Classification des dossiers

Un schéma de classification de dossiers est un outil qui permet de classer, de titrer, d'accéder et de récupérer desdocuments. Il est présenté comme une structure hiérarchique de niveaux de classification et est basé sur les activités qui génèrent des documents dans un contexte organisationnel spécifique.

Les niveaux de classification sont les degrés de spécificité, avec un schéma de classification de fichier comportant généralement trois composants principaux:

  1. grandes catégories de premier niveau, appelées FONCTIONS
  2. des sous-ensembles plus étroits pour chaque fonction, appelés ACTIVITÉS
  3. sous-ensembles d'activités plus restreints et plus spécifiques, appelés TRANSACTIONS

Comment développer un schéma de classification des dossiers

L'élaboration d'un plan de classification des dossiers consiste à identifier la ou les catégories d'activités et les documents qu'elles génèrent et à les regrouper, le cas échéant, pour faciliter la récupération, la description, le contrôle, les liens et également pour déterminer leur disposition et leur statut d'accès. Le développement d'un plan de classification des dossiers est basé sur une analyse de ce que sont les fonctions et activités entreprises par une organisation, donc en d'autres termes sur une analyse de ce que fait l'organisation.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est bon de grouper les documents:

  • conserver ensemble les documents et registres connexes;
  • pour faciliter la recherche
  • pour fournir un contexte pour des documents
  • pour normaliser la terminologie de titrage pour la recherche
  • pour aider les utilisateurs à utiliser la même terminologie dans l'organisation des documents
  • pour identifier la propriété ou la responsabilité de gestion d'un groupe de documents

 

La responsabilité principale de l’élaboration d’un système de classement des dossiers pour les documents attestant des activités des Nations Unies incombe aux bureaux individuels. ARMS peut cependant vous aider et si vous avez besoin d'une telle assistance, veuillez nous contacter.

Pour commencer, le point focal de la gestion des documents d'un bureau devrait effectuer une analyse des fonctions et des activités des bureaux, ce qui aboutirait à la création de grands groupes - fonctions - et de leurs sous-groupes - activités. Pour ce faire, diverses méthodes peuvent être utilisées, nous recommandons de consulter le mandat des bureaux, tout document officiel pouvant fournir le mandat du bureau et toutes les procédures opérationnelles standard disponibles. Des entretiens avec des collègues du bureau peuvent aider à comprendre quelles sont les principales tâches exécutées pour accomplir chacune des fonctions identifiées. Il est recommandé de consulter les plans de classification des fichiers existants afin de déterminer les fonctions de fond communes et de réutiliser ces structures dans l'élaboration de nouveaux schémas de classification (par exemple, plan de classification des fichiers des opérations de paix et calendriers de conservation).