Transférer des enregistrements vers ARMS
La Section des archives et de la gestion des dossiers (ARMS) stocke les dossiers inactifs des bureaux des Nations Unies basés au Siège des Nations Unies, des groupes spéciaux créés par le Secrétariat ou le Conseil de sécurité et les dossiers des opérations de maintien de la paix (OMP) et des missions politiques spéciales.
Les procédures suivantes sont destinées au personnel des Nations Unies situé au Siège et sur le terrain. Les groupes spéciaux et organes créés par le Secrétariat de l'ONU ou le Conseil de sécurité doivent contacter l'ARMS avant de planifier la manière dont les documents seront organisés, archivés et / ou éliminés à la fin de leur mandat. ARMS fournira des services consultatifs en matière de tenue de dossiers pour les dossiers papier et électroniques. Ces bureaux doivent toujours contacter ARMS avant de transférer des documents, qu'ils soient au format papier ou électronique. Veuillez lire la Ligne directrice: Transfert des documents et des archives vers le lien de la Section des archives et de la gestion des documents (ARMS) pendant les étapes de planification du transfert de vos documents.
Identifiez vos enregistrements
C'est une bonne idée de passer en revue les dossiers et les informations que vous détenez dans votre bureau avant de lancer le processus de transfert de dossiers. Certains des documents que vous avez sous votre garde peuvent ne pas être des documents tels que des copies de référence, des projets ou des copies en double, des documents de l'ONU, des publications de l'ONU, etc. Ceux-ci ne doivent pas être transférés à l'ARMS. Pour les bureaux qui mettent fin à leurs opérations, tels que les organes ad hoc des Nations Unies, les opérations de paix, il est recommandé d'inventorier vos documents papier et numériques , en particulier s'ils ne sont pas conservés dans des systèmes d'information gérés de manière centralisée. Si vous avez besoin de transférer des documents numériques vers ARMS, veuillez contacter notre bureau: arms@un.org avant de remplir le formulaire de demande de transfert.
Examiner les calendriers de conservation
Les calendriers de conservation doivent être examinés avant de transférer les documents vers ARMS, car certains peuvent ne pas être sujets à transfert. Si votre bureau n'a pas de calendrier de conservation ou si vous n'êtes pas sûr, contactez ARMS.
Organisez vos archives
La première étape consiste à organiser les documents en séries couvrant une plage de dates spécifique. Les séries sont des groupes de documents classés selon un système de classement ou conservés en tant qu'unité parce qu'ils résultent du même processus d'accumulation ou de classement, ou du fait de la même activité. Les séries de documents sont répertoriées dans vos calendriers de conservation. Des exemples de séries de documents comprennent : les fichiers d'état officiels; dossiers de contrat; dossiers médicaux du personnel; fichiers d'audit, etc.
Une fois que vous avez identifié et regroupé les séries de documents à transférer, vous pouvez passer au formulaire de transfert : Unite Self Service.
Voir également:Annexe 1 «Instructions pour remplir le formulaire de transfert de documents (RTF)» de la directive sur le transfert des documents et des archives à l'ARMS
Utilisation du formulaire électronique
Étape 1 -Compléter les informations de contact de l'utilisateur dans le formulaire électronique.
Étape 2 - Choisissez « substantif» ou «administratif», ce qui vous amènera à votre tableau de conservation officiel ou au calendrier de conservation du RCUN.
Étape 3 - Identifiez les séries de documents éligibles au transfert.
Étape 4 -Soumettez le formulaire électronique en ligne à votre coordonnateur responsable des documents et de l’archivagepour approbation.
Étape 5 - Le coordonnateur approuve le transfert des dossiers en ligne et le soumet à ARMS pour approbation.
Étape 6 - ARMS traite la demande et organise la livraison des boîtes au bureau.
Étape 7 - Emballez les boîtes conformément aux instructions ci-dessous, remplissez la liste des dossiers du formulaire électronique de chaque boîte et soumettez le formulaire électronique à ARMS.
Étape 8 - ARMS approuve la liste des boîtes / dossiers et prend les dispositions nécessaires poque les boîtes soient recupérées et envoyées au centre d'enregistrement
Étape 9 - Un rapport de contrôle d'adhésion, qui comprend toutes les séries de documents, les informations sur les boîtes et les dossiers ainsi que le numéro d'accession, vous sera transmis par voie électronique. Le numéro d'accès doit être conservé pour faciliter les futures demandes de récupération de documents.
Voir aussi: Annexe 3 «Flux de travail décrivant les principales étapes de la procédure» de la directive sur le transfert des documents et des archives à l'ARMS
Dossiers d’emballage pour le transfert
Contenu de la boîte. Les fichiers appartenant à la même série et ayant la même période de conservation doivent être regroupés.
Non-records, formulaires vierges et effets personnels. Les formulaires vierges, les effets personnels et les documents et publications imprimés des Nations Unies rassemblés à des fins d'information doivent être éliminés avant l'emballage des boites.
Fournitures de classement. Les dossiers actifs doivent avoir été classés dans deschemises en papier cartonnées . Si ce n'est pas le cas, le classeur à anneaux doit être retiré et les dossiers doivent être placés dans des chemises en papier cartonnées étiquetées avant d'être emballés. Les fournitures de classement excédentaires, telles que les dossiers suspendus, les guides / séparateurs de classeurs et les agrafes pour classeurs, doivent être retirées.
Séquence de fichiers. Les fichiers doivent être organisés dans le plan d'enregistrement ou dans l'ordre de la liste des fichiers.
Limite de la boîte. Il ne faut pas placer plus d'un pied/36 cm de documents dans une boîte pour éviter le remplissage excessif des boîtes.
Numérotation des boîtes. . Les bureaux doivent inscrire leurs acronymes et un numéro de boîte sur les deux côtés de la boîte. La numérotation des cases doit inclure les numéros spécifiques et totaux des cases, ex. 1/12, 2/12, 3/12, 4/12 etc.
Étiquette de boîte. Lorsque la demande de transfert a été examinée par ARMS, ARMS fournira et apposera des étiquettes de code à barres sur les boîtes d'archivest afin de suivre l'emplacement et de gérer les enregistrements.
Voir également: Annexe 2 «Instruction pour les cartons d'emballage» de la directive sur le transfert des documents et archives à l'ARMS