Un esquema de clasificación de archivos (también conocido como plan de clasificación) es una herramienta que permite clasificar, titular, acceder y recuperar registros. Se presenta como una estructura jerárquica de niveles de clasificación y se basa en las actividades empresariales que generan registros en un entorno organizacional específico.
Los niveles de clasificación constituyen los grados de especificidad; por lo general, un esquema de clasificación de archivos consta de tres componentes principales:
- categorías amplias y abarcadoras, denominadas FUNCIONES
- subconjuntos más acotados de cada función, denominados ACTIVIDADES
- subconjuntos aún más restringidos y específicos de las actividades, denominados TRANSACCIONES
Eliminación de papel en las oficinas de las Naciones Unidas
Los registros con una retención inferior a dos años deben eliminarse in situ. Si una oficina tiene un cronograma de retención aprobado y el período de retención de registros ha expirado, el personal designado para deshacerse de los registros debe:
- Proporcionar documentación básica de los registros que se van a destruir. Una descripción de alto nivel de la serie de registros que se destruirá con el rango de fechas (por ejemplo, archivos de arreglos de viaje, 2012-2014) es suficiente para documentar la destrucción de los registros por motivos de transparencia y rendición de cuentas. Los registros de destrucción de registros deben archivarse junto con otros archivos de administración de registros, como la lista de registros que se han transferido a ARMS para su almacenamiento, etc.
- Obtenga la autorización de los administradores para su eliminación. No se requiere autorización de ARMS.
- Solicite contenedores de eliminación de registros seguros a través de una orden de trabajo en iNeed. Según el Departamento y la naturaleza de los registros, los registros confidenciales también se pueden triturar "in situ".
Los registros siempre deben eliminarse con el mismo nivel de seguridad que se aplicó durante su vida útil. Tenga en cuenta que se debe prestar especial atención a los registros que contienen información personal confidencial. Consulte ST / SGB / 2007/6 para obtener más información.
Se alienta a las oficinas de las Naciones Unidas a realizar una limpieza anual de sus registros, preferiblemente en enero de cada año, ya que el año calendario es el factor de retención más frecuente.