Добро пожаловать в ООН
Язык:
  1. Первая страница

Удаление документов

Независимо от того, находятся ли документы на хранении в исходном офисе и / или на хранении у АРМСa, большинство документов в конечном итоге уничтожаются. Некоторые уничтожаются через два года, в то время как другие, например, личные или медицинские документы, хранятся гораздо дольше из-за их исторической или информационной ценности. АРМС описывает и каталогизирует эти документы а затем эта информация используется в качестве справочников для будущих исследователей.

Все документы Организации Объединенных Наций, будь то бумажные или электронные, необходимо утилизировать в соответствии с утвержденными графиками хранения. Хотя документы не следует уничтожать, когда они все еще необходимы, также важно не хранить документы дольше, чем это необходимо, чтобы минимизировать затраты на хранение и повысить эффективность поиска. Если принято решение хранить документы дольше минимального срока хранения, следует задокументировать запись причин такого решения, чтобы облегчить утилизацию в более поздний срок.

Утилизация бумаги в отделениях Организации Объединенных Наций 

Документы со сроком хранения менее двух лет необходимо утилизировать на месте. Если в офисе есть утвержденный график хранения и срок хранения документов истек, персонал, назначенный для их удаления должен:

  • Предоставить основную документацию для уничтожаемых документов. Описание на высоком уровне серии документов подлежащих уничтожению, с указанием диапазона дат (например, файлы с договоренностями о поездках, 2012-2014 гг.) Достаточно для документирования уничтожения документов для обеспечения транспарентности и подотчетности. Журналы с информацией o уничтожения документов должны храниться вместе с другими файлами менеджмента документов, такими как список документов которые были переданы в АРМС для хранения, и т. д.
  • Получите разрешение на утилизацию от менеджеров. Никакого разрешения от АРМС не требуется.
  • Запрашивайте защищённые контейнеры для утилизации документов через рабочий заказ в iNeed. В зависимости от Департамента и характера документов, конфиденциальные документы также могут быть уничтожены «на месте».

Документы всегда следует утилизировать с тем же уровнем безопасности, который применялся в течение их срока службы. Обратите внимание, что следует уделять особое внимание документам содержащим конфиденциальную, личную информацию. Пожалуйста, обратитесь к ST/SGB/2007/6 для получения дополнительной информации.

Подразделениям Организации Объединенных Наций рекомендуется проводить ежегодную очистку своей документации, предпочтительно в январе каждого года, поскольку календарный год является наиболее частым триггером для хранения.

Утилизация бумаги в архиве

Для записей, которые были переданы в хранилище АРМС, требуются два уровня авторизации для уничтожения записей.

  • АРМС будет следовать утвержденному графику хранения и направить список документов, подлежащих удалению, старшему должностному лицу из офиса, которому принадлежат документы, для утверждения
  • После получения разрешения от отправляющего офиса, Заместитель Генерального секретаря (USG) при Департаменте оперативной поддержки или его / ее делегированные полномочия выдадут окончательное разрешение на уничтожение. АРМС не уничтожает документы без согласия соответствующего офиса.

Удаление электронных документов

Электронные документы могут быть удалены или уничтожены только в соответствии с утвержденными графиками хранения. Если в вашем офисе нет графика хранения, свяжитесь с нами для получения рекомендаций.

Корпоративные системы:

Автономные устройства:

  • Для безвозвратного удаления электронных документов, хранящихся на внешних носителях, таких как ключевые диски или внешние жесткие диски и т. Д., Недостаточно удалить документы, потому что данные можно легко восстановить. Особенно важно использовать соответствующие методы дезинфекции чтобы обеспечить надлежащее удаление конфиденциального содержимого с устройства. См Руководство по утилизации оборудования OICT..