Transferir registros a ARMS
La Sección de Gestión de Archivos y Registros (ARMS) almacena registros inactivos de las oficinas de las Naciones Unidas con sede en la Sede de las Naciones Unidas, de los paneles especiales creados por la Secretaría o del Consejo de Seguridad y registros de las operaciones de mantenimiento de la paz (PKO) y las misiones políticas especiales.
Los siguientes procedimientos están destinados al personal de las Naciones Unidas ubicado en la Sede y sobre el terreno. Los paneles y órganos especiales creados por la Secretaría de la ONU o el Consejo de Seguridad deben comunicarse con ARMS antes de planificar cómo se organizarán, archivarán y / o eliminarán los registros al final de su mandato. ARMS proporcionará servicios de asesoramiento sobre mantenimiento de registros en papel y electrónicos. Estas oficinas siempre deben comunicarse con ARMS antes de transferir los registros, ya sea en papel o en formato electrónico. Lea la Directriz: Transferencia de registros y archivos al enlace de la Sección de administración de archivos y registros (ARMS) durante las etapas de planificación de la transferencia de registros.
Identifique sus registros
Es una buena idea revisar los registros y la información que tiene en su oficina antes de iniciar el proceso de transferencia de registros. Algunos de los documentos que tiene bajo su custodia pueden no ser registros, como copias de referencia, borradores o copias duplicadas, documentos de la ONU, publicaciones de la ONU, etc. Estos no deben ser transferidos a ARMS. Para las Oficinas que cierran sus operaciones, como los organismos ad-hoc de la ONU, Operaciones de Paz, es una buena práctica hacer un inventario de sus registros impresos y digitales, especialmente si no se encuentran en sistemas de información administrados centralmente. Si necesita transferir registros digitales a ARMS, comuníquese con nuestra oficina: arms@un.org antes de completar el formulario de solicitud de transferencia.
Revisar los cronogramas de retención
Los programas de retención deben revisarse antes de transferir registros a ARMS, ya que algunos registros pueden no estar sujetos a transferencia. Si su oficina no tiene un horario de retención o no está seguro, comuníquese con ARMS.
Organiza tus registros
El primer paso es organizar los registros en series de registros que cubran un rango de fechas específico. Las series son grupos de registros ordenados de acuerdo con un sistema de archivo o mantenidos como una unidad porque resultan del mismo proceso de acumulación o archivo, o como resultado de la misma actividad. Las series de registros se enumeran en sus programas de retención. Ejemplos de series de registros incluyen: Archivos de estado oficial; archivos de contratos; expedientes médicos del personal; archivos de auditoría, etc.
Una vez que haya identificado y agrupado la serie de registros que se transferirá, puede continuar con el Formulario de transferencia de registros de ARMS en Unite Self Service.
Ver también: Anexo 1 "Instrucciones para completar el Formulario de transferencia de registros (RTF)" de la directriz de transferencia de registros y archivos a ARMS.
Usando el formulario electrónico
Paso 1 - Complete la información de contacto del usuario en el formulario electrónico.
Paso 2 - Elija "sustantivo" o "administrativo" que lo llevará a su horario departamental o al horario de retención de RCUN.
Paso 3 - Identifique la serie de registros que son elegibles para la transferencia.
Paso 4 - Envíe el formulario electrónico en línea a su coordinador de registros departamental para su aprobación.
Paso 5 - El Coordinador de registros aprueba la transferencia de registros en línea y la envía a ARMS para su aprobación.
Paso 6 - ARMS procesa la solicitud y organiza la entrega de las cajas a la oficina.
Paso 7 - Empaque las cajas de acuerdo con las instrucciones a continuación, complete la lista de carpetas del formulario electrónico de cada caja y envíe el formulario electrónico a ARMS.
Paso 8 - ARMS aprueba la lista de carpetas / carpetas de archivos y hace arreglos para que las cajas sean recogidas y enviadas al Centro de Registro.
Paso 9 - Se le enviará electrónicamente un Informe de control de accesiones, que incluye toda la serie de registros, la información de la caja y la carpeta, así como el número de acceso. El número de acceso debe conservarse para facilitar futuras solicitudes de recuperación de registros.
Ver también: Anexo 3 "Flujo de trabajo que describe los pasos principales del procedimiento" de la directriz de Transferencia de Registros y Archivos a ARMS
Embalaje de registros para transferencia
Contenido de la caja.Los archivos que pertenecen a la misma serie y que tienen el mismo período de retención deben empaquetarse juntos.
No registros.Formularios en blanco y artículos personales. Los formularios en blanco, los artículos personales y los documentos y publicaciones impresos de las Naciones Unidas recopilados con fines informativos deben eliminarse antes de empaquetar los registros.
Material de archivo.Los registros activos deberían haberse archivado en carpetas manila o de cartón prensado. De no ser así, se debe quitar la carpeta de anillas y colocar los registros en carpetas de papel manila etiquetadas antes de empacar. Debe eliminarse el exceso de material de archivo, como carpetas colgantes, guías / separadores de archivos y clips para carpetas.
Secuencia de archivos..Los archivos deben organizarse en un plan de registro o en un orden de lista de archivos.
Límite de caja.No se debe colocar más de un pie de registros en una caja para evitar que se llenen en exceso.
Numeración de casillas.Las oficinas deben escribir sus siglas y un número de casilla en los dos lados de la casilla. La numeración de las casillas debe incluir los números de casilla específicos y totales, ej. 1/12, 2/12, 3/12, 4/12, etc.
Etiqueta de caja.Cuando ARMS haya revisado la solicitud de transferencia, ARMS proporcionará y colocará etiquetas de código de barras en las cajas de registro para rastrear la ubicación y administrar los registros.
Ver también: Anexo 2 "Instrucción para cajas de embalaje" de la directriz Transferencia de Registros y Archivos a ARMS