Будь то документы находятся под хранением в исходном отделе и/или под хранением в ARMS, большинство документов в конечном итоге уничтожаются. Некоторые документы уничтожаются через два года, в то время как другие, такие как кадровые или медицинские документы, сохраняются гораздо дольше из-за их исторической или информационной ценности. ARMS описывает и каталогизирует эти документы, и информация затем используется для предоставления руководств будущим исследователям.
Все записи Организации Объединенных Наций, будь то на бумажных носителях или в электронном виде, должны быть уничтожены в соответствии с утвержденными графиками хранения. Хотя записи не должны уничтожаться, пока они остаются необходимыми, также важно не хранить их дольше, чем это необходимо, чтобы минимизировать расходы на хранение и повысить эффективность их извлечения. Если принимается решение хранить записи дольше минимального периода хранения, необходимо задокументировать причину этого решения, чтобы помочь в их уничтожении в более поздний срок.
Устранение бумаги в офисах Организации Объединенных Наций
Документы с сроком хранения менее двух лет должны уничтожаться на месте. Если офис имеет утвержденный график хранения и срок хранения документов истек, назначенный персонал для уничтожения документов должен:
- Предоставьте основную документацию по записям, которые будут уничтожены. Общий обзор серий записей, которые будут уничтожены, с указанием диапазона дат (например, файлы планов поездок, 2012-2014 гг.) достаточно для документирования уничтожения записей для прозрачности и подотчетности. Документы об уничтожении должны храниться вместе с другими файлами управления записями, такими как список записей, переданных в ARMS для хранения, и т.д.
- Получите разрешение у менеджеров на удаление. Разрешение от ARMS не требуется.
- Запросите безопасные контейнеры для утилизации документов через рабочий заказ в iNeed. В зависимости от отдела и характера документов, конфиденциальные документы также могут быть измельчены "на месте".
Записи всегда должны уничтожаться с тем же уровнем безопасности, который применялся в течение их срока службы. Обратите внимание, что особое внимание следует уделять записям, содержащим конфиденциальную персональную информацию. Пожалуйста, обратитесь к ST/SGB/2007/6 для получения дополнительной информации.
Офисам Организации Объединенных Наций рекомендуется проводить ежегодную очистку своих записей, предпочтительно в январе каждого года, так как календарный год является наиболее частым триггером для хранения.
Уничтожение документов в Архиве
Для документов, переданных в хранилища ARMS, требуется два уровня разрешения для их уничтожения.
- ARMS будет следовать утвержденному графику хранения и отправит список документов, подлежащих уничтожению, старшему должностному лицу из офиса, которому принадлежат документы, для утверждения.
- После получения одобрения от исходного офиса, USG Департамента оперативной поддержки или его/ее уполномоченное лицо даст окончательное разрешение на уничтожение. ARMS не уничтожает документы без согласия соответствующего офиса.
Élimination des documents électroniques
Les documents électroniques ne peuvent être supprimés ou détruits que conformément aux calendriers de conservation approuvés. Si votre bureau ne dispose pas de calendrier de conservation, veuillez nous contacter pour obtenir des conseils.
Systèmes d'entreprise :
- Dans les systèmes de gestion de contenu tels que SharePoint, tous les documents sont associés à des calendriers de conservation dès leur création. Lorsque les documents sont admissibles à la destruction, ce sont les administrateurs du système qui procèdent à leur destruction ; cette tâche n'est pas effectuée par les utilisateurs individuels.
- Les utilisateurs doivent toutefois éliminer régulièrement les brouillons, les copies de commodité et autres éléments ne constituant pas des documents officiels sur leur site SharePoint respectif. Le calendrier de conservation des documents communs à tous les bureaux de l'ONU (RCUN) peut être utilisé pour l'élimination des copies de commodité.
Dispositifs autonomes :
- Pour supprimer définitivement des documents électroniques stockés sur des supports externes — tels que des clés USB, des disques durs externes, etc. — il ne suffit pas de simplement supprimer les fichiers, car les données peuvent être facilement récupérées. Il est particulièrement important d'utiliser les techniques d'assainissement appropriées pour garantir que tout contenu sensible soit correctement effacé du dispositif. Veuillez vous référer au guide de l'OICT relatif à la mise au rebut des équipements.