línea y la remite a ARMS para su aprobación.
Paso 6: ARMS procesa la solicitud y gestiona la entrega de las cajas a la oficina.
Paso 7: Empaque las cajas siguiendo las instrucciones que figuran a continuación, complete en el formulario electrónico el listado de carpetas de cada caja y envíe el formulario a ARMS.
Paso 8: ARMS aprueba el listado de cajas y carpetas, y gestiona la recogida de las cajas para su envío al Centro de Documentos.
Paso 9: Se le enviará por vía electrónica un Informe de Control de Ingreso (Accession Control Report), el cual incluirá toda la información relativa a las series documentales, las cajas y las carpetas, así como el número de ingreso. Es indispensable conservar este número de ingreso para facilitar futuras solicitudes de recuperación de documentos.
Véase también: Anexo 3: "Flujo de trabajo que describe los pasos principales del procedimiento" de las Directrices para la transferencia de registros y archivos a ARMS
Empaquetado de registros para su transferencia
Contenido de la caja. Los expedientes pertenecientes a la misma serie y que tengan el mismo periodo de retención deben embalarse juntos.
Documentos que no constituyen registros, formularios en blanco y artículos personales. Los formularios en blanco, los artículos personales y los documentos y publicaciones impresas de las Naciones Unidas recopilados con fines informativos deben ser expurgados y desechados antes de embalar los registros.
Material de archivo. Los registros activos deben haber sido archivados en carpetas de manila o de cartulina prensada. Si no fuera así, se debe retirar la carpeta de anillas y colocar los registros en carpetas de manila debidamente etiquetadas antes de su embalaje. Se debe retirar el material de archivo sobrante, tales como carpetas colgantes, guías/separadores de archivo y clips de encuadernación.
Secuencia de los expedientes. Los expedientes deben organizarse siguiendo el orden establecido en el plan de registros o en la lista de expedientes.
Límite de la caja. No se debe colocar más de un pie lineal de registros en una misma caja, a fin de evitar el llenado excesivo de las cajas.
Numeración de las cajas. Las oficinas deben escribir sus siglas y el número de la caja en dos de los lados de la misma. La numeración de las cajas debe indicar tanto el número específico de la caja como el número total de cajas; por ejemplo: 1/12, 2/12, 3/12, 4/12, etc.
Etiqueta de la caja. Una vez que la solicitud de transferencia haya sido revisada por ARMS, este proporcionará y adherirá etiquetas con códigos de barras a las cajas de registros, con el fin de rastrear su ubicación y gestionar los registros.
Véase también: Anexo 2: "Instrucciones para el embalaje de cajas" de las Directrices para la transferencia de registros y archivos a ARMS