Передача документов в АРМС
Отдел по менеджменту архивов и документов ООН (АРМС) хранит неактивные документы из разных отделений Организации Объединенных Наций расположенных в Центральных учреждениях ООН, из специальных групп созданных Секретариатом или Советом Безопасности, а также документы из операций по поддержанию мира (ОПМ) и специальных политических миссий.
Следующие ниже процедуры предназначены для сотрудников ООН, находящихся в штаб-квартире и на местах. Специальные группы и органы, созданные Секретариатом ООН или Советом Безопасности, должны связаться с АРМС, прежде чем планировать, как документы будут организованы, заархивированы и / или уничтожены по окончании срока их полномочий. АРМС будет предоставлять консультационные услуги по ведению документации для бумажных и электронных документов. Эти офисы должны всегда связываться с АРМС перед передачей документации, будь то в бумажном или электронном формате. Пожалуйста, прочтите «Руководство: перенос записей и архивов в Отдел по менеджменту архивов и документов (АРМС)» на этапах планирования передачи ваших документов.
Идентифицируйте свои документы
Перед началом процесса передачи, рекомендуется просмотреть документы и информацию хранящуюся в вашем офисе. Некоторые из документов находящихся у вас на хранении могут не входить в состав документации, например, справочные копии, черновики или дубликаты, документы ООН, публикации ООН и т. д. Их не следует передавать в АРМС. Для офисов которые закрывают свои операции, таких как специальные органы ООН и миротворческие операции, рекомендуется инвентаризация ваших бумажных и цифровых документов, особенно если они не хранятся в централизованно управляемых информационных системах. Если вам необходимо передать цифровые документы в АРМС, пожалуйста свяжитесь с нашим офисом: arms@un.org, прежде чем заполнять форму запроса на передачу.
Изучите графики хранения
Перед передачей документов в АРМС следует пересмотреть графики хранения, поскольку некоторые документы могут не подлежать передаче. Если в вашем офисе нет графика хранения или вы не уверены, обратитесь в АРМС.
Организуйте свои документы
Первый шаг - организовать документы в серии охватывающие определенный диапазон дат. Серии - это группы документов, организованные в соответствии с файловой системой или поддерживаемые как единое целое, потому что они являются результатом одного и того же процесса накопления или хранения, либо в результате одной и той же деятельности. Серии документов перечислены в ваших графиках хранения. Примеры серий документов включают: Официальные файлы статуса; файлы контрактов; медицинские карты персонала; файлы аудита, и т. д.
После того, как вы определили и сгруппировали серию документов для передачи, вы можете перейти к форме передачи записей АРМС в Самообслуживание Юнайт (Unite Self Service).
Использование электронной формы
Шаг 1 - Заполните контактную информацию пользователя в электронной форме.
Шаг 2 - Выберите «основной» или «административный», что приведет вас либо к вашему ведомственному графику, либо к графику удержания RCUN.
Шаг 3 - Определите серии документов которые могут быть переданы
Шаг 4 - Отправьте онлайн-форму на утверждение координатору документов вашего отдела.
Шаг 5 - Координатор документов утверждает передачу документов в режиме онлайн и отправляет ее в АРМС на утверждение.
Шаг 6 - АРМС обрабатывает запрос и организует доставку ящиков в офис.
Шаг 7 - Упакуйте ящики в соответствии с приведенной ниже инструкцией, заполните список папок электронной формы для каждого ящика и отправьте электронную форму в АРМС.
Шаг 8 - АРМС утверждает список ящиков / папок с файлами и принимает меры для того, чтобы ящики были забраны и отправлены в Центр документов.
Шаг 9 - Отчет о контроле доступа, который включает все серии документов, информацию о ящиках и папках, а также регистрационный номер, будет отправлен вам в электронном виде. Регистрационный номер должен быть сохранен, чтобы облегчить будущие запросы на поиск документов.
Упакованные документов для передачи
Содержимое ящика. Файлы, принадлежащие к одной серии и имеющие одинаковый срок хранения, должны быть упакованы вместе
Hе документы. Пустые формы, личные вещи, печатные документы, и публикации Организации Объединенных Наций, собранные в информационных целях, следует удалить и утилизировать перед упаковкой документов.
Подача материалов. . Активные документы должны были храниться в папках из манильского или прессованного картона. Если это не так, следует удалить скоросшиватель на кольцах и перед упаковкой поместить документы в помеченные манильские папки. Следует удалить лишние материалы для хранения документов, такие как подвесные папки, направляющие / разделители для файлов и зажимы для папок.
Последовательность файлов. . Файлы должны быть расположены в порядке документов или в порядке списка файлов.
Предел ящика. . В ящик следует помещать не более одного фута документов чтобы предотвратить переполнение ящиков.
Нумерация ящиков. . Офисы должны написать свои аббревиатуры и номер ящика на двух сторонах ящика. Нумерация ящик должна включать конкретные и общие номера ящиков, например. 1/12, 2/12, 3/12, 4/12 и т. д.
Этикетка ящика. . Когда запрос на передачу будет рассмотрен Отделом по менеджменту архивов и документов, АРМС предоставит и прикрепит этикетки со штрих-кодом к ящикам для документов, чтобы отслеживать местоположение и контролировать документами.
См. Также: Приложение 2 «Инструкция по упаковке ящиков» к руководству ARMS по передаче документации и архивов.