文件分类
文件分类方案（也称为文件计划）是一种允许对记录进行分类、命名、访问和检索的工具。 它以分类级别的层次结构呈现，并基于在特定组织业务设置中生成记录的业务活动。
分类级别是指具体程度，一个文件分类方案通常有三个主要部分：
- 广义的、涵盖性的类别，称为 “功能 FUNCTIONS”。
- 每个功能的更窄子集，称为“活动 ACTIVITIES”
- 更窄和更具体的活动子集，称为“事务 TRANSACTIONS”
如何制定文件分类方案
制定文件分类方案的过程是确定业务活动的类别和它们产生的记录，并酌情对它们进行分组，以方便检索、描述、控制、链接，以及确定它们的处置和访问状态。文件分类方案的制定是基于对一个组织的功能和活动的分析，换句话说，是对该组织所做工作的分析。
将记录分组的好处有以下几个原因:
- 将有关文件和记录保存在一起；
- 以便更容易地找到我们要找的信息；
- 为个别文件和记录提供上下文；
- 将检索的标题术语标准化；
- 帮助用户在组织记录时使用相同的术语；
- 确定一组记录的所有权或管理责任。
为作为联合国业务活动证据的记录制定文件分类方案的主要责任在于各个办公室。 然而，ARMS 可以提供帮助，如果您需要此类帮助，请联系我们。
为了便于开始，办公室的记录管理协调人应该对办公室的职能和活动进行分析，从而建立主要的小组--职能--和它们的分组--活动。期间，可以使用各种方法，我们确实建议咨询办公室的指令、任何可能提供办公室职权范围的政策文件、以及任何可用的标准操作程序。与办公室的同事面谈可能有助于了解为完成每项确定的职能而执行的主要任务。 建议参照现有的文件分类办法，以确定共同的实质性职能，并在制订新的分类办法时重用这些结构(e.g. 和平行动文件分类计划和保留时间表).