无论档案是存放于原产生部门，还是由 ARMS 负责保管，绝大多数档案最终都会被销毁。部分档案在存放两年后即予销毁；而另一些档案（例如人事档案或医疗档案）因具有重要的历史或信息价值，则需留存更长的时间。ARMS 负责对这些档案进行描述与编目，由此生成的信息将作为指南，为未来的研究人员提供参考。
联合国所有的档案——无论是纸质档案还是电子档案——均须严格依据经批准的档案留存期限表进行处置。尽管在档案仍具使用需求时不得将其销毁，但同样重要的是，不应让档案的留存时间超出必要限度，以此最大限度地降低存储成本并提升检索效率。若决定将档案的留存时间延长至超出规定的最低留存期限，则必须将做出此项决定的理由予以书面记录，以便日后进行后续处置工作。
联合国各办事处的纸质文件处置
保存期限少于两年的记录必须在原地进行处置。如果某办事处拥有经批准的保存期限表，且相关记录的保存期限已届满，则负责处置这些记录的指定工作人员应采取以下步骤：
- 提供拟销毁记录的基本书面说明。只需提供拟销毁记录系列的高层级描述及起止日期范围（例如：差旅安排档案，2012-2014年），即足以作为记录销毁的凭证，以确保透明度和问责制。记录销毁日志必须与其他记录管理档案一并归档，例如已移交至档案和记录管理科（ARMS）进行存储的记录清单等。
- 向主管人员获取处置授权。无需向档案和记录管理科（ARMS）申请授权。
- 通过 iNeed 系统提交工单，申请使用安全的记录处置箱。视所属部门及记录性质而定，敏感记录也可选择在“原地”直接进行粉碎处理。
在处置记录时，应始终沿用其在保存期间所适用的同等安全防护标准。请特别注意，对于包含敏感个人信息的记录，务必给予格外审慎的处置。欲了解更多详情，请参阅 ST/SGB/2007/6 号文件。
联合国各办事处应开展年度记录清理工作，建议首选每年一月进行，因为日历年是最常见的记录保存期限起算依据。
档案馆内的纸质文件处置
对于已移交至 ARMS 库房的记录，其销毁工作需经两个层级的授权方可执行。
- ARMS 将依据经批准的保存期限表，向拥有该批记录的部门（或办公室）的一位高级官员发送一份待处置记录清单，以征求其批准。
- 一旦收到原归属部门（或办公室）的批准，业务支助部副秘书长（USG）或其授权代表将对该批记录的销毁工作给予最终授权。未经相关部门（或办公室）同意，ARMS 不会对任何记录进行处置。
电子记录的处置
电子记录仅可依据经批准的保存期限表进行删除或销毁。如果您的办公室尚无保存期限表，请联系我们以获取指导。
企业系统：
- 在诸如 SharePoint 之类的文档管理系统中，所有记录在创建之时即被归入相应的保存期限表。当记录达到销毁条件时，由系统管理员负责执行记录的销毁操作；此项任务并非由普通用户执行。
- 不过，用户应定期处置其各自 SharePoint 站点中的草稿、副本（仅供参考用）及其他非正式记录。《联合国各办事处通用记录保存期限表》（RCUN）可用于指导副本的处置工作。
独立设备：
- 若要永久删除存储在 U 盘、移动硬盘等外部存储介质上的电子记录，仅执行“删除”操作是不够的，因为数据极易被恢复。因此，务必采用恰当的数据净化技术，以确保设备中的敏感内容被彻底清除。请参阅 OICT 设备处置指南。