يتولى قسم المحفوظات وإدارة السجلات (ARMS) تخزين السجلات غير النشطة الواردة من مكاتب الأمم المتحدة الكائنة في مقر الأمم المتحدة، ومن الهيئات الخاصة التي أنشأتها الأمانة العامة أو مجلس الأمن، وكذلك السجلات الخاصة بعمليات حفظ السلام والبعثات السياسية الخاصة.
تهدف الإجراءات التالية إلى توجيه موظفي الأمم المتحدة العاملين في المقر الرئيسي وفي الميدان. ويتعين على الهيئات الخاصة والأجهزة التي أنشأتها الأمانة العامة للأمم المتحدة أو مجلس الأمن التواصل مع قسم المحفوظات وإدارة السجلات (ARMS) قبل الشروع في التخطيط لكيفية تنظيم سجلاتها وأرشفتها و/أو التصرف فيها عند انتهاء ولايتها. وسيقدم القسم خدمات استشارية في مجال حفظ السجلات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية. كما ينبغي لهذه المكاتب الحرص دائماً على التواصل مع القسم قبل نقل السجلات، بصرف النظر عما إذا كانت بصيغة ورقية أو إلكترونية. ويُرجى الاطلاع على "المبادئ التوجيهية: نقل السجلات والمحفوظات إلى قسم المحفوظات وإدارة السجلات (ARMS)" خلال مراحل التخطيط لعملية نقل سجلاتكم.
تحديد سجلاتك
من المستحسن مراجعة السجلات والمعلومات التي تحتفظ بها في مكتبك قبل الشروع في عملية نقل السجلات. فقد تكون بعض الوثائق الموجودة في عهدتك من قبيل "غير السجلات"، مثل النسخ المرجعية، أو المسودات، أو النسخ المكررة، أو وثائق الأمم المتحدة، أو منشورات الأمم المتحدة، وما إلى ذلك؛ وينبغي عدم نقل هذه المواد إلى نظام ARMS. وبالنسبة للمكاتب التي توقف عملياتها —مثل الهيئات المخصصة التابعة للأمم المتحدة، وعمليات حفظ السلام— فمن الممارسات الجيدة إجراء جرد لسجلاتكم الورقية والرقمية، لا سيما إذا لم تكن محفوظة ضمن نظم معلومات تُدار مركزياً. وفي حال احتجتم إلى نقل سجلات رقمية إلى نظام ARMS، يُرجى التواصل مع مكتبنا عبر البريد الإلكتروني: arms@un.org قبل تعبئة نموذج طلب النقل.
مراجعة جداول الاستبقاء
ينبغي مراجعة جداول الاستبقاء قبل نقل السجلات إلى نظام ARMS، إذ قد لا تكون بعض السجلات خاضعة لعملية النقل. وإذا لم يكن لدى مكتبكم جدول استبقاء، أو كنتم غير متأكدين من الأمر، فيُرجى التواصل مع نظام ARMS.
تنظيم سجلاتك
تتمثل الخطوة الأولى في تنظيم السجلات ضمن "سلاسل سجلات" تغطي نطاقاً زمنياً محدداً. وسلاسل السجلات هي مجموعات من السجلات المُرتبة وفقاً لنظام معين لحفظ الملفات، أو التي يُحتفظ بها كوحدة واحدة نظراً لكونها نتاجاً لعملية التراكم أو الحفظ ذاتها، أو لكونها ناتجة عن النشاط ذاته. وتُدرج سلاسل السجلات ضمن جداول الاستبقاء الخاصة بكم. ومن الأمثلة على سلاسل السجلات: ملفات الوضع الرسمي؛ وملفات العقود؛ والملفات الطبية للموظفين؛ وملفات التدقيق، وما إلى ذلك.
وبمجرد تحديد سلاسل السجلات المراد نقلها وتجميعها، يمكنكم الانتقال إلى "نموذج نقل السجلات إلى نظام ARMS" المتاح عبر بوابة الخدمة الذاتية (Unite Self Service).
انظر أيضاً: الملحق 1 بعنوان "تعليمات تعبئة نموذج نقل السجلات (RTF)"، الوارد ضمن "المبادئ التوجيهية لنقل السجلات والمحفوظات إلى نظام ARMS"
استخدام النموذج الإلكتروني
الخطوة 1 - استكمل بيانات الاتصال الخاصة بالمستخدم في النموذج الإلكتروني.
الخطوة 2 - اختر خيار "موضوعي" (substantive) أو "إداري" (administrative)؛ حيث سينقلك هذا الاختيار إما إلى جدول الاستبقاء الخاص بإدارتك أو إلى جدول الاستبقاء الخاص بمركز الأمم المتحدة للسجلات (RCUN).
الخطوة 3 - حدد سلاسل السجلات المؤهلة للنقل.
الخطوة 4 - أرسل النموذج الإلكتروني عبر الإنترنت إلى منسق السجلات في إدارتك للحصول على الموافقة.
الخطوة 5 - يقوم منسق السجلات بالموافقة على نقل السجلات إلكترونياً، ثم يحيل الطلب إلى وحدة إدارة السجلات والأرشيف (ARMS) للموافقة النهائية.
الخطوة 6 - تقوم وحدة ARMS بمعالجة الطلب والترتيب لتسليم الصناديق إلى المكتب المعني.
الخطوة 7 - قم بتعبئة الصناديق وفقاً للتعليمات الواردة أدناه، واستكمل قائمة محتويات المجلدات لكل صندوق ضمن النموذج الإلكتروني، ثم أرسل النموذج الإلكتروني إلى وحدة ARMS.
الخطوة 8 - توافق وحدة ARMS على قائمة محتويات الصناديق/المجلدات، وتتخذ الترتيبات اللازمة لاستلام الصناديق ونقلها إلى مركز السجلات.
الخطوة 9 - ستُرسل إليك إلكترونياً "وثيقة مراقبة الاستلام" (Accession Control Report)، والتي تتضمن معلومات كاملة عن سلاسل السجلات والصناديق والمجلدات، بالإضافة إلى "رقم الاستلام" (Accession Number). يجب الاحتفاظ برقم الاستلام هذا لتسهيل طلبات استرجاع السجلات في المستقبل.
انظر أيضاً: الملحق 3 "سير العمل الذي يوجز الخطوات الرئيسية للإجراء" من المبادئ التوجيهية لنقل السجلات والمحفوظات إلى ARMS
تعبئة السجلات لغرض النقل
محتويات الصندوق. ينبغي تعبئة الملفات التي تنتمي إلى نفس السلسلة وتحمل نفس فترة الاستبقاء معاً في صندوق واحد.
المواد غير السجلية، والنماذج الفارغة، والأغراض الشخصية. ينبغي فرز النماذج الفارغة، والأغراض الشخصية، ووثائق ومنشورات الأمم المتحدة المطبوعة التي جُمعت لأغراض إعلامية بحتة، والتخلص منها قبل البدء في تعبئة السجلات.
مستلزمات الحفظ. ينبغي أن تكون السجلات النشطة قد حُفظت مسبقاً داخل مجلدات من ورق "المانيلا" أو الورق المقوى (Pressboard). وفي حال لم تكن كذلك، فيجب إزالة المجلدات ذات الحلقات (Ring binders) ووضع السجلات داخل مجلدات "مانيلا" مُلصق عليها بطاقات تعريفية قبل التعبئة. كما ينبغي إزالة مستلزمات الحفظ الزائدة، مثل المجلدات المعلقة، وفواصل الملفات/الأدلة، ومشابك التجليد.
تسلسل الملفات. ينبغي ترتيب الملفات وفقاً للترتيب الوارد في خطة السجلات أو قائمة الملفات.
الحد الأقصى لمحتويات الصندوق. لا ينبغي وضع ما يزيد عن "قدم واحدة" (حوالي 30 سم) من السجلات داخل الصندوق الواحد، وذلك منعاً لفرط امتلاء الصناديق.
ترقيم الصناديق. يتعين على المكاتب كتابة الأحرف المختصرة لاسم المكتب ورقم الصندوق على جانبي الصندوق. ويجب أن يشمل ترقيم الصناديق كلاً من الرقم التسلسلي للصندوق المحدد وإجمالي عدد الصناديق في الشحنة، مثال: 1/12، 2/12، 3/12، 4/12، وما إلى ذلك.
ملصق الصندوق. بمجرد مراجعة طلب النقل من قِبَل "خدمات إدارة السجلات والأرشيف" (ARMS)، ستقوم هذه الخدمات بتوفير ملصقات مزودة بـ "رموز شريطية" (Bar Codes) وتثبيتها على صناديق السجلات، وذلك بغرض تتبع مواقع السجلات وإدارتها.
انظر أيضاً: الملحق 2 "تعليمات تعبئة الصناديق" من دليل نقل السجلات والأرشيف إلى ARMS