Glossaire
| Terme | Description | La source |
|---|---|---|
| Accéder | Le droit, l'opportunité ou les moyens de trouver, d'utiliser ou de récupérer des informations. | ISO 15489-1:2016 |
| Copie d'accès | Une copie ou une reproduction de documents ou de documents d'archives qui est utilisée spécifiquement pour le partage d'informations et/ou pour protéger les originaux contre les dommages ou le vol. | |
| Politique d'accès | Déclaration écrite, autorisée par la direction du référentiel, décrivant la démarche à adopter par le référentiel pour donner accès aux objets accédés au référentiel. | ISO 16363:2012 |
| Accession | Le processus de transfert de la garde physique des documents documentaires à l'institution d'archives. | |
| Responsabilité | Le principe selon lequel les individus, l'organisation et la communauté sont responsables de leurs actes et peuvent être tenus de les expliquer aux autres. | ARMA International |
| Documents courrants | Documents fréquemment utilisés, quelle que soit leur date de création, nécessaires pour les affaires courantes liées à l'administration ou à la fonction de l'organisation. Ces registres sont généralement conservés dans les bureaux et les serveurs ou systèmes principaux, à portée de main. Aussi connu sous le nom de dossiers actuels. | |
| Activité | Tâche majeure exécutée par une entité commerciale dans le cadre d'une fonction ( voir: fonction). | ISO 15489-1:2016 |
| Dossiers administratifs | SAA Glossary |
|
| Agrégation | Enregistrements accumulés ou collectés organisés en groupes ou séries. | |
| Système d'archivage | Collecte organisée de matériel, de logiciels, de politiques, de procédures et de personnes, qui maintient, stocke, gère et rend les enregistrements disponibles au fil du temps. | ISO 23081-2:2009 |
| Attribut | Caractéristique d'un objet ou d'une entité. | ISO/IEC 11179-3:2003 |
| Authenticité | Enregistrement qui peut être prouvé être ce qu'il prétend être, avoir été créé ou envoyé par la personne censée l'avoir créé ou envoyé, et avoir été créé ou envoyé au moment prévu. | ISO 13008:2012 |
| Plan de classement | Outil de liaison des enregistrements au contexte de leur création. | ISO 15489-1:2016 |
| Classification | Identification et / ou organisation systématique des activités commerciales et / ou des enregistrements en catégories selon des conventions, des méthodes et des règles de procédure structurées de manière logique. | ISO 15489-1:2016 |
| Contenu | Informations sur le sujet d'un document | ISO 13008:2012 |
| Conversion | Processus de changement des enregistrements d'un format à un autre | ISO 15489-1:2016 |
| (Record) processus de changement des documents d'un format à un autre tout en conservant les caractéristiques des documents | ISO 13008:2012 |
|
| Nettoyage des données | Processus d'examen et de correction des données pour s'assurer que les données sont dans un format normalisé (Remarque : une correction peut être effectuée en cas d'incomplétude, de formatage incorrect, d'obsolescence, de duplication, etc. base de données à une autre. | ISO 13008:2012 |
| Destruction | Processus d'élimination ou de suppression d'un enregistrement, au-delà de toute reconstruction possible. | ISO 15489-1:2016 |
| Disposition | Gamme de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des dossiers qui sont documentées dans les autorisations d'élimination ou d'autres instruments. | ISO 15489-1:2016 |
| Autorité de disposition | Instrument qui définit les actions d'élimination autorisées pour les documentsencryptio spécifiés. | ISO 15489-1:2016 |
| Documentation | Collection de documents décrivant les opérations, les instructions, les décisions, les procédures et les règles commerciales liées à une fonction, un processus ou une transaction donnée. | ISO/TR 26122:2008 |
| Émulation | Utilisation d'un système de traitement de données pour imiter un autre système de traitement de données, de sorte que le système d'imitation accepte les mêmes données, exécute les mêmes programmes et obtienne les mêmes résultats que le système imité. | ISO 13008:2012 |
| Chiffrement | Transformation (réversible) de données par un algorithme cryptographique pour produire du texte chiffré, c'est-à-dire pour masquer le contenu informationnel des données. | ISO 13008:2012 |
| Preuve | Documentation d'une transaction. | ISO 30300:2011 |
| Format de fichier | L’encodage d'un type de fichier qui peut être rendu ou interprété de manière cohérente, attendue et significative grâce à l'intervention d'un élément particulier de logiciel ou de matériel qui a été conçu pour gérer ce format. | ISO 13008:2012 |
| Fonction | Groupe d'activités qui remplit les principales responsabilités pour atteindre les objectifs stratégiques d'une entité commerciale. | ISO 15489-1:2016 |
| Analyse fonctionnelle | Regroupement de tous les processus entrepris pour atteindre un objectif spécifique et stratégique d'une organisation, qui révèle les relations entre les fonctions, les processus et les transactions qui ont des implications pour la gestion des documents. | ISO/TR 26122:2008 |
| Intégrité | Qualité d'être complet et inchangé | ISO 13008:2012 |
| Métadonnées | (Enregistrements) des données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents et leur gestion dans le temps. | ISO 15489-1:2016 |
| Métadonnées pour les documents | Informations structurées ou semi-structurées, qui permettent la création, la gestion et l'utilisation d'enregistrements dans le temps et dans et entre les domaines. | ISO 23081-2:2009 |
| Migration | Processus de déplacement des enregistrements d'une configuration matérielle ou logicielle à une autre sans changer le format. | ISO 30300:2011 |
| Pratique | Actions menées pour exécuter les procédures. Les pratiques sont mesurées par des « logs » ou d'autres preuves qui enregistrent les actions terminées. | ISO 16363:2012 |
| Préservation | Processus et opérations permettant d'assurer la survie technique et intellectuelle de documents authentiques dans le temps. | ISO 13008:2012 |
| Plan de mise en œuvre de la préservation | Une déclaration écrite, autorisée par la direction du référentiel, qui décrit les services à offrir par le référentiel pour la conservation des objets inscrits dans le référentiel conformément à la politique de préservation. | ISO 16363:2012 |
| Métadonnées de conservation | Métadonnées qui soutiennent la viabilité, le rendu, la compréhensibilité, l'authenticité et l'identité des objets numériques dans un contexte de préservation. | ISO 13008:2012 PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008 |
| Politique de préservation | Déclaration écrite, autorisée par la direction du référentiel, décrivant la démarche à adopter par le référentiel pour la conservation des objets inscrits dans le référentiel. La politique de préservation est conforme au plan stratégique de préservation. | ISO 16363:2012 |
| Plan stratégique de préservation | Une déclaration écrite, autorisée par la direction du dépôt, qui énonce les buts et objectifs pour réaliser la partie de la mission du dépôt concerné par la préservation. Les plans stratégiques de préservation peuvent inclure des plans à long et à court terme. | ISO 16363:2012 |
| Procédure | Une déclaration écrite qui spécifie les actions requises pour terminer un service ou pour atteindre un état ou une condition spécifique. Les procédures précisent comment les divers aspects des plans de mise en œuvre de la préservation pertinents doivent être exécutés. | ISO 16363:2012 |
| Enregistrement(s) | Informations créées, reçues et conservées à titre de preuve et d'actif par une organisation ou une personne, dans le cadre de l'exécution d'obligations légales ou dans la transaction de l’organisation. | ISO 15489-1:2016 |
| La gestion des dossiers | Domaine de gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la maintenance, de l'utilisation et de l'élimination des documents, y compris les processus de saisie et de conservation des preuves d'informations sur les activités et les transactions sous forme de registres. | ISO 15489-1:2016 |
| Système d'enregistrement | Système d'information qui capture, gère et donne accès aux documents au fil du temps. (Remarque : un système d'enregistrement peut comprendre des éléments techniques tels que des logiciels, qui peuvent être conçus spécifiquement pour gérer des documents ou à d'autres fins organisationnelle, et des éléments non techniques, notamment des politiques, des procédures, des personnes et d'autres agents, ainsi que des responsabilités attribuées. | ISO 15489-1:2016 |
| Fiabilité | Mesure de l'exhaustivité et de l'exactitude de la représentation des transactions et des activités, ou des faits dont elles attestent. | ISO 13008:2012 |
| Réplication | Migration numérique sans modification des informations d'emballage, des informations de contenu et des informations de description de conservation. (Remarque : les bits utilisés pour représenter ces objets d'information sont conservés lors du transfert vers la même ou une nouvelle instance de média). | ISO 13008:2012 |
| Schéma/ Plan de classement | Plan logique montrant les relations entre les éléments de métadonnées, normalement en établissant des règles pour l'utilisation et la gestion des métadonnées spécifiquement en ce qui concerne la sémantique, la syntaxe et le caractère facultatif (niveau d'obligation) des valeurs. | ISO 15489-1:2016 |
| Transaction | Plus petite unité d'un processus de travail consistant en un échange entre deux ou plusieurs participants ou systèmes. | ISO/TR 26122:2008 |
| Accessibilité | (Records) propriété de pouvoir être localisé, récupéré, présenté et interprété. | ISO 13008:2012 |
| Validation | Confirmation, par la fourniture de preuves objectives, que les exigences pour une utilisation ou une application prévue spécifique ont été remplies. | ISO 13008:2012 |