كيفية وضع نظام لتصنيف الملفات

وضع نظام لتصنيف الملفات هو عملية تحديد فئة أو فئات أنشطة الأعمال والسجلات التي تنشئها، وتجميعها، إذا كان ذلك ممكناً، بغرض تسهيل التوصيف والتحكم ووضع الروابط وتحديد وقت إتلافها وإمكانية النفاذ إليها. ويستند وضع نظام لتصنيف الملفات إلى تحليل للوظائف والأنشطة التي تضطلع بها منظمة ما، أي بعبارة أخرى على أساس تحليل لما تقوم به المنظمة.

وهناك العديد من الأسباب التي تبرِّر فائدة تجميع السجلات:

• الاحتفاظ بالوثائق والسجلات ذات الصلة معاً؛
• تسهيل العثور على المعلومات التي نبحث عنها؛
• توفير سياق للوثائق والسجلات الفردية؛
• توحيد مصطلحات العناوين من أجل البحث؛
• مساعدة المستخدمين على استخدام نفس المصطلحات في تنظيم السجلات؛
• تحديد ملكية أي مجموعة من السجلات أو الجهة المسؤولة عن إدارتها.

وتقع المسؤولية الرئيسية عن وضع نظام لتصنيف الملفات للسجلات التي تدل على أنشطة الأعمال التي تقوم بها الأمم المتحدة على عاتق كل مكتب. لكن قسم إدارة المحفوظات والسجلات بإمكانه أن يمد يد المساعدة، وإذا كنت بحاجة إلى مثل هذه المساعدة، يرجى الاتصال بنا.

وللشروع في ذلك، ينبغي أن يجري منسق إدارة السجلات في المكتب تحليلا لمهام المكاتب وأنشطته، مما يفضي إلى إنشاء مجموعات رئيسية – وهي المهام - وأفرقتها الفرعية – وهي الأنشطة. وبذلك يمكن استخدام مجموعة متنوعة من الأساليب، ونوصي بالاطلاع على ولاية المكاتب، وأي وثيقة سياساتية قد تتضمن اختصاصات المكتب، وأي إجراءات تشغيل موحدة متاحة. وقد تساعد المقابلات مع الزملاء في المكتب على فهم المهام الرئيسية المُضطلع بها لإنجاز كل وظيفة من الوظائف المحددة. ويوصى بالاطلاع على نظم تصنيف الملفات القائمة لتحديد الوظائف الموضوعية المشتركة وإعادة استخدام هذه الهياكل في وضع نظم تصنيف جديدة (مثلا نظام تصنيف ملفات عمليات السلام والجداول الزمنية للإبقاء على السجلات).