Секция архивов и управления документацией (ARMS) осуществляет хранение неактивных документов подразделений Организации Объединенных Наций, расположенных в Центральных учреждениях ООН, Специальных групп, созданных Секретариатом или Советом Безопасности, а также документов Миротворческих операций (МКО) и Специальных политических миссий.
Нижеследующие процедуры предназначены для сотрудников ООН, работающих как в Центральных учреждениях, так и на местах. Специальные группы и органы, созданные Секретариатом ООН или Советом Безопасности, обязаны связаться с ARMS на этапе планирования порядка организации, архивирования и/или утилизации документов по завершении своего мандата. ARMS предоставляет консультационные услуги по вопросам ведения документации (как бумажной, так и электронной). Данным подразделениям следует в обязательном порядке обращаться в ARMS перед передачей документов — независимо от того, представлены ли они в бумажном или электронном формате. Пожалуйста, ознакомьтесь с документом «Руководящие принципы: Передача документов и архивов в Секцию архивов и управления документацией (ARMS)» на этапе планирования передачи ваших документов.
Идентифицируйте свои документы
Перед началом процесса передачи, рекомендуется просмотреть документы и информацию хранящуюся в вашем офисе. Некоторые из документов находящихся у вас на хранении могут не входить в состав документации, например, справочные копии, черновики или дубликаты, документы ООН, публикации ООН и т. д. Их не следует передавать в АРМС. Для офисов которые закрывают свои операции, таких как специальные органы ООН и миротворческие операции, рекомендуется инвентаризация ваших бумажных и цифровых документов, особенно если они не хранятся в централизованно управляемых информационных системах. Если вам необходимо передать цифровые документы в АРМС, пожалуйста свяжитесь с нашим офисом: arms@un.org, прежде чем заполнять форму запроса на передачу.
Систематизация документов
Первый шаг — систематизация документов путем их объединения в серии документов, охватывающие определенный временной период. Серии представляют собой группы документов, упорядоченные в соответствии с принятой системой делопроизводства либо сохраняемые как единое целое, поскольку они образовались в результате одного и того же процесса накопления или подшивки, либо возникли в ходе осуществления одной и той же деятельности. Серии документов перечислены в ваших графиках сроков хранения. Примеры серий документов: дела об официальном статусе; дела по договорам; медицинские дела сотрудников; дела по аудиту и т. д.
После того как вы определили и сгруппировали серии документов, подлежащие передаче, вы можете перейти к Форме передачи документов ARMS в системе Unite Self Service.
См. также:Приложение 1 «Инструкции по заполнению Формы передачи документов (RTF)»кРуководству по передаче документов и архивов в ARMS
Использование электронной формы
Шаг 1 — Заполните контактные данные пользователя в электронной форме.
Шаг 2 — Выберите категорию «основная» (substantive) или «административная» (administrative); это перенаправит вас либо к графику хранения документов вашего департамента, либо к общему графику хранения документов RCUN.
Шаг 3 — Определите серии документов, подлежащие передаче.
Шаг 4 — Отправьте заполненную электронную форму Координатору по управлению документацией вашего департамента для утверждения.
Шаг 5 — Координатор по управлению документацией утверждает передачу документов в электронном режиме и направляет запрос в ARMS для окончательного утверждения.
Шаг 6 — ARMS обрабатывает запрос и организует доставку коробок в ваш офис.
Шаг 7 — Упакуйте коробки в соответствии с приведенными ниже инструкциями, заполните в электронной форме опись папок, содержащихся в каждой коробке, и отправьте заполненную форму в ARMS.
Шаг 8 — ARMS утверждает опись коробок и папок, после чего организует вывоз коробок и их отправку в Центр хранения документов.
Шаг 9 — Вам будет направлен в электронном виде Отчет о приеме документов (Accession Control Report), содержащий информацию обо всех сериях документов, коробках и папках, а также присвоенный им учетный номер (accession number). Этот учетный номер необходимо сохранить для облегчения поиска и запроса документов в будущем.
См. также: Приложение 3 «Схема рабочего процесса с описанием основных этапов процедуры» к Руководству по передаче документов и архивов в систему ARMS
Упаковка документов для передачи
Содержимое коробок. Дела, относящиеся к одной серии и имеющие одинаковый срок хранения, следует упаковывать вместе.
Материалы, не являющиеся документами; бланки и личные вещи. Бланки, личные вещи, а также печатные документы и публикации Организации Объединенных Наций, собранные в информационных целях, следует изъять и утилизировать до начала упаковки основных документов.
Принадлежности для хранения дел. Активные дела должны быть подшиты в папки из плотной бумаги (манильского картона) или прессованного картона. Если это не было сделано, кольцевые папки-регистраторы следует удалить, а документы перед упаковкой поместить в промаркированные папки из плотной бумаги. Излишние принадлежности для хранения дел — такие как подвесные папки, разделители и зажимы для бумаг — следует изъять.
Порядок расположения дел. Дела должны быть расположены в соответствии с планом классификации документов или списком дел.
Лимит наполнения коробок. В каждую коробку следует помещать объем документов, не превышающий одного фута (около 30 см), во избежание переполнения коробок.
Нумерация коробок. Подразделениям следует указывать свои аббревиатуры и номера коробок на двух боковых сторонах каждой коробки. Нумерация должна включать как порядковый номер данной коробки, так и общее количество коробок в партии (например: 1/12, 2/12, 3/12, 4/12 и т. д.).
Этикетки для коробок. После рассмотрения запроса на передачу документов службой ARMS, сотрудники ARMS предоставят и наклеят на коробки с документами этикетки со штрихкодами для отслеживания местонахождения и управления этими документами.
См. также: Приложение 2 «Инструкция по упаковке коробок» к Руководству по передаче документов и архивов в ARMS