Ya sea que los registros estén bajo la custodia de la oficina de origen y/o bajo la custodia de ARMS, la mayoría de los registros eventualmente se destruyen. Algunos registros se destruyen después de dos años, mientras que otros, como los registros de personal o médicos, se conservan por un período mucho más largo debido a su valor histórico o informativo. ARMS describe y cataloga estos registros, y la información se utiliza posteriormente para proporcionar guías a futuros investigadores.
Todos los registros de las Naciones Unidas, ya sean en papel o electrónicos, deben ser eliminados de acuerdo con los cronogramas de retención aprobados. Aunque los registros no deben destruirse mientras sigan siendo necesarios, también es importante no conservarlos más tiempo del necesario, para minimizar los costos de almacenamiento y mejorar la eficiencia en la recuperación. Si se toma la decisión de conservar los registros por más tiempo que el período mínimo de retención, se debe documentar el motivo de la decisión para ayudar en su eliminación en una fecha posterior.
Eliminación de papel en las oficinas de las Naciones Unidas
Los registros con una retención de menos de dos años deben eliminarse in situ. Si una oficina tiene un calendario de retención aprobado y el período de retención de los registros ha expirado, el personal designado para eliminar los registros debe:
- Proporcione documentación básica de los registros que se destruirán. Una descripción general de la serie de registros que se destruirán con el rango de fechas (por ejemplo, archivos de arreglos de viaje, 2012-2014) es suficiente para documentar la destrucción de los registros para transparencia y responsabilidad. Los registros de destrucción deben archivarse junto con otros archivos de gestión de registros, como la lista de registros que se han transferido a ARMS para almacenamiento, etc.
- Obtenga la autorización para la eliminación de parte de los gerentes. No se requiere autorización de ARMS.
- Solicite contenedores seguros para la eliminación de registros a través de una orden de trabajo en iNeed. Dependiendo del Departamento y de la naturaleza de los registros, los registros sensibles también pueden ser triturados 'in situ'.
Los registros siempre deben ser desechados con el mismo nivel de seguridad que se aplicó durante su vida útil. Tenga en cuenta que se debe prestar especial cuidado a los registros que contengan información personal sensible. Por favor, consulte ST/SGB/2007/6 para obtener más información.
Se anima a las oficinas de las Naciones Unidas a realizar una limpieza anual de sus registros, preferiblemente en enero de cada año, ya que el año calendario es el desencadenante de retención más frecuente.
Eliminación de papel en los Archivos
Para los registros que han sido transferidos a los repositorios de ARMS, se requieren dos niveles de autorización para la destrucción de los registros.
- ARMS seguirá el calendario de retención aprobado y enviará una lista de registros que deben ser eliminados a un Funcionario Superior de la oficina que posee los registros, para su aprobación.
- Una vez recibida la aprobación de la oficina de origen, el USG del Departamento de Apoyo Operativo o su autoridad delegada otorgará la autorización final para la destrucción. ARMS no elimina registros sin el consentimiento de la oficina correspondiente.
Eliminación de registros electrónicos
Los registros electrónicos solo pueden ser eliminados o destruidos de acuerdo con los programas de retención aprobados. Si su oficina no cuenta con un programa de retención, por favor contáctenos para recibir orientación.
Sistemas empresariales:
- En sistemas de gestión de contenido como SharePoint, todos los registros se asignan a programas de retención en el momento de su creación. Cuando los registros son elegibles para su destrucción, los administradores del sistema realizan la destrucción de los registros; esta tarea no la realizan los usuarios individuales.
- Sin embargo, los usuarios deben eliminar regularmente borradores, copias de conveniencia y otros elementos que no sean registros en su sitio de SharePoint correspondiente. El programa de retención de registros comunes a todas las oficinas de la ONU (RCUN) puede usarse para eliminar copias de conveniencia.
Dispositivos independientes:
- Para eliminar de manera permanente registros electrónicos almacenados en medios externos, como unidades USB o discos duros externos, etc., no es suficiente con eliminar los registros porque los datos pueden recuperarse fácilmente. Es particularmente importante utilizar las técnicas de saneamiento apropiadas para garantizar que el contenido sensible sea eliminado correctamente del dispositivo. Por favor, consulte la guía de eliminación de equipos de OICT.