Clasificación de archivos
Un esquema de clasificación de archivos (también conocido como plan de archivos) es una herramienta que permite clasificar, titular, acceder y recuperar registros. Se presenta como una estructura jerárquica de niveles de clasificación y se basa en las actividades comerciales que generan registros en un entorno empresarial organizacional específico.
Los niveles de clasificación son los grados de especificidad, con un esquema de clasificación de archivos que generalmente tiene tres componentes principales:
- categorías amplias y abarcadoras, denominadas FUNCIONES
- subconjuntos más estrechos de cada función, llamados ACTIVIDADES
- subconjuntos de actividades aún más estrechos y específicos, llamados TRANSACCIONES
Cómo desarrollar un esquema de clasificación de archivos
Desarrollar un esquema de clasificación de archivos es el proceso de identificar la categoría o categorías de actividades comerciales y los registros que generan y agruparlos, si corresponde, para facilitar la recuperación, descripción, control, enlaces y también para determinar su disposición y estado de acceso. El desarrollo de un esquema de clasificación de archivos se basa en un análisis de cuáles son las funciones y actividades que realiza una organización, es decir, en un análisis de lo que hace la organización.
Hay varias razones por las que es bueno agrupar registros:
- mantener juntos los documentos y registros relacionados
- para facilitar la búsqueda de la información que buscamos
- proporcionar contexto para documentos y registros individuales
- estandarizar la terminología de titulación para la búsqueda
- ayudar a los usuarios a utilizar la misma terminología en la organización de registros
- para identificar la propiedad o la responsabilidad administrativa de un grupo de registros
La responsabilidad principal del desarrollo de un sistema de clasificación de archivos para los registros que son evidencia de las actividades comerciales de las Naciones Unidas recae en las oficinas individuales. Sin embargo, ARMS puede ayudarlo y, si necesita dicha asistencia, comuníquese con nosotros.
Para comenzar, el punto focal de gestión de registros de una oficina debe realizar un análisis de las funciones y actividades de las oficinas que resulten en la creación de grupos principales - funciones - y sus subgrupos - actividades. Al hacerlo, se pueden utilizar una variedad de métodos, recomendamos consultar el mandato de las oficinas, cualquier documento de política que pueda proporcionar los términos de referencia de la oficina y cualquier procedimiento operativo estándar disponible. Las entrevistas con colegas en la oficina pueden ayudar a comprender cuáles son las principales tareas que se realizan para lograr cada una de las funciones identificadas. Se recomienda consultar los esquemas de clasificación de archivos existentes para determinar funciones sustantivas comunes y reutilizar estas estructuras en el desarrollo de nuevos esquemas de clasificación. (e.g. Esquema de clasificación de archivos de operaciones de paz y programas de retención)