نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات
يخزّن قسم إدارة المحفوظات والسجلات، السجلات غير النشطة الواردة من مكاتب الأمم المتحدة الموجودة في مقر الأمم المتحدة، ومن الأفرقة الخاصة التي تنشؤها الأمانة العامة أو مجلس الأمن، والسجلات الواردة من عمليات حفظ السلام والبعثات السياسية الخاصة.
والإجراءات التالية موجَّهة لموظفي الأمم المتحدة الموجودين في المقر وفي الميدان. ويجب على الأفرقة والهيئات الخاصة التي تنشؤها الأمانة العامة للأمم المتحدة أو مجلس الأمن الاتصال بالقسم قبل التخطيط لكيفية تنظيم السجلات و/أو حفظها و/أو التخلص منها في نهاية ولايتها. وسيقدم القسم خدمات استشارية لحفظ السجلات الورقية والإلكترونية. وينبغي لهذه المكاتب أن تتصل دائماً بالقسم قبل نقل السجلات، سواء كانت في شكل ورقي أو إلكتروني. ويرجى الاطلاع على محتوى رابط ”المبدأ التوجيهي: نقل السجلات والمحفوظات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات“، أثناء مراحل التخطيط لنقل سجلاتك.
التعرف على سجلاتك
من المستحسن مراجعة السجلات والمعلومات التي تحتفظ بها في مكتبك قبل بدء عملية نقل السجلات. وقد تكون بعض الوثائق التي تكون في عهدتك غير سجلات مثل النسخ المرجعية أو النسخ المسودة أو المطابقة أو وثائق الأمم المتحدة أو منشورات الأمم المتحدة وما إلى ذلك. ولا ينبغي نقل هذه الأصناف إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وبالنسبة للمكتب الذي ينهي عملياته، مثل الهيئات المخصصة التابعة للأمم المتحدة وعمليات السلام، من الممارسات الجيدة حصر سجلاتك الورقية والرقمية، لا سيما إذا لم تكن موجودة في نظم معلومات يُدار مركزياً. وإذا كنت بحاجة إلى نقل سجلات رقمية إلى القسم، يرجى الاتصال بمكتبنا على البريد الإلكتروني التالي: arms@un.org قبل ملء استمارة طلب النقل.
مراجعة الجداول الزمنية للإبقاء على السجلات
ينبغي مراجعة الجداول الزمنية للإبقاء على السجلات قبل نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات، لأن بعض السجلات قد لا تكون قابلة للنقل. وإذا لم يكن لدى مكتبك جدول زمني للإبقاء على السجلات أو لم تكن متأكداً من الأمر، فيرجى الاتصال بالقسم.
تنظيم السجلات
الخطوة الأولى هي تنظيم السجلات في سلسلة سجلات تغطي نطاقاً تاريخياً محدداً. والسلسلة هي مجموعات من السجلات المرتبة وفقاً لنظام الإيداع أو التي يحتفظ بها كوحدة لأنها ناتجة عن عملية التراكم أو الإيداع ذاتها، أو نتيجة للنشاط ذاته. وتُسرد سلسلة السجلات في الجداول الزمنية للإبقاء على السجلات الخاصة بك. ومن الأمثلة على سلسلة السجلات ما يلي: الملفات الإدارية للموظفين؛ وملفات العقود؛ وملفات الموظفين الطبية؛ وملفات مراجعة الحسابات، وما إلى ذلك.
وبمجرد تمييز هوية سلسلة السجلات المراد نقلها وتجميع تلك السلسلة، يمكنك الانتقال إلى استمارة نقل السجلات إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات في بوابة الخدمة الذاتية Unite Self Service.
انظر أيضاً: المرفق 1 ”تعليمات لاستكمال استمارة نقل السجلات“ من المبدأ التوجيهي لقسم إدارة المحفوظات والسجلات المتعلق بنقل السجلات والمحفوظات.
استخدام الاستمارة الإلكترونية
الخطوة 1 - أكمل معلومات الاتصال بالمستخدم في الاستمارة الإلكترونية.
الخطوة 2 – اختر خانة ”موضوعية“ أو ”إدارية“ التي ستأتي بك إما إلى الجدول الزمني الخاص بإدارتك أو الجدول زمني للإبقاء على السجلات المشترك بين جميع مكاتب الأمم المتحدة.
الخطوة 3 - حدِّد سلسلة السجلات المؤهلة لنقلها.
الخطوة 4 - أرسل الاستمارة الإلكترونية على الإنترنت إلى المسؤول عن تنسيق شؤون السجلات بإدارتك للموافقة عليها.
الخطوة 5 - المسؤول عن تنسيق شؤون السجلات يوافق على نقل السجلات على الإنترنت ويقدم الاستمارة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات للموافقة عليها.
الخطوة 6 - قسم إدارة المحفوظات والسجلات يبت في الطلب ويعدّ لتسليم الصناديق إلى المكتب.
الخطوة 7 - احزم الصناديق وفقاً للتعليمات المبينة أدناه، وأكمل قائمة المجلدات الواردة في الاستمارة لكل صندوق، ثم أرسل الاستمارة إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات.
الخطوة 8 - قسم إدارة المحفوظات والسجلات يوافق على قائمة مجلدات الصناديق/الملفات ويتخذ الترتيبات اللازمة لكي تؤخذ الصناديق وتُرسل إلى مركز السجلات.
الخطوة 9 – يُرسل إليك إلكترونياً تقرير مراقبة الانضمام، الذي يتضمن جميع المعلومات عن سلاسل السجلات والصناديق والمجلدات بالإضافة إلى رقم الانضمام. ويتعين الاحتفاظ برقم الانضمام لتيسير طلبات استرداد السجلات في المستقبل.
انظر أيضاً: المرفق 3 ”طريقة سير العمل التي تحدد الخطوات الإجرائية الرئيسية“ من المبدأ التوجيهي لقسم إدارة المحفوظات والسجلات المتعلق بنقل السجلات والمحفوظات.
تعبئة السجلات المراد نقلها
محتويات الصناديق - ينبغي أن تكون الملفات التي تنتمي إلى نفس السلسلة ولها نفس فترة الاستبقاء معبّأة مع بعضها البعض.
غير السجلات والاستمارات الفارغة والأغراض الشخصية - ينبغي فرز الاستمارات الفارغة والأغراض الشخصية ووثائق الأمم المتحدة المطبوعة ومنشوراتها التي تجمّع لأغراض الإعلام وينبغي التخلص منها قبل تعبئة السجلات.
تسلسل الملفات - ينبغي ترتيب الملفات في خطة سجلات أو قائمة ملفات مرتبة.
حدود الصناديق - لا ينبغي وضع أكثر من قدم واحد من السجلات في الصندوق منعاً للإفراط في ملء الصناديق.
ترقيم الصناديق - ينبغي للمكاتب أن تكتب أسماءها المختصرة ورقم الصندوق على جانبي الصندوق. وينبغي أن يتضمن ترقيم الصناديق أرقامها المحددة والإجمالية، مثلا 1/12، 2/12، 3/12، 4/12، وما إلى ذلك.
تسمية الصندوق – عندما يكون قسم إدارة المحفوظات والسجلات قد استعرض طلب النقل، سيوفر القسم ملصقات الرموز الشريطية ويلصقها على صناديق السجلات من أجل تتبع الموقع وإدارة السجلات.
انظر أيضاً: المرفق 2 ”تعليمات لتعبئة الصناديق“ من المبدأ التوجيهي لقسم إدارة المحفوظات والسجلات المتعلق بنقل السجلات والمحفوظات.