将记录移交到ARMS
档案和记录管理科(ARMS)存放着各种来自不同地方的非活动记录，包括来自联合国总部的办事处的记录，来自秘书处或安全理事会设立的特别小组的记录，以及来自维持和平行动(PKO)和特别政治任务的记录。
以下程序适用于总部和外地的联合国工作人员。 联合国秘书处或安全理事会设立的特别小组和机构在结束任务之前，必须提前和ARMS联系，计划如何组织、归档和处理这些记录。 ARMS将提供纸质或电子版记录的 记录保存咨询服务。 上述办公室在移交记录前应始终与ARMS联系，无论是电子版还是纸质版记录。请在你的记录规划阶段，阅读详情指南: 将记录和档案移交到档案和档案管理科(ARMS)。
识别记录
在启动记录移交程序之前，最好先审查你办公室所持有的记录和资料。你所保管的一些文件可能是非记录，如参考副本、草稿或副本、联合国文件、联合国出版物等。这些文件不应该被移交到ARMS。对于关闭业务的办公室，如联合国特设机构、和平行动，清点你的纸质和数字记录，特别是如果它们不在集中管理的信息系统中保存。如果你需要将数字记录移交到ARMS，请在填写移交申请表格前与我们的办公室联系：arms@un.org。
组织记录
第一步是将记录整理成涵盖特定日期范围的记录系列。系列是按照档案系统排列或作为一个单元保存的一组记录，因为它们产生于相同的积累或归档过程，或由相同的活动产生的。记录系列在你的保留时间表中列出。记录系列的例子包括：官方身份文件;合同文件;员工医疗文件;审计文件等。
一旦你确定了要移交的记录系列并将其分组，你可以在Unite自助服务中填写ARMS记录移交表。
参见： 附件1 "Instructions for completing Records Transfer Form (RTF)" of Transfer of Records and Archives to ARMS guideline
电子表格的使用
第1步 - 填写用户联系信息电子表格.
第2步 - 选择 "实质性 "或 "行政性"，这将使你进入你的部门时间表或RCUN的保留时间表。
第3步 - 确定符合移交条件的记录系列。
第4步 - 提交该在线电子表格给你的部门记录协调员进行审批。
第5步 - 记录协调员在线批准记录的移交后，将其提交给ARMS批准。
第6步 - ARMS处理该申请，并安排将文件盒送到你所在的办公室。
第7步 - 根据下面的说明打包记文件盒，完成电子表格中每个文件盒中所含文件夹的列表清单，并将电子表格提交给ARMS。
第8步 - ARMS批准文件盒/文件夹的清单后，取走并送往记录中心。
第9步 - 一份包括所有记录系列、文件盒和文件夹信息以及入库编号的入库控制报告将以电子方式发给你。入库编号必须保留，以方便将来的记录检索要求。
参见：Annex 3 "Workflow outlining main steps of procedure" of Transfer of Records and Archives to ARMS guideline
移交记录的封装
文件盒中的内容 属于同一系列和有相同保存期的档案应一起包装。
非归档记录 空白表格和个人文件。 对于空白的表格，个人物品和印刷的联合国文件和出版物，在包装记录前应清除和处理。
归档内容 活动记录应归入马尼拉纸文件夹或纸板文件夹。在包装前，应将环形装订夹取下，并将记录放入标有标签的马尼拉纸文件夹中。多余的归档用品，如悬挂式文件夹，档案指南/分隔器和活页夹应拿掉。
文件顺序 文件应按记录规划或档案清单顺序排列。
文件盒限制 一个盒子里的记录不应超过一英尺，以防止过度填充盒子。
文件盒编号 办公室应在盒子的两面写上他们的缩写和盒子的编号。盒子的编号应包括当前盒子及总共盒子数量编号，如：1/12，2/12，3/12，4/12等。
文件盒标签 当移交申请被ARMS审核后，ARMS将提供并在文件盒上贴上条形码，以便追踪位置和管理记录。
参见：Annex 2 "Instruction for packing boxes" of Transfer of Records and Archives to ARMS guideline