| Срок | Описание | Source |
|---|---|---|
| Доступ | Право, возможность или средства поиска, использования или извлечения информации. | ISO 15489-1:2016 |
| Копия доступа | Копия или воспроизведение документов или архивных материалов, которые используются специально для обмена информацией и / или для защиты оригиналов от повреждения или кражи. | |
| Курс доступа | Письменное заявление, утвержденное администрацией хранилища, которое описывает подход, который должен быть использован хранилищем для предоставления доступа к объектам, доступ к которым осуществляется в хранилище. | ISO 16363:2012 |
| Пополнение | Процесс передачи физического хранения документальных материалов в архивное учреждение. | |
| Подотчетность | Принцип, согласно которому отдельные лица, организация и сообщество несут ответственность за свои действия и могут быть обязаны объяснять их другим. | ARMA International |
| Активные документы | Часто используемые документы, независимо от даты их создания, необходимые для текущей деятельности, связанной с администрацией или функциями организации. Такие документы обычно хранятся в офисных помещениях и на основных серверах или системах под рукой. Также известен как текущие документы. | |
| Активность | Основная задача, выполняемая хозяйствующим субъектом как часть функции(см .: функция). | ISO 15489-1:2016 |
| Административные документы | Документы, которые облегчают операции и менеджмент организацией, но не имеют прямого отношения к программам, которые помогают агентству выполнять свою миссию. Общее для большинства организаций. Примеры включают обычную переписку или межведомственное общение; документы, относящиеся к человеческим ресурсам, оборудованию, расходным материалам и помещениям; справочные материалы, текущие отчеты, рабочие задания, записные книжки и телефонные журналы. | SAA Glossary |
| Агрегирование | Накопленные или собранные документов, организованные в группы или серии. | |
| Архивная система | Организованный сбор оборудования, программного обеспечения, курсов, процедур и людей, который поддерживает, хранит, управляет и делает доступными документы с течением времени. | ISO 23081-2:2009 |
| Атрибут | Характеристика объекта или сущности | ISO/IEC 11179-3:2003 |
| Подлинность | Документ который может быть доказан как то, чем он является, был создан или отправлен лицом, предположительно создавшим или отправившим его, и который был создан или отправлен в предполагаемое время. | ISO 13008:2012 |
| Схема классификации бизнеса | Инструмент для привязки документов к контексту их создания. | ISO 15489-1:2016 |
| Классификация | Систематическая идентификация и / или организация бизнес-операций и / или документов по категориям в соответствии с логически структурированными соглашениями, методами и процедурными правилами. | ISO 15489-1:2016 |
| Содержание | Информация о теме документа | ISO 13008:2012 |
| Конверсия | Процесс перевода документов из одного формата в другой | ISO 15489-1:2016 |
| (Документ) процесс изменения документов из одного формата в другой с сохранением характеристик документов | ISO 13008:2012 | |
| Очистка данных | Процесс проверки и исправления данных для обеспечения того, чтобы данные были в стандартизированном формате (Примечание: исправление может быть выполнено на неполноту, неправильное форматирование, устаревание, дублирование и т. Д. Это часто делается до объединения наборов данных или преобразования данных из одной системы / базу данных в другую. | ISO 13008:2012 |
| Уничтожение | Процесс устранения или удаления документа без возможности восстановления | ISO 15489-1:2016 |
| Диспозиция | Диапазон процессов, связанных с реализацией решений о хранении, уничтожении или передаче документации, которые задокументированы в органах управления удалением или в других инструментах. | ISO 15489-1:2016 |
| Властная диспозиция | Инструмент, определяющий действия по удалению, разрешенные для указанных документов. | ISO 15489-1:2016 |
| Документация | Сборник документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и бизнес-правила, относящиеся к данной функции, процессу или транзакции. | ISO/TR 26122:2008 |
| Эмуляция | Использование системы обработки данных для имитации другой системы обработки данных, так что имитирующая система принимает те же данные, выполняет те же программы и достигает тех же результатов, что и имитируемая система. | ISO 13008:2012 |
| Шифрование | (Обратимое) преобразование данных с помощью криптографического алгоритма для создания зашифрованного текста, то есть для сокрытия информационного содержания данных | ISO 13008:2012 |
| Свидетельство | Документация о трансакции. | ISO 30300:2011 |
| Формат файла | Кодирование типа файла, который может быть визуализирован или интерпретирован согласованным, ожидаемым и значимым образом посредством вмешательства определенного программного или аппаратного обеспечения, которое было разработано для обработки этого формата. | ISO 13008:2012 |
| Функция | GГруппа мероприятий, выполняющая основные обязанности по достижению стратегических целей хозяйствующего субъекта. | ISO 15489-1:2016 |
| Функциональный анализ | Группировка всех процессов, предпринятых для достижения конкретной стратегической цели организации, которая раскрывает взаимосвязи между функциями, процессами и транзакциями, которые имеют значение для управления документами. | ISO/TR 26122:2008 |
| Целостность | Качество полноты и неизменности | ISO 13008:2012 |
| Метаданные | (Документи) данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также постояное управление ими. | ISO 15489-1:2016 |
| Метаданные для документов | Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы постояно, внутри и между доменами. | ISO 23081-2:2009 |
| Миграция | Процесс перемещения документов из одной конфигурации оборудования или программного обеспечения в другую без изменения формата. | ISO 30300:2011 |
| Практика | Действия, предпринятые для выполнения процедур. Практика измеряется журналами или другими свидетельствами, в которых фиксируются выполненные действия. | ISO 16363:2012 |
| Сохранение | Процессы и операции, обеспечивающие техническое и интеллектуальное выживание подлинных документов во времени. | ISO 13008:2012 |
| План реализации сохранения | Письменное заявление, утвержденное руководством хранилищя, в котором описаны услуги, которые будет предлагать хранилище для сохранения объектов, добавленных в хранилище в соответствии с курсом сохранения. | ISO 16363:2012 |
| Сохранение метаданных | Метаданные, которые поддерживают жизнеспособность, воспроизводимость, понятность, подлинность и идентичность цифровых объектов в контексте сохранения. | ISO 13008:2012 PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008 |
| Курс сохранения | Письменное заявление, утвержденное руководством репозитория, в котором описывается подход хранилищя к сохранению объектов, добавленных в хранилище. Курс сохранения соответствует cтратегическому плану сохранения. | ISO 16363:2012 |
| Стратегический план сохранения | Письменное заявление, утвержденное руководством хранилищя, в котором излагаются цели и задачи для выполнения той части миссии хранилищя, которая связана с сохранением. Стратегические планы сохранения могут включать в себя долгосрочные и краткосрочные планы. | ISO 16363:2012 |
| Процедура | Письменное заявление, в котором указаны действия, необходимые для выполнения услуги или достижения определенного состояния или условия. В процедурах указывается, как должны выполняться различные аспекты соответствующих планов для реализации. | ISO 16363:2012 |
| Запись (и)документы | Информация, созданная, полученная и хранимая в качестве доказательства и в качестве актива организацией или лицом, в соответствии с юридическими обязательствами или в ходе деловых операций. | ISO 15489-1:2016 |
| Управление (менеджмент)документами | Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления документов, включая процессы сбора и сохранения доказательств информации о деловой деятельности и транзакциях в форме документов. | ISO 15489-1:2016 |
| Документная система | Информационная система, которая собирает, управляет и обеспечивает доступ к документам с течением времени. (Примечание: документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть разработано специально для управления документами или для некоторых других бизнес-целей, и нетехнических элементов, включая курс, процедуры, людей и других агентов, а также назначенные обязанности. | ISO 15489-1:2016 |
| Надежность | Мера полноты и точности представления операций и действий или фактов, которые они подтверждают.t | ISO 13008:2012 |
| Репликация | Цифровая миграция без изменения информации об упаковке, информации о содержимом и описании сохранения. (Примечание: биты, используемые для представления этих информационных объектов, сохраняются при передаче в тот же или новый экземпляр носителя). | ISO 13008:2012 |
| Схема | Логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно в отношении семантики, синтаксиса и факультативности (уровня обязательств) значений. | ISO 15489-1:2016 |
| Транзакция | Наименьшая единица рабочего процесса, состоящая из обмена между двумя или более участниками или системами. | ISO/TR 26122:2008 |
| Юзабилити | (документы) свойство возможности быть обнаруженным, извлеченным, представленным и интерпретированным. | ISO 13008:2012 |
| Валидация | Подтверждение посредством предоставления объективных свидетельств того, что требования для конкретного предполагаемого использования или применения были выполнены. | ISO 13008:2012 |