La Section des archives et de la gestion des documents (ARMS) conserve les documents inactifs provenant des bureaux des Nations Unies situés au Siège de l'Organisation, des groupes spéciaux créés par le Secrétariat ou le Conseil de sécurité, ainsi que les documents issus des opérations de maintien de la paix (OMP) et des missions politiques spéciales.
Les procédures suivantes s'adressent au personnel des Nations Unies en poste au Siège et sur le terrain. Les groupes spéciaux et les organes créés par le Secrétariat de l'ONU ou le Conseil de sécurité doivent prendre contact avec l'ARMS avant d'établir le plan relatif à l'organisation, à l'archivage et/ou à l'élimination de leurs documents à l'issue de leur mandat. L'ARMS fournira des services consultatifs en matière de gestion des documents, qu'ils soient sous forme papier ou électronique. Ces bureaux doivent impérativement contacter l'ARMS avant de procéder au transfert de documents, quel que soit leur format (papier ou électronique). Nous vous invitons à consulter les Directives relatives au transfert de documents et d'archives à la Section des archives et de la gestion des documents (ARMS) au cours des phases de planification de votre transfert de documents.
Identifiez vos enregistrements
C'est une bonne idée de passer en revue les dossiers et les informations que vous détenez dans votre bureau avant de lancer le processus de transfert de dossiers. Certains des documents que vous avez sous votre garde peuvent ne pas être des documents tels que des copies de référence, des projets ou des copies en double, des documents de l'ONU, des publications de l'ONU, etc. Ceux-ci ne doivent pas être transférés à l'ARMS. Pour les bureaux qui mettent fin à leurs opérations, tels que les organes ad hoc des Nations Unies, les opérations de paix, il est recommandé d'inventorier vos documents papier et numériques , en particulier s'ils ne sont pas conservés dans des systèmes d'information gérés de manière centralisée. Si vous avez besoin de transférer des documents numériques vers ARMS, veuillez contacter notre bureau: arms@un.org avant de remplir le formulaire de demande de transfert.
Organisez vos dossiers
La première étape consiste à organiser les dossiers en séries documentaires couvrant une période spécifique. Les séries sont des groupes de dossiers classés selon un système de classement ou conservés comme une unité parce qu'ils résultent du même processus d'accumulation ou de classement, ou de la même activité. Les séries documentaires sont répertoriées dans vos calendriers de conservation. Parmi les exemples de séries documentaires, citons : les dossiers de statut officiel ; les dossiers de contrats ; les dossiers médicaux du personnel ; les dossiers d'audit, etc.
Une fois que vous avez identifié et regroupé les séries documentaires à transférer, vous pouvez accéder au Formulaire de transfert de dossiers ARMS dans Unite Self Service.
Voir aussi : Annexe 1 « Instructions pour remplir le Formulaire de transfert de dossiers (RTF) » des Directives sur le transfert de dossiers et d'archives vers ARMS
Utilisation du formulaire électronique
Étape 1 – Renseignez les coordonnées de l'utilisateur dans le formulaire électronique.
Étape 2 – Choisissez l'option « substantielle » ou « administrative » ; vous serez alors redirigé soit vers le calendrier de conservation de votre département, soit vers le calendrier de conservation du RCUN.
Étape 3 – Identifiez les séries de documents éligibles au transfert.
Étape 4 – Soumettez le formulaire électronique en ligne au coordonnateur des documents de votre département pour approbation.
Étape 5 – Le coordonnateur des documents approuve le transfert des documents en ligne et le soumet à l'ARMS pour approbation.
Étape 6 – L'ARMS traite la demande et organise la livraison des boîtes au bureau.
Étape 7 – Emballez les boîtes conformément aux instructions ci-dessous, complétez la liste des dossiers de chaque boîte dans le formulaire électronique, puis soumettez le formulaire à l'ARMS.
Étape 8 – L'ARMS approuve la liste des boîtes et des dossiers, et prend les dispositions nécessaires pour que les boîtes soient récupérées et acheminées vers le Centre de documents.
Étape 9 – Un rapport de versement, contenant toutes les informations relatives aux séries de documents, aux boîtes et aux dossiers, ainsi que le numéro de versement, vous sera transmis par voie électronique. Ce numéro de versement doit être conservé afin de faciliter toute demande ultérieure de récupération de documents.
Voir aussi : Annexe 3 « Flux de travail décrivant les principales étapes de la procédure » de la Directive sur le transfert des dossiers et archives vers ARMS
Conditionnement des dossiers pour le transfert
Contenu des boîtes. Les dossiers appartenant à la même série et ayant la même durée de conservation doivent être conditionnés ensemble.
Documents n'ayant pas valeur d'archives, formulaires vierges et effets personnels. Les formulaires vierges, les effets personnels ainsi que les documents et publications imprimés des Nations Unies, collectés à titre d'information, doivent être éliminés avant le conditionnement des dossiers.
Fournitures de classement. Les dossiers actifs doivent avoir été classés dans des chemises en papier manille ou en carton pressé. Si ce n'est pas le cas, les classeurs à anneaux doivent être retirés et les dossiers placés dans des chemises en papier manille étiquetées avant le conditionnement. Les fournitures de classement superflues, telles que les chemises suspendues, les intercalaires et les pinces-agrafes, doivent être retirées.
Ordre de classement. Les dossiers doivent être classés selon l'ordre établi par le plan de classement ou la liste des dossiers.
Limite de remplissage. Il convient de ne pas placer plus d'un pied linéaire de dossiers par boîte, afin d'éviter tout remplissage excessif.
Numérotation des boîtes. Les bureaux doivent inscrire leur sigle ainsi que le numéro de la boîte sur les deux côtés de celle-ci. La numérotation doit indiquer à la fois le numéro spécifique de la boîte et le nombre total de boîtes (par ex. : 1/12, 2/12, 3/12, 4/12, etc.).
Étiquetage des boîtes. Une fois la demande de transfert examinée par l'ARMS, celle-ci fournira et apposera des étiquettes à code-barres sur les boîtes d'archives, afin d'en assurer le suivi géographique et la gestion.
Voir aussi : Annexe 2 « Instructions pour l'emballage des boîtes » des Lignes directrices sur le transfert des dossiers et archives vers ARMS