Destruction des dossiers
Que les documents soient dans bureau d'origine et / aux archives , la plupart des documents sont finalement détruits. Certains dossiers sont détruits au bout de deux ans, tandis que d'autres, tels que les dossiers personnels ou médicaux, sont conservés pendant une période beaucoup plus longue en raison de leur valeur historique ou informative. ARMS décrit et catalogue ces documents et les informations sont ensuite utilisées pour fournir des guides aux futurs chercheurs.
Tous les documents des Nations Unies , qu'ils soient papier ou électroniques, doivent être détruits conformément aux calendriers de conservation approuvés . Si les documents ne doivent pas être détruits lorsqu'ils en ont encore besoin, il est également important de ne pas conserver les enregistrements plus longtemps que nécessaire, afin de minimiser les coûts de stockage et d'améliorer l'efficacité de la recherche. Si une décision est prise de conserver les documents plus longtemps que la période de conservation minimale, le motif de la décision doit être documenté pour faciliter l'élimination à une date ultérieure.
Élimination du papier dans les bureaux des Nations Unies
Les documents dont la conservation est inférieure à deux ans doivent être éliminés sur place. Si un bureau a un calendrier de conservation approuvé et que la période de conservation des documents a expiré, le personnel désigné pour éliminer les documents doit:
- Fournir la documentation de base des documents à détruire. Une description de haut niveau de la série de documents à détruire avec la fourchette de dates (par exemple, les dossiers des préparatifs de voyage, 2012-2014) suffit pour documenter la destruction des documents à des fins de transparence et de responsabilité. Les journaux de destruction des enregistrements doivent être classés avec d'autres fichiers de gestion des enregistrements, tels que la liste des dossiers qui ont été transférés à ARMS pour stockage, etc.
- Obtenez l'autorisation d'élimination auprès des gestionnaires. Aucune autorisation d'ARMS n'est requise.
- Demandez des bacs pour la destructions des documents sécurisés via Unite Self Service . Selon le département et la nature des dossiers, les dossiers sensibles peuvent également être déchiquetés «in situ ».
Les documents doivent toujours être éliminés avec le même niveau de sécurité que celui appliqué au cours de leur vie. Veuillez noter qu'une attention particulière doit être accordée aux documents contenant des informations personnelles sensibles. Veuillez consulter ST/SGB/2007/6 pour plus d'informations.
Les bureaux des Nations Unies sont encouragés à procéder à un nettoyage annuel de leurs archives, de préférence en janvier de chaque année, l’année civile étant le facteur de rétention le plus fréquent.
Disposition du papier aux archives
Pour les documents qui ont été transférés vers les référentiels ARMS, deux niveaux d'autorisation sont requis pour la destruction des enregistrements.
- ARMS suivra le calendrier de conservation approuvé et enverra une liste des documents devant être éliminés à un haut fonctionnaire du bureau propriétaire des documents, pour approbation.
- Une fois l'approbation reçue du bureau d'origine, le Chef du Département du soutien opérationnel ou son autorité déléguée donnera l'autorisation finale pour la destruction. ARMS ne dispose pas de documents sans le consentement du bureau compétent.
Élimination des enregistrements électroniques
Les enregistrements électroniques ne peuvent être supprimés ou détruits que conformément aux calendriers de conservation approuvés . Si votre bureau n'a pas de calendrier de conservation, veuillez nous contacter pour obtenir des conseils.
Systèmes de gestion de documents:
- Dans un système de gestion du contenu tel que SharePoint, tous les documents sont associés à des calendriers de conservation au moment de leur création. Lorsque les documents sont éligibles à la
- Les utilisateurs doivent toutefois régulièrement éliminer les brouillons, les copies pratiques dans leur site SharePoint respectif. Le calendrier de conservation des documents communs à tous les bureaux des Nations Unies (RCUN) peut être utilisé pour éliminer les copies de commodité.
Disques durs externes:
- Pour supprimer définitivement les documents électroniques stockés sur des supports externes tels que des clés ou des disques durs externes, etc., il ne suffit pas de supprimer les enregistrements car les données peuvent être facilement récupérées. Il est particulièrement important d'utiliser les techniques de désinfection appropriées pour s'assurer que le contenu sensible est correctement retiré de l'appareil. Veuillez consulter le guide d'élimination de l'équipement OICT.