File Classification
A file classification scheme (also known as a file plan) is a tool that allows for classifying, titling, accessing and retrieving records. It is presented as a hierarchical structure of classification levels and is based on the business activities that generate records in a specific organizational business setting.
The classification levels are the degrees of specificity, with a file classification scheme usually having three major components:
- broad, encompassing categories, called FUNCTIONS
- narrower subsets of each function, called ACTIVITIES
- yet narrower and more specific subsets of activities, called TRANSACTIONS
Утилизация бумаги в отделениях Организации Объединенных Наций
Документы со сроком хранения менее двух лет необходимо утилизировать на месте. Если в офисе есть утвержденный график хранения и срок хранения документов истек, персонал, назначенный для их удаления должен:
- Предоставить основную документацию для уничтожаемых документов. Описание на высоком уровне серии документов подлежащих уничтожению, с указанием диапазона дат (например, файлы с договоренностями о поездках, 2012-2014 гг.) Достаточно для документирования уничтожения документов для обеспечения транспарентности и подотчетности. Журналы с информацией o уничтожения документов должны храниться вместе с другими файлами менеджмента документов, такими как список документов которые были переданы в АРМС для хранения, и т. д.
- Получите разрешение на утилизацию от менеджеров. Никакого разрешения от АРМС не требуется.
- Запрашивайте защищённые контейнеры для утилизации документов через рабочий заказ в iNeed. В зависимости от Департамента и характера документов, конфиденциальные документы также могут быть уничтожены «на месте».
Документы всегда следует утилизировать с тем же уровнем безопасности, который применялся в течение их срока службы. Обратите внимание, что следует уделять особое внимание документам содержащим конфиденциальную, личную информацию. Пожалуйста, обратитесь к ST/SGB/2007/6 для получения дополнительной информации.
Подразделениям Организации Объединенных Наций рекомендуется проводить ежегодную очистку своей документации, предпочтительно в январе каждого года, поскольку календарный год является наиболее частым триггером для хранения.