术语表
| 术语 | 描述 | 源自 |
|---|---|---|
| 访问 | 查找、使用或检索信息的权利、机会或方法。 | ISO 15489-1:2016 |
| 访问副本 | 专门用于信息共享和/或保护原件免遭损坏或盗窃的记录或档案材料的副本或复制品。 | |
| 访问策略 | 由存储库管理部门授权的书面声明，描述存储库在提供对加入存储库的物品的访问方面将采取的方法。 | ISO 16363:2012 |
| 登记入册 | 将文件材料的实际保管权移交给档案机构的过程。 | |
| 问责制 | 个人、组织和社区对自己的行为负责并可能被要求向他人解释的原则。 | ARMA International |
| 活动记录 | 经常使用的记录，不论其创建日期，与组织的行政或功能有关的当前业务所需。这种记录通常保存在办公场所和主要的服务器或系统，近在咫尺。也被称为当前记录。 | |
| 行动 | 业务实体作为职能的一部分执行的主要任务（请参阅：职能）。 | ISO 15489-1:2016 |
| 行政记录 | 促进组织运营和管理的记录，但与帮助机构实现其使命的计划没有直接关系。 大多数组织通用。 包括：日常通信或办公室间通信； 与人力资源、设备和用品以及设施有关的记录； 参考资料、例行报告、工作分配、约会簿和电话记录。 | SAA Glossary |
| 集合 | 累积或收集的记录，被组织成组或系列 | |
| 档案体系 | 有组织的硬件、软件、政策、程序和人员的集合，在一段时间内维护、存储、管理和提供记录。 | ISO 23081-2:2009 |
| 属性 | 一个物体或实体的特征 | ISO/IEC 11179-3:2003 |
| 真实性 | 可以证明是其声称的内容，是由声称创建或发送的人创建或发送的，并且是在声称的时间创建或发送的记录。 | ISO 13008:2012 |
| 业务分类方案 | 将记录与创建背景联系起来的工具。 | ISO 15489-1:2016 |
| 分类 | 根据逻辑结构的惯例、方法和程序规则，系统地识别和安排业务活动或记录的类别。 | ISO 15489-1:2016 |
| 目录 | 文档的主题信息 | ISO 13008:2012 |
| 转换 | 将记录从一种格式更改为另一种格式的过程 | ISO 15489-1:2016 |
| （记录）在保持记录特性的同时将记录从一种格式改变为另一种格式的过程 | ISO 13008:2012 |
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| 数据清洗 | 审查和纠正数据的过程，以确保数据具有标准化的格式（注意：纠正可能是针对不完整、不正确的格式、过时、重复等进行的）。这通常是在合并数据集或将数据从一个系统/数据库转换到另一个系统/数据库之前进行。 | ISO 13008:2012 |
| 销毁 | 消除或删除一个记录的过程，超出了任何可能的重建。 | ISO 15489-1:2016 |
| 处理方法 | 与执行记录保留、销毁或转让决定有关的一系列流程，这些决定在处置授权或其他文书中都有记录。 | ISO 15489-1:2016 |
| 处置权 | 规定了对特定记录授权的处置行动的文书。 | ISO 15489-1:2016 |
| 文件资料 | 描述与特定功能、流程或事务有关的操作、指示、决定、程序和业务规则的文件集合。 | ISO/TR 26122:2008 |
| 模拟 | 使用一个数据处理系统来模仿另一个数据处理系统，从而使模仿系统接受相同的数据，执行相同的程序，并达到与被模仿系统相同的结果。 | ISO 13008:2012 |
| 加密 | (可逆)通过加密算法对数据进行转换以产生密码文本，即隐藏数据的信息内容。 | ISO 13008:2012 |
| 证据 | 事务文件 | ISO 30300:2011 |
| 文件格式 | 一种文件类型的编码，可以通过为处理该格式而设计的特定软件或硬件的干预，以一致、预期和有意义的方式呈现或解释。 | ISO 13008:2012 |
| 职能 | 为实现业务实体的战略目标而履行主要职能的一组活动。 | ISO 15489-1:2016 |
| 职能分析 | 将为实现组织的特定战略目标而采取的所有流程组合在一起，揭示职能、流程和事务之间的关系，这些关系对管理记录有影响。 | ISO/TR 26122:2008 |
| 完整性 | 完整和未被改变的特质 | ISO 13008:2012 |
| 元数据 | (记录）描述记录的背景、内容和结构的数据，以及它们在时间上的管理。 | ISO 15489-1:2016 |
| 记录的元数据 | 结构化或半结构化的信息，能够通过时间以及在领域内和跨领域创建、管理和使用记录。 | ISO 23081-2:2009 |
| 迁移 | 在不改变格式的情况下将记录从一个硬件或软件配置环境转移到另一个硬件或软件配置环境的过程。 | ISO 30300:2011 |
| 实践 | 为执行程序而采取的行动。做法是由记录完成的行动的日志或其他证据来衡量。 | ISO 16363:2012 |
| 保存 | 确保真实记录在技术上和知识上历久弥新所涉及的过程和操作。 | ISO 13008:2012 |
| 保存实施计划 | 由存储库管理层授权的书面声明，描述存储库为保存根据保存政策加入存储库的物品所提供的服务。 | ISO 16363:2012 |
| 保存的元数据 | 支持数字对象在保存背景下的可行性、可呈现性、可理解性、真实性和身份的元数据。 | ISO 13008:2012 PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008 |
| 保存策略 | 由储存库管理层授权的书面声明，描述储存库为保存加入储存库的物件所采取的方法。保存政策与保存战略计划是一致的。 | ISO 16363:2012 |
| 保存战略计划 | 由储存库管理层授权的书面声明，说明实现储存库任务中与保存有关部分的目标和目的。保存战略计划可以包括长期和短期计划。 | ISO 16363:2012 |
| 流程 | 一个书面声明，具体规定了完成一项服务或达到一个特定状态或条件所需的行动。流程规定了如何履行相关保护实施计划的各个方面。 | ISO 16363:2012 |
| 记录 | 一个组织或个人在履行法律义务或进行商业交易时，作为证据和资产创建、接收和维护的信息。 | ISO 15489-1:2016 |
| 记录管理 | 负责有效和系统地控制记录的创建、接收、维护、使用和处置的管理领域，包括以记录的形式获取和维护有关商业活动和事务信息的证据的过程。 | ISO 15489-1:2016 |
| 记录系统 | 捕捉、管理和提供长期访问记录的信息系统。(注：一个记录系统可以由技术元素组成，如软件，它可能是专门为管理记录或其他商业目的而设计的，还有非技术元素，包括政策、程序、人和其他代理人，以及分配的责任。 | ISO 15489-1:2016 |
| 可靠性 | 对事务和活动的表述或其所证明的事实的完整性和准确性的衡量 | ISO 13008:2012 |
| 同步 | 数字迁移，其中包装信息、内容信息和保存描述信息没有变化。(注意：用于表示这些信息对象的比特在转移到同一或新的媒体实例时被保留下来）。 | ISO 13008:2012 |
| 模式 | 显示元数据元素之间关系的逻辑计划，通常是通过建立元数据的使用和管理规则，特别是关于语义、语法和数值的可选性（义务等级）。 | ISO 15489-1:2016 |
| 事务 | 由两个或多个参与者或系统之间的交流组成的工作过程的最小单位。 | ISO/TR 26122:2008 |
| 可用性 | (记录）能够被定位、检索、呈现和解释的属性。 | ISO 13008:2012 |
| 验证 | 通过提供客观证据，确认特定的预期用途或应用的要求已经得到满足。 | ISO 13008:2012 |