Схема классификации документов (также известная как план классификации) представляет собой инструмент, позволяющий осуществлять классификацию, именование, обеспечение доступа и поиск записей. Она имеет вид иерархической структуры, состоящей из уровней классификации, и строится на основе видов деловой активности, в процессе которой создаются записи в конкретной организационно-деловой среде.
Уровни классификации представляют собой степени детализации; как правило, схема классификации документов включает три основных компонента:
1. широкие, всеобъемлющие категории, называемые ФУНКЦИЯМИ;
2. более узкие подмножества в рамках каждой функции, называемые ВИДАМИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ;
3. еще более узкие и конкретные подмножества видов деятельности, называемые ОПЕРАЦИЯМИ.
Утилизация бумаги в отделениях Организации Объединенных Наций
Документы со сроком хранения менее двух лет необходимо утилизировать на месте. Если в офисе есть утвержденный график хранения и срок хранения документов истек, персонал, назначенный для их удаления должен:
- Предоставить основную документацию для уничтожаемых документов. Описание на высоком уровне серии документов подлежащих уничтожению, с указанием диапазона дат (например, файлы с договоренностями о поездках, 2012-2014 гг.) Достаточно для документирования уничтожения документов для обеспечения транспарентности и подотчетности. Журналы с информацией o уничтожения документов должны храниться вместе с другими файлами менеджмента документов, такими как список документов которые были переданы в АРМС для хранения, и т. д.
- Получите разрешение на утилизацию от менеджеров. Никакого разрешения от АРМС не требуется.
- Запрашивайте защищённые контейнеры для утилизации документов через рабочий заказ в iNeed. В зависимости от Департамента и характера документов, конфиденциальные документы также могут быть уничтожены «на месте».
Документы всегда следует утилизировать с тем же уровнем безопасности, который применялся в течение их срока службы. Обратите внимание, что следует уделять особое внимание документам содержащим конфиденциальную, личную информацию. Пожалуйста, обратитесь к ST/SGB/2007/6 для получения дополнительной информации.
Подразделениям Организации Объединенных Наций рекомендуется проводить ежегодную очистку своей документации, предпочтительно в январе каждого года, поскольку календарный год является наиболее частым триггером для хранения.