Классификация файлов
Схема классификации файлов (также известная как план файлов) - это инструмент, который позволяет классифицировать, присваивать названия, получать доступ и извлекать документы. Он представлен в виде иерархической структуры уровней классификации и основан на бизнес-операциях, которые создают документы в определенных бизнес-условиях организации.
Уровни классификации - это степени специфичности, при этом схема классификации файлов обычно состоит из трех основных компонентов:
- широкие, охватывающие категории, называемые ФУНКЦИЯМИ
- более узкие подмножества каждой функции, называемые ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ.
- еще более узкие и более конкретные подмножества действий, называемые СДЕЛКИ.
Как разработать схему классификации файлов
Разработка схемы классификации файлов - это процесс определения категории или категорий бизнес-операций и документов которые они создают, и их группировки, если применимо, для облегчения поиска, описания, контроля, ссылок, а также для определения их расположения и статуса доступа. Разработка схемы классификации файлов основана на анализе функций и действий, выполняемых организацией, то есть, другими словами, на анализе того, чем занимается организация.
Группировать документы полезно по нескольким причинам:
- хранить связанные документы и записи вместе;
- чтобы упростить поиск информации, которую мы ищем
- предоставить контекст для отдельных документов и записей
- стандартизировать терминологию заголовков для поиска
- помочь пользователям использовать ту же терминологию при организации документов
- определить право собственности или ответственность за менеджмент группой документов.
Основная ответственность за разработку схемы классификации файлов для документов, свидетельствующих о деловой деятельности Организации Объединенных Наций, лежит на отдельных офисах. Однако АРМС может помочь, и если вам потребуется такая помощь, свяжитесь с нами.
Для начала координатор менеджментa документов офиса должен провести анализ функций и деятельности офисов, в результате чего будут созданы основные группы - функции - и их подгруппы - виды деятельности. При этом могут использоваться различные методы. Мы рекомендуем ознакомиться с мандатом офисов, любым политическим документом, который может содержать круг ведения офиса, и любыми доступными стандартными операционными процедурами. Собеседования с коллегами в офисе могут помочь понять, какие основные задачи выполняются для выполнения каждой из обозначенных функций. Рекомендуется ознакомиться с существующими схемами классификации файлов, чтобы определить общие основные функции и повторно использовать эти структуры при разработке новых схем классификации (например, Схема классификации файлов миротворческих операций и графики хранения).