Glosario
| Término | Descripción | Fuente |
|---|---|---|
| Acceso | El derecho, la oportunidad o el medio de encontrar, usar o recuperar información. | ISO 15489-1:2016 |
| Copia de acceso | Una copia o reproducción de registros o material de archivo que se utiliza específicamente para compartir información y / o para proteger los originales de daños o robos. | |
| Política de acceso | Declaración escrita, autorizada por la administración del repositorio, que describe el enfoque que debe tomar el repositorio para proporcionar acceso a los objetos ingresados en el repositorio. | ISO 16363:2012 |
| Adhesión | El proceso de transferencia de la custodia física de materiales documentales a una institución de archivo. | |
| Responsabilidad | El principio de que los individuos, la organización y la comunidad son responsables de sus acciones y se les puede exigir que se las expliquen a los demás. | ARMA International |
| Registros activos | Registros de uso frecuente, independientemente de su fecha de creación, requeridos para negocios actuales relacionados con la administración o función de la organización. Dichos registros generalmente se mantienen en el espacio de la oficina y en los servidores o sistemas primarios, al alcance de la mano. También conocido como registros actuales. | |
| Actividad | Tarea principal realizada por una entidad comercial como parte de una función (ver: función). | ISO 15489-1:2016 |
| Registros administrativos | Registros que facilitan las operaciones y la gestión de una organización, pero que no se relacionan directamente con los programas que ayudan a la agencia a lograr su misión. Común a la mayoría de las organizaciones. Los ejemplos incluyen correspondencia de rutina o comunicaciones entre oficinas; registros relacionados con recursos humanos, equipos y suministros e instalaciones; materiales de referencia, informes de rutina, asignaciones de trabajo, agendas de citas y registros telefónicos. | SAA Glossary |
| Agregación | Registros acumulados o recopilados que se organizan en grupos o series. | |
| Sistema de archivo | Colección organizada de hardware, software, políticas, procedimientos y personas, que mantiene, almacena, administra y pone a disposición registros a lo largo del tiempo. | ISO 23081-2:2009 |
| Atributo | Característica de un objeto o entidad. | ISO/IEC 11179-3:2003 |
| Autenticidad | Registro que puede probarse que es lo que pretende ser, que ha sido creado o enviado por la persona que supuestamente lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento pretendido. | ISO 13008:2012 |
| Esquema de clasificación empresarial | Herramienta para vincular registros al contexto de su creación. | ISO 15489-1:2016 |
| Clasificación | Identificación sistemática y / o disposición de actividades comerciales y / o registros en categorías de acuerdo con convenciones, métodos y reglas de procedimiento estructuradas lógicamente. | ISO 15489-1:2016 |
| Contenido | Información del asunto de un documento. | ISO 13008:2012 |
| Conversión | Proceso de cambio de registros de un formato a otro. | ISO 15489-1:2016 |
| (Registro) proceso de cambio de registros de un formato a otro manteniendo las características de los registros. | ISO 13008:2012 |
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| Limpieza de datos | Proceso de revisión y corrección de datos para asegurar que los datos estén en un formato estandarizado (Nota: la corrección se puede llevar a cabo por estar incompletos, formato incorrecto, obsolescencia, duplicación, etc.) A menudo se realiza antes de fusionar conjuntos de datos o convertir datos de un sistema / base de datos a otra. | ISO 13008:2012 |
| Destrucción | Proceso de eliminación o borrado de un registro, más allá de cualquier posible reconstrucción. | ISO 15489-1:2016 |
| Disposición | Rango de procesos asociados con la implementación de decisiones de retención, destrucción o transferencia de registros que están documentadas en las autoridades de disposición u otros instrumentos. | ISO 15489-1:2016 |
| Autoridad de disposición | Instrumento que define las acciones de disposición que están autorizadas para registros específicos. | ISO 15489-1:2016 |
| Documentación | Colección de documentos que describen operaciones, instrucciones, decisiones, procedimientos y reglas comerciales relacionadas con una función, proceso o transacción determinados. | ISO/TR 26122:2008 |
| Emulación | Uso de un sistema de procesamiento de datos para imitar otro sistema de procesamiento de datos, de modo que el sistema imitador acepte los mismos datos, ejecute los mismos programas y logre los mismos resultados que el sistema imitado. | ISO 13008:2012 |
| Cifrado | Transformación (reversible) de datos mediante un algoritmo criptográfico para producir texto cifrado, es decir, para ocultar el contenido de información de los datos. | ISO 13008:2012 |
| Evidencia | Documentación de una transacción. | ISO 30300:2011 |
| Formato de archivo | Codificación de un tipo de archivo que se puede representar o interpretar de una manera coherente, esperada y significativa a través de la intervención de una pieza particular de software o hardware que ha sido diseñado para manejar ese formato. | ISO 13008:2012 |
| Función | Group of activities that fulfils the major responsibilities for achieving the strategic goals ofGrupo de actividades que cumple con las principales responsabilidades para lograr los objetivos estratégicos de una entidad empresarial. | ISO 15489-1:2016 |
| Análisis funcional | Agrupación de todos los procesos emprendidos para lograr un objetivo estratégico específico de una organización, que descubre relaciones entre funciones, procesos y transacciones que tienen implicaciones para la gestión de registros. | ISO/TR 26122:2008 |
| Integridad | Cualidad de estar completo e inalterado. | ISO 13008:2012 |
| Metadatos | (Registros) datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los registros y su gestión a lo largo del tiempo. | ISO 15489-1:2016 |
| Metadatos para registros | Información estructurada o semiestructurada, que permite la creación, gestión y uso de registros a lo largo del tiempo y dentro y entre dominios. | ISO 23081-2:2009 |
| Migración | Proceso de mover registros de una configuración de hardware o software a otra sin cambiar el formato. | ISO 30300:2011 |
| Práctica | Acciones realizadas para ejecutar procedimientos. Las prácticas se miden mediante registros u otra evidencia que registre las acciones completadas. | ISO 16363:2012 |
| Preservación | Procesos y operaciones involucradas en asegurar la supervivencia técnica e intelectual de documentos auténticos a través del tiempo. | ISO 13008:2012 |
| Plan de implementación de preservación | Una declaración escrita, autorizada por la dirección del repositorio, que describe los servicios que ofrecerá el repositorio para la conservación de los objetos accesados al repositorio de acuerdo con la Política de Conservación. | ISO 16363:2012 |
| Metadatos de preservación | Metadatos que respaldan la viabilidad, la capacidad de reproducción, la comprensibilidad, la autenticidad y la identidad de los objetos digitales en un contexto de preservación. | ISO 13008:2012 PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008 |
| Política de conservación | Declaración escrita, autorizada por la administración del repositorio, que describe el enfoque que debe tomar el repositorio para la preservación de los objetos ingresados al repositorio. La Política de Preservación es consistente con el Plan Estratégico de Preservación. | ISO 16363:2012 |
| Plan estratégico de preservación | Una declaración escrita, autorizada por la administración del repositorio, que establece las metas y objetivos para lograr esa parte de la misión del repositorio relacionada con la preservación. Los planes estratégicos de preservación pueden incluir planes a corto y largo plazo. | ISO 16363:2012 |
| Procedimiento | Una declaración escrita que especifica las acciones necesarias para completar un servicio o lograr un estado o condición específicos. Los procedimientos especifican cómo se deben cumplir varios aspectos de los planes de implementación de preservación relevantes. | ISO 16363:2012 |
| Registro(s) | Información creada, recibida y mantenida como evidencia y como un activo por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de negocios. | ISO 15489-1:2016 |
| Gestión de registros | Área de gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia de una información sobre actividades y transacciones comerciales en forma de registros. | ISO 15489-1:2016 |
| Sistema de registros | Sistema de información que captura, gestiona y da acceso a registros a lo largo del tiempo. (Nota: Un sistema de registros puede constar de elementos técnicos, como software, que puede estar diseñado específicamente para administrar registros o para algún otro propósito comercial, y elementos no técnicos que incluyen políticas, procedimientos, personas y otros agentes, y responsabilidades asignadas. | ISO 15489-1:2016 |
| Fiabilidad | Medida de la integridad y exactitud de la representación de transacciones y actividades, o de los hechos que dan fe. | ISO 13008:2012 |
| Replicación | Migración digital donde no hay cambios en la información del empaque, la información del contenido y la información de descripción de preservación. (Nota: los bits utilizados para representar estos objetos de información se conservan en la transferencia a la misma instancia de medios o una nueva). | ISO 13008:2012 |
| Esquema | Plan lógico que muestra las relaciones entre elementos de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para el uso y gestión de metadatos específicamente en lo que se refiere a la semántica, la sintaxis y la opcionalidad (nivel de obligación) de los valores. | ISO 15489-1:2016 |
| Transacción | La unidad más pequeña de un proceso de trabajo que consiste en un intercambio entre dos o más participantes o sistemas. | ISO/TR 26122:2008 |
| Usabilidad | (Registros) propiedad de poder ser localizados, recuperados, presentados e interpretados. | ISO 13008:2012 |
| Validación | Confirmación, mediante la provisión de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos para un uso o aplicación específicos previstos. | ISO 13008:2012 |