Глоссарий

Срок Описание Source
Доступ Право, возможность или средства поиска, использования или извлечения информации. ISO 15489-1:2016
 
Копия доступа Копия или воспроизведение документов или архивных материалов, которые используются специально для обмена информацией и / или для защиты оригиналов от повреждения или кражи.  
Курс доступа Письменное заявление, утвержденное администрацией хранилища, которое описывает подход, который должен быть использован хранилищем для предоставления доступа к объектам, доступ к которым осуществляется в хранилище. ISO 16363:2012
 
Пополнение Процесс передачи физического хранения документальных материалов в архивное учреждение.  
Подотчетность Принцип, согласно которому отдельные лица, организация и сообщество несут ответственность за свои действия и могут быть обязаны объяснять их другим. ARMA International
 
Активные документы Часто используемые документы, независимо от даты их создания, необходимые для текущей деятельности, связанной с администрацией или функциями организации. Такие документы обычно хранятся в офисных помещениях и на основных серверах или системах под рукой. Также известен как текущие документы.  
Активность Основная задача, выполняемая хозяйствующим субъектом как часть функции(см .: функция). ISO 15489-1:2016
 
Административные документы Документы, которые облегчают операции и менеджмент организацией, но не имеют прямого отношения к программам, которые помогают агентству выполнять свою миссию. Общее для большинства организаций. Примеры включают обычную переписку или межведомственное общение; документы, относящиеся к человеческим ресурсам, оборудованию, расходным материалам и помещениям; справочные материалы, текущие отчеты, рабочие задания, записные книжки и телефонные журналы. SAA Glossary
 
Агрегирование Накопленные или собранные документов, организованные в группы или серии.  
Архивная система Организованный сбор оборудования, программного обеспечения, курсов, процедур и людей, который поддерживает, хранит, управляет и делает доступными документы с течением времени. ISO 23081-2:2009
 
Атрибут Характеристика объекта или сущности ISO/IEC 11179-3:2003
 
Подлинность Документ который может быть доказан как то, чем он является, был создан или отправлен лицом, предположительно создавшим или отправившим его, и который был создан или отправлен в предполагаемое время. ISO 13008:2012
 
Схема классификации бизнеса Инструмент для привязки документов к контексту их создания. ISO 15489-1:2016
 
Классификация Систематическая идентификация и / или организация бизнес-операций и / или документов по категориям в соответствии с логически структурированными соглашениями, методами и процедурными правилами. ISO 15489-1:2016
 
Содержание Информация о теме документа ISO 13008:2012
 
Конверсия Процесс перевода документов из одного формата в другой ISO 15489-1:2016
 
  (Документ) процесс изменения документов из одного формата в другой с сохранением характеристик документов ISO 13008:2012
 
Очистка данных Процесс проверки и исправления данных для обеспечения того, чтобы данные были в стандартизированном формате (Примечание: исправление может быть выполнено на неполноту, неправильное форматирование, устаревание, дублирование и т. Д. Это часто делается до объединения наборов данных или преобразования данных из одной системы / базу данных в другую. ISO 13008:2012
 
Уничтожение Процесс устранения или удаления документа без возможности восстановления ISO 15489-1:2016
 
Диспозиция Диапазон процессов, связанных с реализацией решений о хранении, уничтожении или передаче документации, которые задокументированы в органах управления удалением или в других инструментах. ISO 15489-1:2016
 
Властная диспозиция Инструмент, определяющий действия по удалению, разрешенные для указанных документов. ISO 15489-1:2016
 
Документация Сборник документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и бизнес-правила, относящиеся к данной функции, процессу или транзакции. ISO/TR 26122:2008
 
Эмуляция Использование системы обработки данных для имитации другой системы обработки данных, так что имитирующая система принимает те же данные, выполняет те же программы и достигает тех же результатов, что и имитируемая система. ISO 13008:2012
 
Шифрование (Обратимое) преобразование данных с помощью криптографического алгоритма для создания зашифрованного текста, то есть для сокрытия информационного содержания данных ISO 13008:2012
 
Свидетельство Документация о трансакции. ISO 30300:2011
 
Формат файла Кодирование типа файла, который может быть визуализирован или интерпретирован согласованным, ожидаемым и значимым образом посредством вмешательства определенного программного или аппаратного обеспечения, которое было разработано для обработки этого формата. ISO 13008:2012
 
Функция GГруппа мероприятий, выполняющая основные обязанности по достижению стратегических целей хозяйствующего субъекта. ISO 15489-1:2016
 
Функциональный анализ Группировка всех процессов, предпринятых для достижения конкретной стратегической цели организации, которая раскрывает взаимосвязи между функциями, процессами и транзакциями, которые имеют значение для управления документами. ISO/TR 26122:2008
 
Целостность Качество полноты и неизменности ISO 13008:2012
 
Метаданные (Документи) данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также постояное управление ими. ISO 15489-1:2016
 
Метаданные для документов Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы постояно, внутри и между доменами. ISO 23081-2:2009
 
Миграция Процесс перемещения документов из одной конфигурации оборудования или программного обеспечения в другую без изменения формата. ISO 30300:2011
 
Практика Действия, предпринятые для выполнения процедур. Практика измеряется журналами или другими свидетельствами, в которых фиксируются выполненные действия. ISO 16363:2012
 
Сохранение Процессы и операции, обеспечивающие техническое и интеллектуальное выживание подлинных документов во времени. ISO 13008:2012
 
План реализации сохранения Письменное заявление, утвержденное руководством хранилищя, в котором описаны услуги, которые будет предлагать хранилище для сохранения объектов, добавленных в хранилище в соответствии с курсом сохранения. ISO 16363:2012
 
Сохранение метаданных Метаданные, которые поддерживают жизнеспособность, воспроизводимость, понятность, подлинность и идентичность цифровых объектов в контексте сохранения. ISO 13008:2012
PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008
 
Курс сохранения Письменное заявление, утвержденное руководством репозитория, в котором описывается подход хранилищя к сохранению объектов, добавленных в хранилище. Курс сохранения соответствует cтратегическому плану сохранения. ISO 16363:2012
 
Стратегический план сохранения Письменное заявление, утвержденное руководством хранилищя, в котором излагаются цели и задачи для выполнения той части миссии хранилищя, которая связана с сохранением. Стратегические планы сохранения могут включать в себя долгосрочные и краткосрочные планы. ISO 16363:2012
 
Процедура Письменное заявление, в котором указаны действия, необходимые для выполнения услуги или достижения определенного состояния или условия. В процедурах указывается, как должны выполняться различные аспекты соответствующих планов для реализации. ISO 16363:2012
 
Запись (и)документы Информация, созданная, полученная и хранимая в качестве доказательства и в качестве актива организацией или лицом, в соответствии с юридическими обязательствами или в ходе деловых операций. ISO 15489-1:2016
 
Управление (менеджмент)документами Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления документов, включая процессы сбора и сохранения доказательств информации о деловой деятельности и транзакциях в форме документов. ISO 15489-1:2016
 
Документная система Информационная система, которая собирает, управляет и обеспечивает доступ к документам с течением времени. (Примечание: документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть разработано специально для управления документами или для некоторых других бизнес-целей, и нетехнических элементов, включая курс, процедуры, людей и других агентов, а также назначенные обязанности. ISO 15489-1:2016
 
Надежность Мера полноты и точности представления операций и действий или фактов, которые они подтверждают.t ISO 13008:2012
 
Репликация Цифровая миграция без изменения информации об упаковке, информации о содержимом и описании сохранения. (Примечание: биты, используемые для представления этих информационных объектов, сохраняются при передаче в тот же или новый экземпляр носителя). ISO 13008:2012
 
Схема Логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно в отношении семантики, синтаксиса и факультативности (уровня обязательств) значений. ISO 15489-1:2016
 
Транзакция Наименьшая единица рабочего процесса, состоящая из обмена между двумя или более участниками или системами. ISO/TR 26122:2008
 
Юзабилити (документы) свойство возможности быть обнаруженным, извлеченным, представленным и интерпретированным. ISO 13008:2012
 
Валидация Подтверждение посредством предоставления объективных свидетельств того, что требования для конкретного предполагаемого использования или применения были выполнены. ISO 13008:2012