Eliminación de registros
Ya sea que los registros estén bajo la custodia de la oficina de origen y / o bajo la custodia de ARMS, la mayoría de los registros eventualmente se destruyen. Algunos registros se destruyen después de dos años, mientras que otros, como los registros personales o médicos, se conservan durante un período mucho más largo debido a su valor histórico o informativo. ARMS describe y cataloga estos registros y luego la información se utiliza para proporcionar guías para futuros investigadores.
Todos los registros de las Naciones Unidas, ya sean en papel o electrónicos, deben eliminarse de acuerdo con los programas de conservación aprobados. Si bien los registros no deben destruirse cuando todavía se necesitan, también es importante no conservar los registros más tiempo del necesario, para minimizar los costos de almacenamiento y mejorar la eficiencia de la recuperación. Si se toma la decisión de conservar los registros por más tiempo que el período mínimo de retención, se debe documentar un registro de las razones de la decisión para ayudar a su eliminación en una fecha posterior.
Eliminación de papel en las oficinas de las Naciones Unidas
Los registros con una retención inferior a dos años deben eliminarse in situ. Si una oficina tiene un cronograma de retención aprobado y el período de retención de registros ha expirado, el personal designado para deshacerse de los registros debe:
- Proporcionar documentación básica de los registros que se van a destruir. Una descripción de alto nivel de la serie de registros que se destruirá con el rango de fechas (por ejemplo, archivos de arreglos de viaje, 2012-2014) es suficiente para documentar la destrucción de los registros por motivos de transparencia y rendición de cuentas. Los registros de destrucción de registros deben archivarse junto con otros archivos de administración de registros, como la lista de registros que se han transferido a ARMS para su almacenamiento, etc.
- Obtenga la autorización de los administradores para su eliminación. No se requiere autorización de ARMS.
- Solicite contenedores de eliminación de registros seguros a través de una orden de trabajo en iNeed. Según el Departamento y la naturaleza de los registros, los registros confidenciales también se pueden triturar "in situ".
Los registros siempre deben eliminarse con el mismo nivel de seguridad que se aplicó durante su vida útil. Tenga en cuenta que se debe prestar especial atención a los registros que contienen información personal confidencial. Consulte ST / SGB / 2007/6 para obtener más información.
Se alienta a las oficinas de las Naciones Unidas a realizar una limpieza anual de sus registros, preferiblemente en enero de cada año, ya que el año calendario es el factor de retención más frecuente.
Eliminación de papel en el Archivo
Para los registros que se han transferido a los repositorios de ARMS, se requieren dos niveles de autorización para la destrucción de los registros.
- ARMS seguirá el cronograma de retención aprobado y enviará una lista de los registros que deben eliminarse a un funcionario superior de la oficina que posee los registros, para su aprobación.
- Una vez que se reciba la aprobación de la oficina de origen, el gobierno de Estados Unidos del Departamento de Apoyo Operacional o su autoridad delegada otorgará la autorización final para la destrucción. ARMS no se deshace de los registros sin el consentimiento de la oficina correspondiente.
Eliminación de registros electrónicos
Los registros electrónicos solo pueden eliminarse o destruirse de acuerdo con los programas de retención aprobados. Si su oficina no tiene un calendario de retención, comuníquese con nosotros para recibir orientación.
Sistemas empresariales:
- En un sistema de administración de contenido como SharePoint, todos los registros se asignan a programas de retención en el momento de su creación. Cuando los registros son elegibles para destrucción, los administradores del sistema efectúan la destrucción de los registros; esta tarea no la realizan usuarios individuales.
- Sin embargo, los usuarios deben eliminar con regularidad los borradores, las copias de conveniencia y otros no registros en sus respectivos sitios de SharePoint. El programa de conservación de registros comunes a todas las oficinas de las Naciones Unidas (RCUN) se puede utilizar para eliminar copias de conveniencia.
Dispositivos independientes:
- Para eliminar permanentemente los registros electrónicos almacenados en medios externos, como unidades clave o discos duros externos, etc., no es suficiente eliminar los registros porque los datos se pueden recuperar fácilmente. Es particularmente importante utilizar las técnicas de desinfección adecuadas para garantizar que el contenido sensible se elimine adecuadamente del dispositivo. Consulte la guía de eliminación de equipos de OICT.