Glossary
| المصطلح | البيان | مصدر |
|---|---|---|
| الاطلاع | الحق في البحث عن المعلومات أو استخدامها أو استردادها، أو فرصة أو وسيلة البحث عنها. | ISO 15489-1:2016 |
| النسخة المسموح بالاطلاع عليها | نسخة أو صورة من السجلات أو مواد المحفوظات تُستخدم خصيصاً لتبادل المعلومات و/أو لحماية النسخ الأصلية من التلف أو السرقة. | |
| سياسة الاطلاع على السجلات | بيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف النهج الذي يتعين على المستودع اتباعه لتوفير إمكانية الاطلاع على الأشياء المحفوظة في المستودع. | ISO 16363:2012 |
| الإلحاق | عملية نقل العهدة المادية للمواد الوثائقية إلى مؤسسة المحفوظات. | |
| المساءلة | المبدأ القائل بأن الأفراد والمنظمة والمجتمع مسؤولون عن أفعالهم وقد يطلب منهم شرحها للآخرين. | ARMA International |
| السجلات النشطة | السجلات المستخدمة بشكل متكرر، بغض النظر عن تاريخ إنشائها، والمطلوبة للأعمال الحالية المتعلقة بإدارة أو وظيفة المنظمة. وعادة ما يحتفظ بهذه السجلات في مكاتب وخواديم أو أنظمة أساسية، في متناول اليد. وتُعرف أيضاً بالسجلات الحالية. | |
| النشاط | المهمة الرئيسية التي يقوم بها كيان أعمال كجزء من وظيفة (انظر: وظيفة). | ISO 15489-1:2016 |
| السجلات الإدارية | السجلات التي تسهل عمليات المنظمة وإدارتها، ولكنها لا ترتبط مباشرة بالبرامج التي تساعد الوكالة على تحقيق مهمتها. وهي شائعة في معظم المنظمات. ومن الأمثلة على ذلك المراسلات الاعتيادية أو المراسلات بين المكاتب؛ والسجلات المتعلقة بالموارد البشرية والمعدات واللوازم والمرافق؛ والمواد المرجعية والتقارير الاعتيادية ومهام العمل ودفاتر المواعيد وسجلات الهاتف. | SAA Glossary |
| التجميع | السجلات المتراكمة أو المجمعة التي يتم تنظيمها في مجموعات أو سلاسل. | |
| نظام المحفوظات | مجموعة منظمة من الأجهزة والبرامج والسياسات والإجراءات والأشخاص، تحافظ على السجلات وتخزنها وتديرها وتجعلها متاحة بمرور الوقت. | ISO 23081-2:2009 |
| الصفة | سمة شيء أو كيان | ISO/IEC 11179-3:2003 |
| صحة السجل | السجل الذي يمكن إثبات ما يزعمه، وأن يكون قد أنشأه أو أرسله الشخص الذي يزعم أنه هو من أنشأه أو أرسله، وأنه أُنشئ أو أُرسل في الوقت المزعوم. | ISO 13008:2012 |
| نظام تصنيف الأعمال | أداة لربط السجلات بسياق إنشائها. | ISO 15489-1:2016 |
| التصنيف | تعريف منهجي و/أو ترتيب لأنشطة الأعمال و/أو السجلات في فئات وفقاً لأعراف وأساليب وقواعد إجرائية منظمة تنظيماً منطقياً. | ISO 15489-1:2016 |
| المحتوى | معلومات موضوع وثيقة ما. | ISO 13008:2012 |
| التحويل | عملية تغيير السجلات من شكل إلى آخر. | ISO 15489-1:2016 |
| (سجل) عملية تغيير السجلات من شكل إلى آخر مع الحفاظ على خصائص السجلات. | ISO 13008:2012 |
|
| تطهير البيانات | عملية مراجعة البيانات وتصحيحها لضمان أن تكون البيانات في شكل موحد (ملاحظة: يمكن إجراء التصحيح لعدم اكتمال البيانات، والتنسيق غير الصحيح، والتقادم، والازدواجية، وما إلى ذلك. ويتم ذلك في كثير من الأحيان قبل دمج مجموعات البيانات أو تحويل البيانات من نظام/قاعدة بيانات إلى آخر/أخرى. | ISO 13008:2012 |
| الإتلاف | عملية إزالة أو حذف سجل، على نحو يجعل من المستحيل إعادة إنشائه. | ISO 15489-1:2016 |
| التخلص | مجموعة من العمليات المرتبطة بتنفيذ قرارات الإبقاء على بالسجلات أو إتلافها أو نقلها، والموثقة في سلطات التخلص من السجلات أو غيرها من الصكوك. | ISO 15489-1:2016 |
| سلطة التخلص من السجلات | صك يحدد إجراءات التخلص المسموح بها لسجلات محددة. | ISO 15489-1:2016 |
| التوثيق | مجموعة الوثائق التي تصف العمليات والتعليمات والقرارات والإجراءات وقواعد العمل المتعلقة بوظيفة أو عملية أو معاملة معينة. | ISO/TR 26122:2008 |
| المضاهاة | استخدام نظام معالجة البيانات لتقليد نظام آخر لمعالجة البيانات، بحيث يقبل النظام المقلِّد نفس البيانات، وينفذ نفس البرامج، ويحقق نفس النتائج التي يحققها النظام المقلَّد. | ISO 13008:2012 |
| التشفير | (ذو وجهين) تحويل البيانات بواسطة خوارزمية مشفِّرة لإنتاج نص مشفر، أي لإخفاء محتوى المعلومات من البيانات. | ISO 13008:2012 |
| الدليل | توثيق معاملة ما. | ISO 30300:2011 |
| شكل الملف | ترميز نوع ملف يمكن تقديمه أو تفسيره بطريقة متسقة ومتوقعة وذات مغزى من خلال تدخل برنامج أو جهاز معين صمِّم للتعامل مع هذا الشكل. | ISO 13008:2012 |
| الوظيفة | مجموعة من الأنشطة التي تضطلع بالمسؤوليات الرئيسية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية لأي كيان أعمال. | ISO 15489-1:2016 |
| التحليل الوظيفي | تجميع جميع العمليات المضطلع بها لتحقيق هدف استراتيجي محدد للمنظمة، وهو ما يكشف العلاقات الرابطة بين الوظائف والعمليات والمعاملات التي لها آثار على إدارة السجلات. | ISO/TR 26122:2008 |
| الاكتمال | صفة اكتمال الشيء وعدم تبدّله. | ISO 13008:2012 |
| البيانات الوصفية | (سجلات) بيانات تصف سياق السجلات ومحتواها وهيكلها وإدارتها بمرور الزمن. | ISO 15489-1:2016 |
| البيانات الوصفية للسجلات | معلومات منظمة أو شبه منظمة، وهو ما يمكّن من إنشاء السجلات وإدارتها واستخدامها بمرور الوقت وداخل المجالات وفي ما بينها. | ISO 23081-2:2009 |
| الترحيل | عملية نقل السجلات من نسق معدات حاسوبية أو نسق برمجيات إلى آخر دون تغيير الشكل. | ISO 30300:2011 |
| الممارسة | الأعمال المنجزة لتنفيذ الإجراءات. وتقاس الممارسات بالسجلات أو غيرها من الأدلة التي تسجل الأعمال المنجزة. | ISO 16363:2012 |
| الحفظ | العمليات والعمليات التي تنطوي عليها ضمان البقاء التقني والفكري للسجلات الأصيلة بمرور الزمن. | ISO 13008:2012 |
| خطة تنفيذ الحفظ | بيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف الخدمات التي سيقدمها المستودع للحفاظ على الأشياء الملحقة بالمستودع وفقاً لسياسة الحفظ. | ISO 16363:2012 |
| بيانات الحفظ الوصفية | البيانات الوصفية التي تدعم صلاحية الكائنات الرقمية وقابليتها للتجسيد وقابليتها للفهم وأصالتها وهويتها في سياق الحفظ. | ISO 13008:2012 PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata, v.2.0, March 2008 |
| سياسة الحفظ | بيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، يصف النهج الذي يتعين على المستودع اتباعه للحفاظ على الأشياء الملحقة بالمستودع. وسياسة الحفظ متسقة مع الخطة الاستراتيجية للحفظ. | ISO 16363:2012 |
| الخطة الاستراتيجية للحفظ | بيان مكتوب، صادر بإذن من إدارة المستودع، ينص على الأهداف والغايات لتحقيق الجزء من مهمة المستودع المتعلق بالحفظ. وقد تشمل الخطط الاستراتيجية للحفظ خططاً طويلة الأجل وقصيرة الأجل. | ISO 16363:2012 |
| الإجراء | بيان مكتوب يحدد الإجراءات المطلوبة لإكمال خدمة أو لتحقيق حالة أو شرط معين. وتحدد الإجراءات كيفية الوفاء بمختلف جوانب خطط تنفيذ الحفظ ذات الصلة. | ISO 16363:2012 |
| السجل (سجلات) | المعلومات المنشأة، والمتلقاة والمحفوظة بمثابة دليل والمعلومات الواردة من منظمة أو شخص، تبعاً لالتزامات قانونية أو في معاملات تجارية. | ISO 15489-1:2016 |
| إدارة السجلات | المعلومات المنشأة، والمتلقاة والمحفوظة بمثابة دليل والمعلومات الواردة من منظمة أو شخص، تبعاً لالتزامات قانونية أو في معاملات تجارية. | ISO 15489-1:2016 |
| نظام السجلات | نظام المعلومات الذي يستوعب السجلات ويديرها ويوفر سبل الاطلاع عليها بمرور الوقت. (ملاحظة: يمكن أن يتألف نظام السجلات من عناصر تقنية مثل البرامجيات، التي يمكن تصميمها خصيصاً لإدارة السجلات أو لأغراض تجارية أخرى، وعناصر غير تقنية تشمل السياسة العامة والإجراءات والأشخاص والعناصر الفاعلة الأخرى، والمسؤوليات المسندة. | ISO 15489-1:2016 |
| الموثوقية | قياس اكتمال ودقة تمثيل المعاملات والأنشطة، أو الحقائق التي تشهد عليها. | ISO 13008:2012 |
| النسخ المتماثل | الترحيل الرقمي حيث لا يوجد أي تغيير في معلومات التعبئة والتغليف ومعلومات المحتوى ومعلومات وصف الحفظ. (ملاحظة: وحدات البِت المستخدمة لتمثيل كائنات المعلومات هذه محفوظة عند النقل إلى نفس الوسيط مثيل أو الوسيط الجديد). | ISO 13008:2012 |
| النظام | خطة منطقية تبين العلاقات القائمة بين عناصر البيانات الوصفية، عادة من خلال وضع قواعد لاستخدام وإدارة البيانات الوصفية على وجه التحديد في ما يتعلق بالدلالات وبناء الجملة واختيارية (مستوى الإلزام) القيم. | ISO 15489-1:2016 |
| المعاملة | أصغر وحدة في طريقة عمل تتكون من تبادل بين اثنين أو أكثر من المشاركين أو الأنظمة. | ISO/TR 26122:2008 |
| قابلية الاستخدام | (سجلات) خاصية القدرة على تحديد مكانها واستردادها وتقديمها وتفسيرها. | ISO 13008:2012 |
| التصديق | التأكيد، من خلال تقديم أدلة موضوعية، بأن متطلبات الاستخدام أو التطبيق المراد على وجه محدَّد قد استوفيت. | ISO 13008:2012 |