档案与记录管理科（ARMS）负责保管来自联合国总部各办事处、由秘书处或安全理事会设立的特别小组，以及维和行动（PKO）和特别政治特派团的非现行记录。
以下程序适用于位于联合国总部及外地特派团的联合国工作人员。由联合国秘书处或安全理事会设立的特别小组及机构，必须在其任务期结束时，在规划如何整理、归档和/或处置记录之前，先行联系 ARMS。ARMS 将为纸质和电子记录提供记录管理咨询服务。无论记录是以纸质还是电子形式存在，上述各办事处在转移记录之前，均应务必联系 ARMS。请在规划记录转移工作的阶段，仔细阅读《准则：向档案与记录管理科（ARMS）移交记录与档案》。
识别记录
在启动记录移交程序之前，最好先审查你办公室所持有的记录和资料。你所保管的一些文件可能是非记录，如参考副本、草稿或副本、联合国文件、联合国出版物等。这些文件不应该被移交到ARMS。对于关闭业务的办公室，如联合国特设机构、和平行动，清点你的纸质和数字记录，特别是如果它们不在集中管理的信息系统中保存。如果你需要将数字记录移交到ARMS，请在填写移交申请表格前与我们的办公室联系：arms@un.org。
整理您的记录
第一步是将记录整理成涵盖特定日期范围的“记录系列”。记录系列是指根据归档系统进行编排，或因源自同一积累/归档流程或同一项活动而被作为一个整体进行保存的记录组。各类记录系列均列载于您的《记录保存期限表》中。记录系列的示例包括：官方身份档案、合同档案、员工医疗档案、审计档案等。
一旦您确定并归类了待移交的记录系列，即可前往 Unite Self Service 系统中的 ARMS 记录移交表。
使用电子表格
第1步 —— 在电子表格中填写用户的联系信息。
第2步 —— 选择“实质性”或“行政性”类别；系统将据此引导您进入所属部门的档案保存期限表或RCUN的档案保存期限表。
第3步 —— 确定符合移交条件的档案系列。
第4步 —— 将在线电子表格提交给您所在部门的档案协调员以待审批。
第5步 —— 档案协调员在线批准档案移交申请，并将其提交给ARMS以待审批。
第6步 —— ARMS处理该申请，并安排将档案箱送至您的办公室。
第7步 —— 按照下方的说明打包档案箱，在电子表格中填写每个档案箱内的卷宗清单，并将该电子表格提交给ARMS。
第8步 —— ARMS批准档案箱/卷宗清单，并安排上门收取档案箱，将其送往档案中心。
第9步 —— 一份《入藏控制报告》将以电子形式发送给您；该报告包含所有档案系列、档案箱及卷宗的详细信息，并附有入藏编号。请务必妥善保存该入藏编号，以便日后进行档案查阅与检索。
打包待移交的档案
箱内物品。属于同一系列且保存期限相同的档案应打包在一起。
非档案类物品、空白表格及个人物品。在打包档案之前，应剔除并处置空白表格、个人物品，以及仅为参考目的而收集的联合国印刷文件和出版物。
归档用品。现行档案应已归入牛皮纸或压制纸文件夹中。若尚未归入，则在打包前应移除活页夹，并将档案放入贴有标签的牛皮纸文件夹中。多余的归档用品（如悬挂式文件夹、档案导引页/分隔页及长尾夹等）应予以移除。
档案排序。档案应按照档案计划或档案清单的顺序进行排列。
装箱限度。每箱档案的装载量不应超过一英尺（约30厘米），以防止箱体过满。
箱体编号。各部门应在箱体的两侧分别注明本部门的缩写及箱号。箱号标注应包含具体箱号及总箱数，例如：1/12、2/12、3/12、4/12等。
箱体标签。当档案移交申请经ARMS审核通过后，ARMS将提供并为档案箱粘贴条形码标签，以便追踪档案存放位置并进行管理。
另请参阅：附件 2《装箱说明》（出自《向 ARMS 移交记录与档案指南》）