File Classification
A file classification scheme (also known as a file plan) is a tool that allows for classifying, titling, accessing and retrieving records. It is presented as a hierarchical structure of classification levels and is based on the business activities that generate records in a specific organizational business setting.
The classification levels are the degrees of specificity, with a file classification scheme usually having three major components:
- broad, encompassing categories, called FUNCTIONS
- narrower subsets of each function, called ACTIVITIES
- yet narrower and more specific subsets of activities, called TRANSACTIONS
Eliminación de papel en las oficinas de las Naciones Unidas
Los registros con una retención inferior a dos años deben eliminarse in situ. Si una oficina tiene un cronograma de retención aprobado y el período de retención de registros ha expirado, el personal designado para deshacerse de los registros debe:
- Proporcionar documentación básica de los registros que se van a destruir. Una descripción de alto nivel de la serie de registros que se destruirá con el rango de fechas (por ejemplo, archivos de arreglos de viaje, 2012-2014) es suficiente para documentar la destrucción de los registros por motivos de transparencia y rendición de cuentas. Los registros de destrucción de registros deben archivarse junto con otros archivos de administración de registros, como la lista de registros que se han transferido a ARMS para su almacenamiento, etc.
- Obtenga la autorización de los administradores para su eliminación. No se requiere autorización de ARMS.
- Solicite contenedores de eliminación de registros seguros a través de una orden de trabajo en iNeed. Según el Departamento y la naturaleza de los registros, los registros confidenciales también se pueden triturar "in situ".
Los registros siempre deben eliminarse con el mismo nivel de seguridad que se aplicó durante su vida útil. Tenga en cuenta que se debe prestar especial atención a los registros que contienen información personal confidencial. Consulte ST / SGB / 2007/6 para obtener más información.
Se alienta a las oficinas de las Naciones Unidas a realizar una limpieza anual de sus registros, preferiblemente en enero de cada año, ya que el año calendario es el factor de retención más frecuente.